Bật mí cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop hiệu quả nhất

III. Quy trình vận đơn TikTok Shop

3.1. Bước 1: Xác nhận đơn hàng

Sau khi nhận được thông báo về đơn hàng mới, điều đầu tiên cần làm là xác nhận đơn hàng. Quá trình này tuy đơn giản nhưng yêu cầu sự cẩn trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop như sau:

- Kiểm tra và xác nhận đơn hàng: Truy cập vào mục quản lý đơn hàng trên "TikTok Shop Seller Center" và chọn mục "Sắp xếp vận chuyển" để xác nhận đơn hàng. Hãy đảm bảo kiểm tra kỹ thông tin đặt hàng, bao gồm chất lượng và số lượng sản phẩm. Nếu phát hiện bất kỳ sản phẩm nào bị hư hỏng hoặc hết hạn, chủ shop không nên giao cho khách hàng.

- Lựa chọn đơn vị vận chuyển và phương thức giao hàng: Sau khi kiểm tra và xác nhận đơn hàng, người bán chọn đơn vị vận chuyển và quyết định phương thức thu gom. Chọn “Lấy hàng” nếu muốn đơn vị vận chuyển đến kho nhận hàng, hoặc “Gửi hàng” nếu bạn sẽ đem hàng đến kho của đơn vị vận chuyển.

Xác nhận đơn hàng là bước quan trọng của quy trình xử lý đơn.

- Xử lý các tình huống đặc biệt: Trong một số trường hợp phát sinh, bạn cần lưu ý để có thể đưa ra cách xử lý phù hợp:

+ Nếu sản phẩm hết hàng hoặc bị hư hại trong kho, thông báo ngay cho khách hàng và hủy đơn hàng nếu cần thiết.

+ Người bán có thể hủy đơn hàng trước khi đơn hàng chuyển sang trạng thái "Shipped".

+ Đơn hàng sẽ tự động bị hủy nếu khách hàng không thanh toán trong thời gian quy định.

+ Xử lý các yêu cầu hủy đơn hàng trong vòng 48 giờ từ khi nhận được yêu cầu từ khách hàng.

+ Nếu không có hành động xử lý trong thời gian chờ, yêu cầu sẽ tự động được phê duyệt.

- Thông báo hủy đơn hàng: Mọi thông báo hủy bỏ cần được gửi đến khách hàng thông qua tính năng nhắn tin của TikTok Shop để đảm bảo thông tin rõ ràng và kịp thời.

3.2. Bước 2: Đóng gói sản phẩm

Để đảm bảo đơn hàng còn nguyên vẹn và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bạn cần đóng gói chắc chắn và sử dụng những dụng cụ phù hợp với sản phẩm như hộp giấy, túi nilon,... Sau khi đã đóng gói đúng sản phẩm và số lượng như đơn hàng, bạn tiến hành in mã vận đơn để dán lên gói hàng theo các bước như sau:

- Bước 1: Tại thông tin đơn hàng, chọn vào dấu 3 chấm bên góc phải.

- Bước 2: Chọn vào “In nhãn vận chuyển” sau đó chọn đơn hàng muốn in nhãn hoặc chọn in hàng loạt nếu đang xử lý cùng lúc nhiều đơn hàng.

- Bước 3: Sau khi đã in nhãn thành công, bạn có thể dán lên gói hàng và chuẩn bị bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Kiểm tra thật kỹ sản phẩm trước khi đóng gói giao cho khách hàng.

3.3. Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Tùy vào hình thức thu gom bạn lựa chọn ở bước xác nhận đơn hàng mà hình thức giao hàng cho đơn vị vận chuyển ở bước này sẽ được áp dụng.

Đối với lấy hàng: Sau khi vận chuyển gói hàng, hãng vận chuyển sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng thành "Đã lấy hàng" trong hệ thống. Trạng thái này sẽ được hiển thị trong "Trung tâm người bán - Quản lý đơn hàng".

Đối với gửi hàng: Sau khi gửi hàng, hãng vận chuyển sẽ đến lấy gói hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Đang vận chuyển” trong hệ thống.

Giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

3.4. Bước 4: Kiểm tra tình trạng giao hàng đến người mua

Sau khi đơn vị vận chuyển đến lấy hàng hoặc bạn gửi hàng đến các điểm gửi hàng, thông tin về thời gian nhận sẽ tự động được cập nhật trên TikTok. Bạn có thể xem chi tiết thông tin giao nhận dưới phần "Shipped" (đã giao), hoặc có thể lọc theo các trạng thái "In Transit" (trong quá trình vận chuyển) hoặc "Delivered" (đã nhận).

Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra và theo dõi trạng thái đơn hàng để có cách xử lý kịp thời cho những tình huống xảy ra:

- Trong trường hợp theo chế độ “Vận chuyển do người bán”, nếu khách hàng không nhận được gói hàng sau 14 ngày kể từ ngày gửi sẽ được coi là thất lạc.

- Trong trường hợp theo chế độ “Vận chuyển do TikTok”, nếu nhà vận chuyển không giao gói hàng thành công trong thời gian đã cam kết sẽ được coi là trễ hạn.

