Chốt đơn hàng là gì? Công việc chốt đơn gồm những gì?

Trong toàn bộ quá trình kinh doanh và bán hàng, nhất là kinh doanh online, chốt đơn hàng được xem là bước quan trọng phản ánh kết quả giao dịch. Chính vì thế, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn nhân viên sale của mình phải có kỹ năng chốt đơn dày dạn, nhằm thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa và thu về lợi nhuận cao. Vậy chốt đơn hàng là gì? Công việc của nhân viên chốt đơn như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Chốt đơn hàng là gì?

Chốt đơn (Close A Sale) là khâu cuối cùng của quá trình bán hàng, được hiểu là thời điểm khách hàng đưa ra quyết định mua và thực hiện thanh toán tiền hàng. Công việc này chỉ được thực hiện và thành công sau những nỗ lực của nhân viên bán hàng từ tiếp cận, tìm hiểu nhu cầu, đến tư vấn và thuyết phục.

Để giúp giao dịch được thành công thì nhân viên chốt đơn cần phải có những hành động, lời nói thúc giục khách hàng đưa ra quyết định.

2. Vì sao cần tăng tỷ lệ chốt đơn trong kinh doanh?

Việc tăng tỷ lệ chốt đơn sẽ quyết định đến sự thành công của quá trình bán hàng cũng như gia tăng doanh số hiệu quả. Bởi rất hiếm khách hàng tự chủ động chốt đơn, mà ngay khi họ còn đang phân vân thì nhân viên sale phải có những lời nói hay hành động thúc đẩy khách mau chóng “xuống ví”. Do đó, có thể nói, kỹ năng chốt đơn là một yếu tố quan trọng và rất cần thiết trong kinh doanh, bán hàng mà doanh nghiệp cần chú trọng.

3. Công việc chốt đơn gồm những gì? Mẹo chốt đơn hiệu quả trên các kênh

Tùy vào mỗi hình thức kinh doanh trên nền tảng khác nhau mà công việc chốt đơn sẽ có điểm khác biệt. Dưới đây là những công việc cụ thể và mẹo tăng tỷ lệ chốt đơn hiệu quả mà nhân viên bán hàng không nên bỏ qua:

3.1 Chốt đơn hàng online

Phần lớn, công việc chốt đơn hàng online xoay quanh việc trả lời bình luận, tin nhắn hỏi về sản phẩm/dịch vụ của khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram hoặc sàn thương mại điện tử Tiki, Shopee, Lazada. Đặc biệt, hiện nay, để thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn, các doanh nghiệp còn đẩy mạnh hình thức chốt đơn online qua livestream Facebook, Tiktok…

Chính vì độ phủ sóng rộng rãi của mạng Internet, mà nhân viên chốt sale online sẽ có cơ hội tiếp xúc với lượng lớn khách hàng mỗi ngày. Có những khách hàng hỏi rất nhiều, cần tư vấn kỹ sau đó mới chốt đơn, nhưng cũng có một số người chỉ hỏi giá và sau đó không nhắn nữa. Vì thế, để chốt được đơn hàng nhanh chóng, bạn cần chú ý những điều sau:

• Xây dựng lời mở đầu hấp dẫn: Thay vì mở đầu bằng câu nói không chứa nội dung hữu ích như “Anh/Chị có thời gian để em tư vấn không?”, “Anh/Chị có đang bận gì không ạ?”... bạn có thể mở đầu bằng “Chúng tôi là A, đến từ công ty B. Chúng tôi nhận thấy nhu cầu X của quý khách thích hợp với sản phẩm/dịch vụ bên chúng tôi. Nếu được, chúng tôi xin phép 5 phút của quý khách để tư vấn thêm.”
• Phản hồi thông tin nhanh chóng: Hãy học thuộc lòng những thông tin, tính năng nổi bật và công dụng của sản phẩm/dịch vụ để trả lời thật nhanh khi khách hàng hỏi.

Khách hàng sẽ hào hứng và mau chóng ra quyết định chốt đơn khi được giải đáp thắc mắc nhanh chóng.

