Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 hiệu quả

1. Hậu quả nghiêm trọng khi xuất sai hóa đơn điện tử

• Phạt vi phạm: Nếu người xuất hóa đơn vi phạm các quy định về tính chính xác và đúng thời hạn của hóa đơn, họ có thể bị phạt tiền hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Thiếu tính hợp pháp: Một hóa đơn điện tử không chính xác hoặc không đúng quy định có thể không được công nhận là hóa đơn hợp pháp. Điều này có thể gây rối trong quá trình kế toán và có thể dẫn đến việc không công nhận các khoản chi tiêu, không được hưởng các quyền lợi thuế hoặc gặp khó khăn trong việc chứng minh công nợ, thu nợ.
• Mất lòng tin từ khách hàng: Khi một hóa đơn điện tử được xuất sai, khách hàng có thể mất lòng tin vào doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc mất khách hàng, mất doanh thu và mất cạnh tranh trong thị trường.
• Các tranh chấp pháp lý: Nếu có sự không đồng ý giữa người xuất hóa đơn và người nhận hóa đơn thì có thể dẫn đến các tranh chấp pháp lý. Quá trình giải quyết tranh chấp này có thể tốn kém và gây ảnh hưởng tiêu cực đến các bên liên quan.
• Sự kiểm soát thuế không chính xác: Hóa đơn điện tử sai lệch có thể dẫn đến việc tính toán thuế không chính xác. Điều này có thể làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra thuế, đối mặt với kiểm tra thuế từ cơ quan thuế và phải chi trả các khoản phạt, tiền thuế bổ sung và lãi suất.
• Ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh: Xuất sai hóa đơn điện tử có thể làm gián đoạn quy trình kinh doanh của công ty. Việc phát hiện lỗi sau khi hóa đơn đã được xuất có thể cần đến điều chỉnh, gửi lại hóa đơn mới hoặc thực hiện các thủ tục bổ sung. Điều này tốn thời gian và công sức, gây mất thời gian và làm giảm hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

2. Cách xử lý khi xuất hóa đơn điện tử sai tên công ty

2.1 Hóa đơn điện tử sai tên công ty đã được gửi cho khách hàng, đã kê khai thuế

2.2 Hóa đơn điện tử sai tên công ty nhưng đã có đầy đủ thông tin và nộp cơ quan Thuế

• Nếu hóa đơn điện tử sai tên công ty, địa chỉ của khách hàng nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì đơn vị phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót (đơn vị không phải lập lại hóa đơn)
• Doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót bằng cách sử dụng văn bản Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA đã được ban hành. Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế”

Doanh nghiệp chỉ cần tiến hành lập văn bản theo mẫu số 04/SS-HĐĐT rồi gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng về sai sót này và hai bên lập biên bản điều chỉnh sai sót. Và mỗi bên cần giữ một bản và nên lưu lại thuận tiện cho việc giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử sai tên công ty, đã có đầy đủ thông tin và đã nộp cơ quan Thuế

2.3 Hóa đơn điện tử sai tên công ty và không có mã của cơ quan Thuế

• Doanh nghiệp xuất hóa đơn nhưng chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế

• Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế

Cả doanh nghiệp và khách hàng phải lập biên bản ghi nhận sai sót. Đơn vị lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo về hóa đơn điện tử sai tên công ty để xử lý.

Hóa đơn sai tên công ty, không có mã của cơ quan thuế

3. Cách xử lí hóa đơn điện tử xuất sai mã số thuế

3.1 Khi người bán chưa gửi hóa đơn điện tử cho người mua

• Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/ tháng/ năm”.
• Bên bán tiến hành lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ rồi gửi dữ liệu hóa đơn tới Cơ quan thuế.

3.2 Khi người bán đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua

• Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về thông tin mã số thuế.
• Bên bán phải lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.

3.3 Khi cơ quan Thuế là bên phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử

• Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 05 trong Phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để bên bán có thể kiểm tra sai sót.
• Bên bán sẽ có thời gian là 02 ngày để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để gửi tới cơ quan thuế.
• Hai bên bán và mua cũng sẽ phải lập văn bản thỏa thuận lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
• Bên bán lập hóa đơn thay thế mới gửi cho bên mua theo đúng quy định pháp luật, đồng thời phải gửi lại dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế.

• Cả bên bán và bên mua đều cần tiến hành điều chỉnh kê khai nếu hóa đơn đó đã được kê khai trước khi phát hiện lỗi sai.
• Trong trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng bên bán không thông báo với Cơ quan thuế thì Cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót để bên bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

4. Cách xử lí hóa đơn điện tử xuất sai ngày

4.1 Khi hóa đơn có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm

• Khi chưa giao cho người mua

• Khi đã giao cho người mua

• Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót

_{4.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm}

5.1 Khi chưa gửi cho người mua

• Bước 1: Người bán thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai
• Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”). Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
• Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua

5.2 Khi đã gửi cho người mua

• Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
• Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
• Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

6. Hóa đơn điện tử xuất sai thuế suất

6.1 Hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua

• Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót. Sau đó cơ quan thuế sẽ xem xét và thực hiện hủy hóa đơn điện tử điện tử đó trên hệ thống.
• Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ rồi đem gửi cho người mua.

• Bước 1: Người bán và người mua sẽ cùng nhau thỏa thuận về việc lập ra văn bản thỏa thuận hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất trước đấy.
• Bước 2: Khi đó, người bán và người mua sẽ ghi rõ sai sót (viết sai thuế suất). Khi đã thỏa thuận xong, người bán sẽ là người lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã viết sai thuế suất.
• Bước 3: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, trên hóa đơn phải có dòng chữ:”

Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”; “ký hiệu”; “gửi vào ngày…tháng…năm…” để phân biệt đâu là hóa đơn điện tử mới