1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?
Quản lý kho bằng mã vạch là gì?
Mã vạch là phương pháp biểu diễn thông tin trên sản phẩm hoặc hàng hóa thông qua các dãy vạch đen và trắng, có thể được đọc bởi máy móc.
Ban đầu, mã vạch lưu trữ dữ liệu dựa trên độ rộng của các vạch được in sát nhau và khoảng trống giữa chúng, nhưng hiện nay đã có nhiều mẫu mã vạch phức tạp hơn, bao gồm các vòng tròn đồng tâm hoặc ẩn chứa trong các hình ảnh. Máy đọc mã vạch sử dụng công nghệ quang học để đọc thông tin từ mã vạch hoặc thông qua phần mềm chuyên dụng để quét từ hình ảnh.
Quản lý kho bằng mã vạch là hình thức doanh nghiệp sử dụng mã vạch cho các sản phẩm, hàng hóa trong kho và thông qua phần mềm quản lý để theo dõi, cải thiện đáng kể độ chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý hàng hóa và bán hàng.
2. Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch:
- Cải thiện độ chính xác: Một trong những lý do quan trọng nhất là nó cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. Việc nhập dữ liệu thủ công thường dẫn đến thông tin hàng tồn kho không chính xác, gây ra sự thất vọng từ phía khách hàng cũng như nhân viên. Điều này dẫn đến mức tồn kho không chính xác, đơn đặt hàng lại không cần thiết và tiềm năng hết hàng.
- Tăng hiệu quả với việc sắp xếp kho hàng: Hiệu quả tăng lên xảy ra vì khi nhân viên kho quét hàng tồn kho, họ tránh được những sai lầm khi kiểm tra hàng, sắp xếp thêm hoặc lấy bớt ra khỏi kệ, không phải mất thời gian kiểm tra lại nếu sai. Hiệu quả cũng tăng lên nhờ tiết kiệm thời gian quản lý hàng tồn kho. Việc quét các sản phẩm đã chọn sẽ tự động cập nhật hệ thống kiểm kê, cải thiện độ chính xác của hệ thống mà không cần mất thời gian cho việc thay đổi thủ công hoặc đếm hàng tồn kho thực tế.
Lợi ích của quản lý kho bằng mã vạch
- Vận chuyển hợp lý với máy quét mã vạch hàng tồn kho: Ngày nay khi kinh doanh bạn phải cạnh tranh với các công ty lớn hơn, bạn cần phải tìm cách cắt giảm thời gian từ quá trình chọn đơn hàng của mình. Máy quét mã vạch giúp bạn đáp ứng nhu cầu này và cải thiện quy trình lấy hàng trong kho. Trên thực tế, nhiều nhà kho khác đã công nhận rằng máy đọc mã vạch có thể tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa việc vận chuyển. Xu hướng quản lý kho hàng bằng mã vạch sẽ tiếp tục khi doanh số bán hàng trực tuyến và nhu cầu về nhà kho để đáp ứng các đơn đặt hàng tăng lên.
3. So sánh ứng dụng quản lý kho bằng QR Code/ Barcode và quản lý kho truyền thống:
| Đặc điểm | Quản lý kho truyền thống | Quản lý kho bằng Barcode |
| Hình thức | Quản lý bằng sổ sách, giấy tờ, excel. Phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, chưa có nhiều thông tin cần xử lý và quản lý. | Thông tin về hàng hóa, sản phẩm, lô, lot sản xuất, thậm chí vị trí giá kệ, ngày giờ xuất nhập kho đều có thể được mã hóa chỉ bằng một chiếc tem Barcode |
| Ưu điểm | Hoàn toàn miễn phí, không cần chi phí sử dụng phần mềm | Tính chính xác cao, tiết kiệm thời gian quản lý, giảm thiểu rủi ro và sai sót khi kiểm kho, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa. |
| Nhược điểm | Dễ sai sót khi thực hiện, mất nhiều thời gian để kiểm tra lại thông tin nếu sai sót. Tài liệu dễ bị mất | Mất chi phí để sử dụng phần mềm quản lý kho. |
4. Hướng dẫn tạo và in barcode sản phẩm tại Haravan:
4.1 Tạo Barcode bằng Barcode Generator:
Barcode đặc biệt hữu ích khi người bán bán hàng tại cửa hàng POS. Barcode giúp giảm thiểu thao tác và thời gian thực hiện cũng như tăng tính chính xác cho công việc.