• Đưa ra lời quảng cáo tiếp thị có giá trị: Để kích thích khả năng mua hàng của người tiêu dùng, bạn nên đưa ra những thông tin mang lại lợi ích cho họ. Ví dụ: “Hôm nay sản phẩm/dịch vụ bên em đang có chương trình khuyến mãi/dùng thử với mức giá ưu đãi, đặc biệt tặng kèm phần quà cho khách nhanh tay chốt đơn. Số lượng có hạn ạ!”
• Tạo được sự uy tín trong câu nói: Bằng cách kết hợp 3 biến số Con số, Thời gian và Kết quả. VD: “Dòng kem dưỡng da bên em giúp cải thiện tình trạng nám đến 90% chỉ sau 2 tháng sử dụng. Hiện sản phẩm đang bán rất chạy, mỗi ngày phải đi cả 100 đơn trở lên nên luôn trong tình trạng “cháy hàng” ạ”.

3.2 Chốt đơn qua điện thoại

Với công việc chốt đơn qua điện thoại, nhân viên tư vấn (Telesales) sẽ giới thiệu về những sản phẩm/dịch vụ mình đang cung cấp, trả lời các câu hỏi và cố gắng thuyết phục họ mua hàng bằng hình thức trò chuyện trực tiếp. Nhiều người nhận xét chốt đơn qua điện thoại có phần khó khăn, do phải đảm bảo yếu tố giọng nói rõ ràng, mạch lạc, ngữ điệu êm ái, đặc biệt là phụ thuộc vào việc khách hàng có sẵn sàng chấp nhận cuộc gọi hay không.

Tuy nhiên, bạn có thể đơn giản hóa công việc này bằng những mẹo hữu ích sau:

• Chuẩn bị sẵn những câu thoại, kịch bản trước khi gọi điện cho khách hàng.
• Luyện tập tông giọng: Khách hàng thường ấn tượng và dễ bị dẫn dắt khi bạn có giọng nói hay, hoặc là tone giọng và ngữ điệu mà họ thích. Vì thế, hãy cố gắng giữ ngữ điệu sao cho vui tươi, hào hứng nhưng vẫn dễ nghe nhất khi chốt đơn hàng qua điện thoại.

Bạn nên sử dụng tông giọng phù hợp, nhẹ nhàng, tạo cảm giác thân thiện, đáng tin cậy khi trao đổi với khách hàng.

• Khéo léo chốt đơn: Khi đã tư vấn xong và cảm thấy đến lúc “chín muồi” để chốt đơn, hãy khéo léo chuyển nội dung bằng câu hỏi: “Công ty đang có chương trình tặng sản phẩm dùng thử, Anh/Chị cho em xin thông tin liên hệ để nhận nhé!” hoặc “Anh/Chị là một trong những số điện thoại may mắn được bên em lựa chọn để tham gia chương trình mua hàng ưu đãi trong hôm nay ạ.”
• Không nản lòng khi khách hàng từ chối: Trường hợp bị từ chối, đừng vội chán nản và tắt máy lập tức, hãy cảm ơn khách hàng đã lắng nghe và nhắc họ khi nào có nhu cầu hay bất kỳ thắc mắc gì về sản phẩm/dịch vụ thì liên hệ lại để được giải đáp.

Lưu ý: Bạn nên gọi khách hàng là Anh/Chị + tên và đừng quên giới thiệu tên của mình. Khi nói chuyện cần giữ bình tĩnh, giọng nói lưu loát, kiên nhẫn chờ câu trả lời. Tránh vồ vập hay nói quá nhanh sẽ khiến khách hàng khó chịu và cúp máy.

3.3 Chốt sale trực tiếp tại cửa hàng

Khác với hai hình thức kể trên, nhân viên chốt đơn hàng trực tiếp thường có thể thực hiện cùng lúc nhiều công việc như: trả lời tin nhắn khách, gọi điện thoại tư vấn và thuyết phục khách, chốt đơn với khách đến mua sắm hoặc gặp trực tiếp khách để ký hợp đồng.

Mặc dù việc chốt đơn ở các cửa hàng thường diễn ra sau khi khách hàng đã nghiên cứu, trải nghiệm sản phẩm và cảm thấy phù hợp sẽ đề nghị thanh toán. Song, một nhân viên chốt sale xuất sắc không chỉ là bán được hàng mà còn phải có khả năng “níu chân” khách hàng quay lại và trở thành khách hàng trung thành.

