Mẫu số hóa đơn điện tử và những thông tin quan trọng bạn cần biết

Sự thay đổi, chuyển dịch của phương thức thanh toán đã dẫn đến những đổi thay trong cách xuất hóa đơn của các cơ quan, tổ chức. Mẫu hóa đơn giấy đang không còn được ưa chuộng nhiều. Nhiều người dùng đã có lựa chọn mới cho mình là sử dụng hóa đơn điện tử. Các mẫu số hóa đơn điện tử tiện lợi và mang đến cho người dùng những trải nghiệm dễ dàng, cụ thể.

1. Mẫu số hóa đơn điện tử là gì?

Mẫu số hóa đơn điện tử được sử dụng ngày một phổ biến

Mẫu số hóa đơn điện tử được hiểu là một dãy gồm ký tự và số tự nhiên từ 1 đến 6. Trong đó:

• Số 1 được dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng

• Số 2 dùng để phản ánh, đề cập đến loại hóa đơn điện tử bán hàng

• Số 3 nhằm mục đích chỉ và phân loại loại hóa đơn điện tử

• Số 4 đề cập đến loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

• Số 5 dùng để phản ánh các loại hóa đơn điện tử gồm tem, vé, thẻ điện thoại, phiếu thu trong cơ sở kinh doanh,...

• Số 6 dùng để phản ánh và quản lý các loại hóa đơn xuất từ kho, vận chuyển, trao đổi hàng hóa trong nội bộ,...

2. Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Ký hiệu hóa đơn điện tử chính là nhóm 6 ký tự với chữ viết và số. Trong đó:

• Ký tự đầu tiên là chữ cái. Chữ cái được quy định là C và K. C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

• Hai ký tự tiếp theo đó là số, thể hiện năm lập hóa đơn. Hai ký tự này lấy số cuối của năm dương lịch. Nếu là năm 2023 thì hai ký tự này là 23.

• Ký tự tiếp theo là một chữ cái. Có thể là T (hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đăng ký với cơ quan thuế nhà nước), D (hóa đơn bán tài sản công, tài sản quốc gia), L (hóa đơn điện tử phát sinh của cơ quan thuế), chữ M (hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền), chữ N (sử dụng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), chữ B (sử dụng cho phiếu xuất kho hàng gửi điện tử), chữ G (sử dụng cho tem, vé, thẻ điện tử),...

• Còn hai chữ cuối là do người bán tự xác định. Nhiều người để YY vì họ không có nhu cầu quản lý hóa đơn điện tử đó

Ví dụ, với mã hóa đơn điện tử “1C23TAA”, ký hiệu hóa đơn này được hiểu như sau: Đây là hóa đơn giá trị gia tăng có mã do cơ quan thuế cấp, được thành lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử doanh nghiệp đã được đăng ký với cơ quan thuế.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

3. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử cụ thể, chi tiết theo Nghị định 123

Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 3, điều 3 đã quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử như sau:

• Số hóa đơn điện tử được ghi và phân loại cụ thể bằng chữ số Ả-rập, tối đa là 8 chữ số. Các số được đánh dấu bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày mà bạn bắt đầu dùng hóa đơn và kết thúc là ngày 31/12 hằng năm.

• Hoá đơn điện tử được đánh theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu, cùng một mẫu số hóa đơn.

• Trong trường hợp tổ chức, cơ sở kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng và dùng cùng một loại hóa đơn điện tử thì hóa đơn được thiết lập theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, phụ thuộc vào thời điểm thực hiện hóa đơn

Nhìn chung, mỗi mẫu số hóa đơn điện tử sẽ được lập sao cho đảm bảo chỉ được dùng một lần duy nhất và có tối đa là 8 chữ số.

Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử

4. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử có mã và không có mã

4.1 Hóa đơn điện tử có mã

Đây là loại mẫu số hóa đơn điện tử được cấp bởi cơ quan thuế. Mã này gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là 5 nhóm đối tượng sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)

• Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

• Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế cần phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

• Hộ, cá nhân kinh doanh sẽ sử dụng mẫu số hóa đơn điện tử có mã khi thực hiện chế độ kế toán, nộp thuế theo phương pháp kê khai hàng hóa (Khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng (Khoản 4 Điều 91 luật Quản lý thuế 2019; Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

Sử dụng tờ khai trong hóa đơn điện tử có mã

4.2 Hóa đơn điện tử không có mã

Đây là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp cho người mua và những hóa đơn này không có mã của cơ quan thuế.