Hơn thế nữa, khi liên kết bán hàng đa kênh với KiotViet, Lazada, Facebook Shop, Zalo OA,... barcode là thông số bắt buộc để người bán thực hiện được đồng bộ sản phẩm giữa hai hệ thống.
Ứng dụng Barcode Generator được Haravan phát triển dựa trên nhu cầu tạo và in mã vạch, giúp cho người bán dễ dàng tạo mã barcode và in barcode cho sản phẩm, cũng như chỉnh sửa việc in barcode với ứng dụng Print Barcode trong ứng dụng được cài đặt.
Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch
Sau khi cài đặt thành công ứng dụng Barcode Generator, người bán có thể tạo Barcode hàng loạt cho tất cả sản phẩm dựa vào Loại sản phẩm, giúp cho việc quản lý sản phẩm của bạn sẽ dễ dàng hơn.
Cấu trúc của một Barcode có bao gồm Tiếp đầu ngữ và Ký tự barcode. (Barcode = "Tiếp đầu ngữ" + “Ký tự barcode”).
Mỗi tiếp đầu ngữ chỉ thuộc một loại sản phẩm. Tiếp đầu ngữ có tối đa 7 ký tự. Các ký tự này có thể là chữ hoặc số tùy thuộc vào kiểu barcode mà người bán lựa chọn.
Khuyến nghị không nên chèn kí tự đặc biệt để tránh gây khó khăn trong việc quét mã vạch.
Mẹo: Người bán nên tạo barcode có độ dài 5 ký tự trở lên để tương thích với ứng dụng HaraRetail (chỉ nhận diện barcode tối thiểu 5 ký tự).
Ứng dụng Barcode Generator
Người bán truy cập vào ứng dụng Barcode Generator và thực hiện cấu hình cho việc tạo barcode. Tại đây, người bán tùy chỉnh các giá trị:
Loại sản phẩm:
Thay đổi loại sản phẩm
- Người bán chọn Loại sản phẩm cần thực hiện tạo barcode.
- Loại sản phẩm này được nạp về từ tất cả loại sản phẩm được người bán tạo ra trước đó trên Trang quản trị.
- Mỗi sản phẩm chỉ thuộc một loại sản phẩm nên tránh được việc trùng lặp barcode hoặc bị xáo trộn kiểu barcode.
- Ứng dụng chỉ hỗ trợ tối đa 3000 loại sản phẩm.
Kiểu Barcode: Haravan hỗ trợ 3 kiểu barcode:
- CODE128: Bao gồm cả số và chữ, độ dài tối đa 95 ký tự.
Mã Barcode CODE128
- EAN13: Chỉ bao gồm số, độ dài tối đa 13 ký tự.
Mã Barcode EAN13
- UPC: Chỉ bao gồm số, độ dài tối đa 13 ký tự.
Mã Barcode UPC
Tiếp đầu ngữ:
- Tiếp đầu ngữ dùng để phân loại barcode theo từng loại sản phẩm. Mỗi tiếp đầu ngữ tương ứng với một loại barcode.
- Độ dài ký tự tiếp đầu ngữ giới hạn tối đa 7 ký tự.
- Tiếp đầu ngữ phải được nhập khớp với kiểu barcode.
Độ dài Barcode:
- Mục này chỉ áp dụng đối với kiểu barcode CODE128.
- Độ dài Barcode = Tiếp đầu ngữ + Độ dài Barcode tăng tịnh tiến. Độ dài barcode và tiếp đầu ngữ sẽ ảnh hướng đến số lượng barcode được tạo ra, Vì thế, người bán nên lưu ý lựa chọn độ dài barcode phù hợp với số lượng sản phẩm cần tạo barcode.
- Ví dụ: Với Tiếp đầu ngữ ABC và độ dài barcode là 2. Thì sẽ có tương ứng 89 barcode với các tổ hợp tương ứng là ABC10, ABC11, ABC12...ABC99
- Trường hợp nếu độ dài barcode tạo ra số lượng barcode nhỏ hơn số lượng sản phẩm chưa có barcode trong loại sản phẩm đó, ứng dụng Barcode Generator sẽ hiển thị thông báo và ngừng không tạo barcode nữa.
