Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch: giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa

1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

2. Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch:

• Cải thiện độ chính xác: Một trong những lý do quan trọng nhất là nó cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. Việc nhập dữ liệu thủ công thường dẫn đến thông tin hàng tồn kho không chính xác, gây ra sự thất vọng từ phía khách hàng cũng như nhân viên. Điều này dẫn đến mức tồn kho không chính xác, đơn đặt hàng lại không cần thiết và tiềm năng hết hàng.
• Tăng hiệu quả với việc sắp xếp kho hàng: Hiệu quả tăng lên xảy ra vì khi nhân viên kho quét hàng tồn kho, họ tránh được những sai lầm khi kiểm tra hàng, sắp xếp thêm hoặc lấy bớt ra khỏi kệ, không phải mất thời gian kiểm tra lại nếu sai. Hiệu quả cũng tăng lên nhờ tiết kiệm thời gian quản lý hàng tồn kho. Việc quét các sản phẩm đã chọn sẽ tự động cập nhật hệ thống kiểm kê, cải thiện độ chính xác của hệ thống mà không cần mất thời gian cho việc thay đổi thủ công hoặc đếm hàng tồn kho thực tế.

Lợi ích của quản lý kho bằng mã vạch

• Vận chuyển hợp lý với máy quét mã vạch hàng tồn kho: Ngày nay khi kinh doanh bạn phải cạnh tranh với các công ty lớn hơn, bạn cần phải tìm cách cắt giảm thời gian từ quá trình chọn đơn hàng của mình. Máy quét mã vạch giúp bạn đáp ứng nhu cầu này và cải thiện quy trình lấy hàng trong kho. Trên thực tế, nhiều nhà kho khác đã công nhận rằng máy đọc mã vạch có thể tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa việc vận chuyển. Xu hướng quản lý kho hàng bằng mã vạch sẽ tiếp tục khi doanh số bán hàng trực tuyến và nhu cầu về nhà kho để đáp ứng các đơn đặt hàng tăng lên.

3. So sánh ứng dụng quản lý kho bằng QR Code/ Barcode và quản lý kho truyền thống:

4. Hướng dẫn tạo và in barcode sản phẩm tại Haravan:

4.1 Tạo Barcode bằng Barcode Generator:

4.2 In Barcode:

• Hiển thị: Các thông tin sẽ được hiển thị trên barcode.
• Khổ in: Kích thước giấy được sử dụng để in barcode.
• Khổ tem: Không gian của phần chứa các thông tin của barcode như Tên, Mã vạch, giá.
• Mã vạch: Kích cỡ của mã vạch.

5. Gợi ý quy trình quản lý kho bằng mã vạch:

• Doanh nghiệp đang cần cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho? Ngăn chặn hành vi sai trái?
• Giảm thời gian đào tạo cho nhân viên kho mới?
• Đảm bảo đúng nguyên vật liệu, sản phẩm cần tìm?
• Sử dụng tự động hóa để thực thi các quy trình vận hành tiêu chuẩn?

Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp

Bước 2: Xác định kế hoạch dán nhãn sản phẩm

Tiếp theo, đưa ra một kế hoạch rõ ràng để triển khai mã vạch các sản phẩm trong kho của bạn. Hãy kiểm tra lại xem quy trình của bạn gặp vấn đề ở đâu và bạn sẽ triển khai mã vạch cho sản phẩm nào để thử nghiệm trước hay bạn sẽ áp dụng cho tất cả sản phẩm trong kho. Bắt đầu quy trình bằng cách sử dụng mã vạch trên các vị trí thực tế, sản phẩm chính và tài liệu của bạn. Hãy xem xét những điều sau:

• Vị trí vật lý (ví dụ: giá đỡ và thùng)
• Sản phẩm chính
• Thử nghiệm trong bao lâu?
• Kế hoạch để triển khai mã vạch sản phẩm cho toàn bộ kho.

Hãy cùng nhau xem xét các quy trình hiện tại của bạn để xác định bước nào là tốt nhất để thay thế bằng mã vạch trước.