Nắm được khía cạnh quan trọng khi tư vấn chốt đơn là bí quyết để khách hàng mau chóng mua sản phẩm từ bạn mà không phải là người khác.

Để làm được điều này, bạn hãy “bỏ túi” một số kinh nghiệm sau:

• Dùng kỹ năng lắng nghe tích cực: Để thấu hiểu vấn đề khách hàng đang gặp phải, từ đó tư vấn giải pháp phù hợp, thay vì “thao thao bất tuyệt” giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.
• Quan sát biểu cảm trên khuôn mặt: Hãy dùng sự nhạy cảm, tinh tế trong giao tiếp và nhạy bén trong kinh doanh của bản thân, để đoán xem lúc nào thì khách hàng sẵn sàng chốt đơn.
• Tạo ra một lời đề nghị không thể từ chối: Bằng cách đưa ra những món hời với họ. VD: “Nếu chốt đơn hàng trong hôm nay, Anh/Chị sẽ được giảm giá 20% cho sản phẩm + freeship nội thành 30K, ngoại thành 40K, nhận hàng nhanh chóng trong vòng 2 - 3 ngày.”
• Đưa ra sự giới hạn cho sản phẩm/dịch vụ: Nhằm đánh vào cảm xúc sợ hãi khi mất đi thứ gì đó của khách hàng. VD: “Sản phẩm tặng kèm bên em chỉ giới hạn cho 100 khách hàng trong ngày” hoặc “Đây là phiên bản giới hạn chỉ mở bán từ ngày X đến ngày X thôi ạ”.
• Kể câu chuyện của bạn hoặc khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm thay đổi như thế nào: Kinh nghiệm chốt đơn hàng thành công của nhiều người cho biết, khách hàng có xu hướng mua ngay sản phẩm khi có chứng cứ xác thực rõ ràng. Do đó, trong quá trình tư vấn chốt đơn, bạn hãy kể câu chuyện thực tế của chính mình hoặc khách hàng khác đã từng dùng sản phẩm. VD: “Sanh con xong em bị béo bụng, rạn da mãi vẫn không xuống cân. Tình cờ được chị người quen giới thiệu uống bột gạo lứt X. Kết hợp tập thể dục mỗi ngày em đã lấy lại vòng eo thon gọn như hồi con gái chỉ sau 3 tháng đấy chị”.

Có thể nhận thấy, việc chốt đơn hàng không đơn thuần thông qua bán hàng trực tiếp, bán online mà còn là bán qua các đơn vị trung gian, hay trở thành cộng tác viên cho một cửa hàng/doanh nghiệp bất kỳ. Do đó, để tăng tỷ lệ chốt đơn thành công, bên cạnh việc đào tạo nhân viên bán hàng am hiểu công việc, có kiến thức chuyên môn - nghiệp vụ kinh doanh vững vàng, thì doanh nghiệp nên kết hợp trang bị thêm phần mềm quản lý bán hàng. Công cụ này sẽ hỗ trợ nhân viên bán hàng dễ dàng kiểm soát tình trạng đơn hàng, tiền thu vào/xuất ra, sản phẩm tồn kho, thời gian vận chuyển… từ đó tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu suất bán hàng.

Để việc kinh doanh trở nên tiện lợi và dễ dàng hơn, Haravan mang đến các giải pháp giúp tối ưu việc kinh doanh bao gồm: thiết kế website giúp tiếp cận khách hàng online nhanh chóng, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý thu chi, quản lý giao hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý tập trung đa kênh bán hàng từ Website, Facebook, Zalo, Shopee, đến hệ thống cửa hàng…

Đối với những người không có nhiều vốn, Haravan còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ vay vốn ngân hàng, giúp bạn thực hiện ước mơ khởi nghiệp kinh doanh một cách trọn vẹn. Đặc biệt, các phần mềm của Haravan được thiết kế dễ dùng, phù hợp với các lĩnh vực, giúp bạn tiết kiệm được thời gian quản lý, nhân lực và chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo tối đa hiệu quả.

>>> Xem thêm:

• Bỏ túi 10 cách giúp bạn chốt đơn hàng online cực hiệu quả
• Bật mí cách chốt đơn hàng qua Facebook cực đơn giản