- Ví dụ: Sản phẩm là Áo thun nam hãng adidas: 2111 ( Áo thun: 21, Nam: 1, Nhà sản xuất Adidas: 1)
Barcode mẫu: Đây là bản xem trước minh họa cho người bán hình dung về mẫu barcode trước khi in.
Tạo barcode cho: người bán lựa chọn tạo barcode cho một trong hai lựa chọn:
- Sản phẩm không có barcode: hệ thống sẽ chỉ tạo barcode cho sản phẩm chưa có barcode.
- Tất cả sản phẩm: hệ thống sẽ tạo barcode cho tất cả sản phẩm kể cả sản phẩm đã có barcode. Những sản phẩm có barcode trước đó sẽ bị thay thế bởi barcode mới này
Sau khi chọn xong cấu hình, người bán nhấn chọn Lưu cấu hình.
Hệ thống cần một ít thời gian để tổ hợp barcode và so sánh số lượng sản phẩm cần tạo barcode để tạo barcode mới. Khi đó, có trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Nếu số lượng barcode tạo ra ít hơn số lượng sản phẩm hệ thống sẽ ngừng tạo barcode và hiển thị thông báo lỗi cho người bán chỉnh sửa lại cấu hình bên trên.
Trường hợp 2: Nếu việc tạo barcode hợp lệ hệ thống sẽ chuyển sang màn hình thông báo số lượng sản phẩm tương ứng có thể tạo barcode.
- Nếu có sản phẩm thì nhấn chọn Tạo barcode để tạo barcode cho những sản phẩm tương ứng đó.
Tạo barcode cho sản phẩm
- Nếu không có sản phẩm thì chọn Quay lại cấu hình để cấu hình hoặc chọn Loại sản phẩm mới cần tạo barcode.
Chọn loại sản phẩm mới cần tạo Barcode
4.2 In Barcode:
Việc này đặc biệt hữu ích khi người bán cần in hàng loạt Barcode theo Lô mỗi khi nhập sản phẩm về kho hay sử dụng cho bán hàng tại cửa hàng.
Người bán thực hiện thao tác như sau:
B1: Truy cập vào admin Haravan, chọn Sản phẩm > Chọn Tất cả sản phẩm.
B2: Chọn Sản phẩm cần in Barcode.
B3: Chọn Ứng dụng > chọn app In Barcode.
B4: Chọn Cấu hình Barcode.
B5: Điều chỉnh các thông số.
B6: Chọn Lưu khổ in.
B7: Chọn Số lần in và các mẫu cần in.
B8: Chọn In tất cả.
B9: Điều chỉnh máy in và chọn Print.
Lưu ý:
Tùy hệ điều hành, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (Window) & Command + P (Mac) để đến giao diện in.
Một số thông tin nhà bán hàng cần lưu ý:
- Hiển thị: Các thông tin sẽ được hiển thị trên barcode.
- Khổ in: Kích thước giấy được sử dụng để in barcode.
- Khổ tem: Không gian của phần chứa các thông tin của barcode như Tên, Mã vạch, giá.
- Mã vạch: Kích cỡ của mã vạch.
5. Gợi ý quy trình quản lý kho bằng mã vạch:
- Doanh nghiệp đang cần cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho? Ngăn chặn hành vi sai trái?
- Giảm thời gian đào tạo cho nhân viên kho mới?
- Đảm bảo đúng nguyên vật liệu, sản phẩm cần tìm?
- Sử dụng tự động hóa để thực thi các quy trình vận hành tiêu chuẩn?
Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp
Bước 2: Xác định kế hoạch dán nhãn sản phẩm
Tiếp theo, đưa ra một kế hoạch rõ ràng để triển khai mã vạch các sản phẩm trong kho của bạn. Hãy kiểm tra lại xem quy trình của bạn gặp vấn đề ở đâu và bạn sẽ triển khai mã vạch cho sản phẩm nào để thử nghiệm trước hay bạn sẽ áp dụng cho tất cả sản phẩm trong kho. Bắt đầu quy trình bằng cách sử dụng mã vạch trên các vị trí thực tế, sản phẩm chính và tài liệu của bạn. Hãy xem xét những điều sau:
- Vị trí vật lý (ví dụ: giá đỡ và thùng)
- Sản phẩm chính
- Thử nghiệm trong bao lâu?