Xem thêm: Bật mí bí quyết bùng nổ doanh số qua nền tảng TikTok Shop.

IV. Hướng dẫn các cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop hiệu quả nhất

4.1. Xử lý từng đơn hàng TikTok Shop

Để xử lý từng đơn hàng từ TikTok Shop, trước hết cần truy cập vào phần "Sắp xếp vận chuyển". Tại đây, lựa chọn phương thức thu gom hàng: "Lấy hàng" (Pick up) và "Gửi hàng" (Drop off).

Nếu chọn "Lấy hàng", bạn sẽ cần lên lịch lấy hàng tại kho của bạn. Ngược lại, nếu chọn "Gửi hàng", bạn sẽ cần gửi bưu kiện tại điểm gửi hàng gần nhất.

Chọn phương thức giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

Sau khi chọn phương thức thu gom hàng, hệ thống sẽ tạo nhãn vận chuyển cho đơn hàng. Khi thấy dòng chữ "Xem logistics", điều này đồng nghĩa rằng nhãn vận chuyển đã được tạo xong. Nó sẽ có thông tin ID theo dõi.

Lưu ý: Bạn cần sắp xếp vận chuyển và hoàn tất việc nhận đơn trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày đơn hàng phát sinh, để tránh hành động xử phạt từ hệ thống. Nếu không thực hiện vận chuyển trong 3 ngày làm việc hoặc không nhận đơn trong 5 ngày làm việc, hệ thống sẽ tự động hủy đơn hàng. Bạn lưu ý thời gian để xử lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả hơn nhé!

4.2. Xử lý hàng loạt đơn hàng TikTok Shop

Khi trong một thời gian nhất định phát sinh từ 2 đơn hàng trở lên, chúng ta có thể xử lý hàng loạt đơn hàng để tiết kiệm thời gian và công sức. Ở trạng thái này, chúng ta có thể thực hiện các thao tác hàng loạt như xuất đơn hàng, in hàng loạt, vận chuyển hàng loạt,...

Để xử lý các đơn hàng hàng loạt từ TikTok Shop, bạn cần đăng nhập vào "Seller Center Tik Tok Shop", sau đó chọn "Quản lý đơn hàng". Bấm vào mục "Đang giao" và "Chờ vận chuyển". Khi chọn vận chuyển hàng loạt, hệ thống sẽ thông báo cho đơn vị vận chuyển để đến lấy hàng. Lúc này, bạn cần xác nhận rằng các gói hàng đã được lấy và đóng gói. Nếu việc xác nhận lấy hàng không thành công, điểm hiệu suất của cửa hàng sẽ bị ảnh hưởng.

Trong quá trình hệ thống tạo nhãn vận chuyển, bạn có thể in danh sách lấy hàng (nếu cần) để tránh sai sót khi nhặt hàng. Sau khi đóng gói và có nhãn vận chuyển, bạn có thể dán nhãn lên gói hàng.

Sau khi chọn vận chuyển hàng loạt, bạn cần sắp xếp các gói hàng đã lọc và chọn phương thức lấy hàng hoặc gửi hàng. Tiếp đó, hệ thống sẽ thông báo kết quả lịch lấy hàng cho bạn. Lưu ý rằng thời gian lấy hàng không thể được chọn cụ thể vì nó tùy thuộc vào thời gian khả dụng của đơn vị vận chuyển.

Xử lý đơn hàng hàng loạt giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và tối ưu hóa quá trình logistics.

4.3. Xử lý đơn hàng TikTok Shop với giải pháp quản lý bán hàng đa kênh và đồng bộ bán hàng tại Haravan

Để kinh doanh hiệu quả trên TikTok, người bán không chỉ phải đối mặt với các chi phí liên quan mà còn cần chú ý đến việc sáng tạo video chất lượng, quản lý đơn hàng, vận chuyển, và theo dõi tình trạng vận đơn. Tất cả những việc làm này đều tốn rất nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc.

Vì vậy, Haravan mang đến giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả trên TikTok Shop cho các doanh nghiệp và các nhà bán lẻ. Giải pháp này tự động đồng bộ đơn hàng từ TikTok Shop vào hệ thống phần mềm, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm thời gian xử lý đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau. Bên cạnh đó, mọi thông tin về doanh thu, báo cáo bán hàng từ TikTok Shop và các kênh khác đều được cập nhật, đồng bộ nhanh chóng trên hệ thống Haravan. Từ đó, chủ shop dễ dàng quản lý, theo dõi và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý đơn hàng hiệu quả.

V. Vì sao nên đầu tư phần mềm quản lý đơn hàng TikTok Shop tại Haravan?

Quản lý đơn hàng trên TikTok Shop, đặc biệt là với các doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn và đa dạng, có thể trở thành một thách thức không nhỏ. Việc xử lý thủ công các thao tác như kiểm tra đơn hàng, đóng gói, in ấn, giao hàng, đổi trả,... tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh và đồng bộ bán hàng Tiktok Shop tại Haravan ra đời giúp bạn giải quyết những vấn đề này. Hệ thống mang đến cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop chuyên nghiệp và hiệu quả. Liên hệ với Haravan để nhận dùng thử miễn phí 14 ngày nhé!