Công nghệ phát triển ngày càng lớn mạnh đã tạo điều kiện thuận lợi để hóa đơn điện tử trở nên thông dụng hơn. Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại thì vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì và những quy định có liên quan trực tiếp. Điển hình như quy định hóa đơn điện tử xuất lùi ngày được không. Nếu bạn cũng vậy thì hãy để bài viết bật mí với bạn cách xuất lùi ngày hóa đơn an toàn và hiệu quả.
1. Tổng quan về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử dần trở nên phổ biến hơn trong cuộc sống hiện đại để thay thế hóa đơn giấy
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp đang kinh doanh nằm thay thế cho hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử là tập hợp toàn bộ dữ liệu về hoạt động bán hàng và cung ứng dịch vụ sẽ được tạo lập, gửi nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.
Loại hóa đơn đặc biệt này bao gồm nhiều loại khác nhau như:
- Hóa đơn xuất khẩu.
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Những loại hóa đơn khác: thẻ, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm,...
Bất kỳ doanh nghiệp hoặc cá nhân nào muốn phát hành hóa đơn điện tử thì đều phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó còn cần:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử được gửi đến cơ quan quản lý, trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
- Tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu trước khi gửi đến cơ quan quản lý thuế.
2. Quy định của pháp luật về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Để có thể đưa ra đáp án chính xác nhất cho câu hỏi: “Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày được không?” thì bạn cần dựa vào quy định của pháp luật. Theo nội dung tại Mục a, Khoản 2 của Điều 16 trong Thông tư 39/2014 TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành vào ngày 31/03/2014 đề cập đến những quy chuẩn ghi “ngày tháng năm” trên hóa đơn điện tử:
2.1 Quy định đối với hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ phổ biến
- Hoạt động bán hàng hóa: thời điểm xuất hóa đơn điện tử chính là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được người bán bàn giao lại cho người mua cho dù người bán đã thu được tiền hoặc chưa.
- Hoạt động cung ứng dịch vụ: hóa đơn điện tử buộc phải xuất ngay tại thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ dù đã thu tiền hoặc chưa. Nếu bên cung ứng dịch vụ thu được tiền trước hay trong khi cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
Pháp luật Việt Nam có những quy định rõ ràng về việc xuất lùi ngày đối với hóa đơn điện tử
2.2 Quy định đối với hoạt động buôn hàng hóa và cung ứng dịch vụ đặc thù
Bên cạnh hoạt động buôn hàng hóa và cung ứng dịch vụ thông thường, pháp luật cũng có những quy định riêng liên quan đến ngày xuất hóa đơn điện tử cho những hàng hóa/dịch vụ đặc thù, cụ thể như sau:
- Hoạt động cung cấp điện/nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông và dịch vụ truyền hình cáp: chậm nhất là 7 ngày kế tiếp tính từ ngày chốt toàn bộ chỉ số điện/nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với dịch vụ viễn thông và truyền hình.
- Hoạt động xây dựng và xây lắp: hóa đơn điện tử sẽ được xuất tại thời điểm tiến hành nghiệm thu và bàn giao cả công trình/từng hạng mục của công trình, hoàn thành lắp đặt dù đã thu được tiền hoặc chưa.
- Hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng nhà để bán hay chuyển nhượng, xây dựng cơ sở hạ tầng: bên bán hay bên đầu tư có thể triển khai việc thu tiền dựa theo tiến độ thi công của dự án và toàn bộ tiến độ thu tiền đều sẽ được ghi chép trong hợp đồng. Ngày thu tiền trùng khớp với ngày xuất hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử đối với những hàng hóa và dịch vụ thông thường sẽ không được xuất lùi ngày
- Hoạt động bán xăng dầu tại những cửa hàng bán lẻ, cung cấp dịch vụ ngân hàng hay chứng khoán: ngày xuất hóa đơn sẽ thực hiện định kỳ dựa theo hợp đồng giữa 2 bên kèm theo chứng từ, bảng kê có đầy đủ xác nhận của cả 2 bên. Ngày xuất chậm nhất là ngày cuối của tháng có phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ.
- Hàng hóa hoặc dịch vụ xuất khẩu: ngày xuất hóa đơn sẽ do người xuất khẩu tự xác định dựa trên thỏa thuận với người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính toán thuế sẽ là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan ghi trên tờ khai hải quan.
Căn cứ theo những thông tin trên đây, có thể khẳng định được rằng hóa đơn điện tử không được xuất lùi ngày. Hay nói cách khác, mọi doanh nghiệp hay người nộp thuế phải đảm bảo xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm đã được pháp luật quy định. Ngoại trừ những hàng hóa và dịch vụ đặc thù thì tất cả hóa đơn dùng cho hàng hóa và dịch vụ thông thường nếu xuất lùi ngày đều không có giá trị pháp lý.