- Kế hoạch để triển khai mã vạch sản phẩm cho toàn bộ kho.
Hãy cùng nhau xem xét các quy trình hiện tại của bạn để xác định bước nào là tốt nhất để thay thế bằng mã vạch trước.
Bước 3: Xác định Định dạng và Dữ liệu Nhãn của bạn
Tiếp theo bạn nên xác định dữ liệu cần thiết cho các nhãn của mình. Thông tin nào bạn cần thu thập hoặc hiển thị bên trong hoặc bên ngoài khi sản phẩm được vận chuyển đến khách hàng?
Điều quan trọng nữa là chọn loại mã vạch và định dạng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn dựa trên loại và lượng dữ liệu bạn cần mã hóa.
- Loại hoặc kích thước nhãn bạn định sử dụng?
- Phần dữ liệu nào cần được mã vạch so với phần dữ liệu vừa được hiển thị?
- Bạn có dự định sử dụng mã vạch 1D hoặc mã vạch 2D (ví dụ: mã QR) không?
- Trong mã vạch 1D, có một mã vạch cho mã kho và một mã vạch riêng cho Số lô. Trong tình huống này, một nhà điều hành sẽ phải quét cả hai mã vạch để thực hiện một giao dịch.
Mã vạch 2D có thể chứa nhiều phần thông tin trong một mã vạch để người vận hành quét. Ví dụ, nó có thể bao gồm mã chứng khoán, số lô và số lượng. Vì mã vạch 2D có thể lưu trữ nhiều lượng thông tin hơn trong một khoảng không gian nhỏ hơn, điều này sẽ đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình quét. Các ví dụ phổ biến về mã vạch 2D là Ma trận dữ liệu và Mã QR.
Xác định định dạng và dữ liệu nhãn của bạn
Bước 4: Tạo nhãn của bạn bằng nền tảng thiết kế nhãn
Bây giờ bạn đã xác định định dạng nhãn của mình, đã đến lúc tạo mã vạch. Có một số cách để tạo nhãn:
- Máy tạo mã vạch trực tuyến: Máy tạo mã vạch thường dễ sử dụng, bạn chỉ cần thêm mã sản phẩm và chọn loại mã vạch của mình.
- Phần mềm nhãn mã vạch: Với hiệu quả, độ chính xác và tính linh hoạt cao hơn trong quá trình thiết kế và in nhãn, phần mềm nhãn mã vạch có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn tùy thuộc vào quy mô và ngân sách của tổ chức của bạn.
Khi bạn đã tạo nhãn, hãy chắc chắn xem xét chất liệu và phương pháp đính kèm trước khi in các nhãn đó.
- Sản phẩm của bạn có tiếp xúc với độ ẩm hoặc nhiệt độ quá cao không?
- Sản phẩm của bạn có được lau chùi thường xuyên không?
- Sản phẩm của bạn có được đặt ở ngoài trời không?
Nếu vậy, bạn có thể muốn sử dụng nhãn chống thấm nước hoặc nhôm để đảm bảo độ bền thêm.
Bước 5: Tự động hóa việc sử dụng mã vạch của bạn
Giải pháp phần mềm quản lý kho cho phép bạn có quyền truy cập và khả năng hiển thị thông tin theo thời gian thực. Hơn nữa, nó làm giảm các thủ tục giấy tờ kho chờ được nhập vào hệ thống. Tất cả những cải tiến này giúp hợp lý hóa hoạt động kho hàng của bạn và cuối cùng, cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. Bạn có được quy trình làm việc được cải thiện, tạo ra các giao dịch hiệu quả hơn.
Bước 6: Thiết lập quy trình nhãn
Cuối cùng, điều cần thiết là phát triển một quy trình chuẩn về cách thức và thời điểm dán nhãn hàng tồn kho của bạn. Hãy nhớ xem lại quy trình của bạn thường xuyên để kiểm tra các lỗ hổng trong quy trình của bạn và xác định các vấn đề trong kho hàng. Đảm bảo rằng quy trình tiêu chuẩn của bạn bao gồm cách giữ các sản phẩm được dán nhãn chính xác và nhất quán, chẳng hạn như cách thức và thời điểm dán nhãn lại sản phẩm hoặc in lại nhãn bị hỏng. Cũng đừng quên gắn nhãn các vị trí và thùng của bạn!