Các đơn vị kinh doanh được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã bao gồm:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực; xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế. (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)

• Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

Và các đơn vị thuộc đối tượng cung cấp hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế vẫn có thể đăng ký sử dụng mẫu hóa đơn có mã tại cơ quan thuế.

Hóa đơn bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

5. Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?

5.1 Tra cứu trên website của Tổng cục Thuế

Cách tra cứu hóa đơn điện tử này áp dụng với khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp có tài khoản đăng ký tại Tổng cục Thuế Việt Nam.

Người dùng tiến hành thao tác tra cứu hóa đơn điện tử không có mã như sau:

• Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website của Tổng cục Thuế theo link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, có thể tra cứu dễ dàng trên Google hoặc Cốc Cốc.

• Bước 2: Người dùng có nhu cầu tiến hành đăng nhập vào hệ thống theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cung cấp.

• Bước 3: Khi đã đăng nhập thành công, người dùng trọn Tra cứu rồi kích chuột vào “Tra cứu hóa đơn”

• Bước 4: Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào]

• Bước 5: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên phần lọc hóa đơn được yêu cầu để việc tìm kiếm diễn ra nhanh chóng, thuận lợi

• Bước 6: Người dùng có thể dễ dàng thực hiện thao tác xem, in, xuất file theo nhu cầu

Tra cứu mẫu số hóa đơn điện tử trên trang tổng cục thuế

5.2 Tra cứu trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

VNPT Invoice là dịch vụ hóa đơn điện tử được cung cấp chính thức bởi Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam. Để tiến hành tra cứu, người dùng thực hiện các thao tác sau:

• Bước 1: Người dùng truy cập vào địa chỉ trên ứng dụng: https://vinaphone-portal.vnpt-invoice.com.vn/

• Bước 2: Tiến hành đăng nhập thông tin gồm Tên đăng nhập, Mật khẩu

• Bước 3: Người dùng đã có thể dễ dàng đăng nhập và tìm kiếm thông tin

5.3 Tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã tra cứu

• Bước 1: Trên giao diện tra cứu hóa đơn, chọn vào mục Tìm kiếm theo mã tra cứu

• Bước 2: Nhập đầy đủ chính xác thông tin mã hóa đơn và mã xác thực vào textbox tương ứng rồi nhấn [Tìm kiếm]

6. Thông báo hủy hóa đơn điện tử mẫu số 04

6.1 Những trường hợp cần thông báo hủy hóa đơn điện tử

• Đối với đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử được thông báo hủy khi xảy ra sai sót trên hóa đơn điện tử về các vấn đề như tên, địa chỉ, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa sai quy cách, chất lượng,...

Ngoài ra, nếu Cơ quan thuế nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót, cơ quan thuế gửi Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai phạm, thiếu sót.

• Đối với đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử người bán thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 trong các trường hợp bên bán phát hiện hóa đơn bị sai nhưng chưa gửi cho người mua, hoặc lỗi sai xảy ra khi đã lập và gửi hóa đơn cho bên bán.

Ngoài ra, trong trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót, Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 của Cơ quan thuế.

Mẫu biên bản dùng để hủy hóa đơn điện tử

6.2 Cách xử lý khi xảy ra sai sót về thông báo hủy của cơ quan thuế

• Người bán, người mua cần lập văn bản. Văn bản có thỏa thuận ghi chú rõ nội dung sai sót.

• Người bán cần thông báo nhanh chóng tới cơ quan thuế theo mẫu 04

Trong trường hợp 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo về sai sót hóa đơn, người bán gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế.

Ngoài ra, kế toán cần lập thông báo hủy hóa đơn điện tử, hoặc lập thông báo hóa đơn điện tử cùng lúc nhiều hóa đơn sai sót.

7. Kết luận

Mẫu số hóa đơn điện tử là những thông tin, yếu tố mà người bán, người mua cần quan tâm. Trong thời đại số hiện nay, việc hiểu biết và có kiến thức về hóa đơn điện tử sẽ giúp chúng ta không bị chậm trong thời đại công nghệ số. Mong rằng bài viết đã bổ sung thêm cho bạn các kiến thức cho bạn về hóa đơn điện tử và áp dụng một cách hiệu quả!

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

• Top 10 phần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất hiện nay
• Mua máy in hóa đơn (máy in bill) cần quan tâm những điều gì?
• 8 dòng máy quét mã vạch tốt nhất mà bạn không thể bỏ qua