Bước 3: Xác định Định dạng và Dữ liệu Nhãn của bạn

Tiếp theo bạn nên xác định dữ liệu cần thiết cho các nhãn của mình. Thông tin nào bạn cần thu thập hoặc hiển thị bên trong hoặc bên ngoài khi sản phẩm được vận chuyển đến khách hàng?
Điều quan trọng nữa là chọn loại mã vạch và định dạng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn dựa trên loại và lượng dữ liệu bạn cần mã hóa.

• Loại hoặc kích thước nhãn bạn định sử dụng?
• Phần dữ liệu nào cần được mã vạch so với phần dữ liệu vừa được hiển thị?
• Bạn có dự định sử dụng mã vạch 1D hoặc mã vạch 2D (ví dụ: mã QR) không?
• Trong mã vạch 1D, có một mã vạch cho mã kho và một mã vạch riêng cho Số lô. Trong tình huống này, một nhà điều hành sẽ phải quét cả hai mã vạch để thực hiện một giao dịch.

Mã vạch 2D có thể chứa nhiều phần thông tin trong một mã vạch để người vận hành quét. Ví dụ, nó có thể bao gồm mã chứng khoán, số lô và số lượng. Vì mã vạch 2D có thể lưu trữ nhiều lượng thông tin hơn trong một khoảng không gian nhỏ hơn, điều này sẽ đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình quét. Các ví dụ phổ biến về mã vạch 2D là Ma trận dữ liệu và Mã QR.

Xác định định dạng và dữ liệu nhãn của bạn

Bước 4: Tạo nhãn của bạn bằng nền tảng thiết kế nhãn

Bây giờ bạn đã xác định định dạng nhãn của mình, đã đến lúc tạo mã vạch. Có một số cách để tạo nhãn:

• Máy tạo mã vạch trực tuyến: Máy tạo mã vạch thường dễ sử dụng, bạn chỉ cần thêm mã sản phẩm và chọn loại mã vạch của mình.
• Phần mềm nhãn mã vạch: Với hiệu quả, độ chính xác và tính linh hoạt cao hơn trong quá trình thiết kế và in nhãn, phần mềm nhãn mã vạch có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn tùy thuộc vào quy mô và ngân sách của tổ chức của bạn.

Khi bạn đã tạo nhãn, hãy chắc chắn xem xét chất liệu và phương pháp đính kèm trước khi in các nhãn đó.

• Sản phẩm của bạn có tiếp xúc với độ ẩm hoặc nhiệt độ quá cao không?
• Sản phẩm của bạn có được lau chùi thường xuyên không?
• Sản phẩm của bạn có được đặt ở ngoài trời không?

Nếu vậy, bạn có thể muốn sử dụng nhãn chống thấm nước hoặc nhôm để đảm bảo độ bền thêm.

Bước 5: Tự động hóa việc sử dụng mã vạch của bạn

Giải pháp phần mềm quản lý kho cho phép bạn có quyền truy cập và khả năng hiển thị thông tin theo thời gian thực. Hơn nữa, nó làm giảm các thủ tục giấy tờ kho chờ được nhập vào hệ thống. Tất cả những cải tiến này giúp hợp lý hóa hoạt động kho hàng của bạn và cuối cùng, cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. Bạn có được quy trình làm việc được cải thiện, tạo ra các giao dịch hiệu quả hơn.

Bước 6: Thiết lập quy trình nhãn

Cuối cùng, điều cần thiết là phát triển một quy trình chuẩn về cách thức và thời điểm dán nhãn hàng tồn kho của bạn. Hãy nhớ xem lại quy trình của bạn thường xuyên để kiểm tra các lỗ hổng trong quy trình của bạn và xác định các vấn đề trong kho hàng. Đảm bảo rằng quy trình tiêu chuẩn của bạn bao gồm cách giữ các sản phẩm được dán nhãn chính xác và nhất quán, chẳng hạn như cách thức và thời điểm dán nhãn lại sản phẩm hoặc in lại nhãn bị hỏng. Cũng đừng quên gắn nhãn các vị trí và thùng của bạn!

6. Kết luận:

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>>> Xem thêm:

• Cách tạo mã vạch bằng công cụ miễn phí mới nhất hiện nay

• Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch: giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa

• Thanh toán bằng mã QR là gì? Cách sử dụng mã QR hiệu quả