6. Kết luận:
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!
>>> Xem thêm:
Ebook miễn phí
Bí kíp thiết kế website bán hàng Từ A-Z cho mọi chủ shop
Đăng ký tải ngay Ebook
TẶNG 10 TEMPLATE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL NHANH CHÓNG VÀ HIỆU QUẢ CHO CHỦ SHOP
Bài viết liên quan:
2 - 62
- Giữa Omni channel và Multi channel, doanh nghiệp nên chọn mô hình kinh doanh nào?
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 4/2024
- Phần mềm quản lý bán hàng nào uy tín, hiệu quả?
- Omnichannel là gì? Tổng hợp những điều cần biết về Omnichannel
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 3/2024
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 2/2024
- Top 10 kênh bán hàng hiệu quả năm 2024 mà chủ shop không nên bỏ qua
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 1/2024
- Tận dụng sức mạnh dữ liệu giúp thúc đẩy tăng doanh số bán hàng online
- Khai thác dữ liệu giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh cho cửa hàng bán lẻ
- Những báo cáo quan trọng giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận bán hàng
- Tạo hàng loạt khuyến mãi thu hút khách hàng với Bulk Discount Plus
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng với Bảng "Tổng quan vận chuyển"
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 12/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 11/2023
- Cách tăng giá trị trung bình của đơn hàng hiệu quả với Product Upsell
- Những ý tưởng tạo chương trình khuyến mãi thu hút mùa mua sắm cuối năm
- Quản lý chính sách giá bán hiệu quả với tính năng Bảng giá tại Haravan
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 10/2023
- Tối ưu hóa chiến dịch khuyến mãi trên website với Display Promotion
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 9/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 8/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 7/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 6/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 5/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng mới tháng 4/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng tháng 3/2023
- Haravan Omnichannel cập nhật tính năng tháng 2/2023
- Mở đầu 2023, 11 tính năng mới có mặt tại Haravan Omnichannel!
- Tăng tốc cuối năm cùng hàng hoạt tính năng mới từ Haravan Omnichannel
- Tổng hợp tính năng nổi bật mới tháng 10/2022 của Haravan Omnichannel!
- Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch: giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa
- Date sản phẩm là gì? Cách tính date sản phẩm chuẩn xác cho nhà bán.
- Marketing đa kênh là gì? Cách làm marketing đa kênh hiệu quả
- Cập nhật tính năng mới của Omnichannel tháng 9 nhà kinh doanh không nên bỏ lỡ!
- Cập nhật 4 tính năng quản lý sản phẩm mới nhất tháng 8/2022 trên Haravan
- Hướng dẫn cách đăng ký bán hàng trên Sendo đơn giản chỉ 30 giây
- 3 thương hiệu nổi tiếng trên thế giới thành công với Omnichannel
- Kinh doanh Kim cương Vàng bạc "go online"
- Giải pháp Quản lý và Tăng trưởng bán hàng đa shop - đa sàn TMĐT
- Nguyễn Kim Online – Thành quả tức thời từ chuyển đổi Omnichannel không đến từ doanh thu
- Kantar Worldpanel: Xu hướng bán lẻ đa kênh và cơ hội cho doanh nghiệp Việt Nam
- Omnichannel cùng Haravan có gì đặc biệt? - Câu chuyện đầu tư kinh doanh cho hiện tại và tương lai
- Công thức nào để tính KPIs Omnichannel ?
- Bán hàng đa kênh là gì? Bí quyết áp dụng mô hình đa kênh hiệu quả
- Trấn an tâm lý nhân viên khi thay đổi từ mô hình kinh doanh truyền thống sang omnichannel
- Chạy theo xu hướng bán lẻ đa kênh, nên hay không?
- Nghệ thuật xây dựng trải nghiệm khách hàng khi bán hàng đa kênh
- Chinh phục người tiêu dùng trong "thế giới kết nối" ở Châu Á ?!
- O2O là gì? Giải pháp kinh doanh vượt trội cho doanh nghiệp