3. Việc xuất lùi ngày hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt như thế nào?
Xuất hóa đơn điện tử tiến hoặc lùi ngày đều bị xem là hành vi vi phạm pháp luật. Đối với hành vi này, doanh nghiệp và người nộp thuế sẽ phải chịu hình phạt cảnh cáo hoặc nộp tiền phạt. Quy định về việc xử phạt hành vi xuất hóa đơn điện tử không đúng thời gian được nêu rõ tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 10/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành vào ngày 17/01/2014.
3.1 Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử sẽ bị phạt cảnh cáo
Theo quy định, hình thức phạt cảnh cáo sẽ áp dụng trong trường hợp hành vi xuất hóa đơn lùi ngày không dẫn đến tình trạng chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có thêm tình tiết giảm nhẹ. Nếu không có tình tiết giảm nhẹ, cá nhân và doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
3.2 Xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm còn bị phạt tiền
Khi xuất hóa đơn điện tử sai hướng dẫn theo Thông tư của Bộ Tài chính, tất cả doanh nghiệp và cá nhân vi phạm còn có nguy cơ bị phạt tiền nếu hành vi này dẫn đến tình trạng chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trốn thuế hay gian lận thuế. Mức tiền phạt dao động trong khoảng 4.000.000 - 8.000.000 VNĐ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp/cá nhân vẫn tiếp tục vi phạm thì pháp luật sẽ xử lý nghiêm khắc và thích đáng hơn dựa theo những quy định khác có nêu trong Thông tư số 10/2014/TT-BTC.
Nếu vi phạm quy định về việc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày thì doanh nghiệp và cá nhân sẽ bị phạt
4. Kinh nghiệm xuất hóa đơn điện tử lùi ngày để tránh bị xử phạt
Những biện pháp xử pháp mà pháp luật đề ra chính là hồi chuông cảnh tỉnh doanh nghiệp và cá nhân cần tránh mắc phải sai lầm trong khi xuất hóa đơn điện tử. Nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ bị xử phạt do xuất lùi ngày hóa đơn thì doanh nghiệp/cá nhân nên tham khảo những kinh nghiệm sau đây:
4.1 Nắm rõ những trường hợp đặc biệt được xuất hóa đơn lùi ngày
Nếu xét theo nguyên tắc kế toán thì mọi doanh nghiệp và người nộp thuế sẽ phải đảm bảo lập và xuất hóa đơn đúng thời điểm và đúng quy định. Nhưng trong thực tế, tình trạng doanh nghiệp xuất hóa đơn lùi ngày không phải tất cả đều là cố tình vi phạm quy định của pháp luật. Một vài trường hợp doanh nghiệp buộc phải xin xuất lùi ngày do những nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan bất khả kháng. Bài viết có thể điểm qua nguyên nhân như:
- Số lượng hóa đơn cần xuất quá nhiều và phải xuất liên tục cả ngày lẫn đến. Điều này dẫn đến việc phát sinh những hóa đơn bị xuất sai ngày, bị nhảy sang ngày trước đó,...
- Kế toán hoặc người đảm nhận nhiệm vụ xuất hóa đơn bị ốm hoặc gặp sự cố không thể duy trì công việc đúng như kế hoạch.
- Chữ ký số để ký hóa đơn bất ngờ bị lỗi hoặc mất và cần xin cấp lại.
- …
Muốn xuất hóa đơn điện tử lùi ngày thì doanh nghiệp và cá nhân cần hiểu rõ quy định pháp luật
4.2 Tham vấn ý kiến của những cơ quan chức năng có thẩm quyền
Theo lời khuyên của những chuyên gia về lĩnh vực thuế, doanh nghiệp và cá nhân cần hạn chế hay tránh tuyệt đối việc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Từ đó mới có thể tránh bị xử phạt một cách đáng tiếc.
Nhưng trong trường hợp buộc phải xuất lùi hóa đơn thì doanh nghiệp và cá nhân nên:
- Báo cáo chi tiết với cơ quan thuế về lý do dẫn đến việc xuất hóa đơn không đúng ngày.
- Xin ý kiến tham vấn cũng như chỉ đạo trực tiếp từ cơ quan thuế.
- Liên hệ những người có kinh nghiệm về thuế để học hỏi cách xử lý.
5. Kết luận
Vậy là bài viết đã vừa giúp bạn đi tìm lời giải cho câu hỏi hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không. Mong rằng lời giải này hữu ích với bạn, giúp bạn dần vượt qua những bỡ ngỡ và khó khăn trong lần đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Chúc hoạt động kinh doanh của bạn ngày càng thuận lợi với nhiều kiến thức hay về lĩnh vực kế toán mà bạn tích lũy được!
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!
>>> Có thể bạn quan tâm: