Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, sai sót là điều không thể tránh khỏi. Vì thế, việc tìm cách xử lí khi xuất sai hóa đơn điện tử là rất quan trọng. Theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin về xử lí việc
xuất sai hóa đơn điện tử bạn nhé!
1. Hậu quả nghiêm trọng khi xuất sai hóa đơn điện tử
Xuất sai hóa đơn điện tử gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng
Xuất sai hóa đơn điện tử có thể có những hậu quả nghiêm trọng đối với các bên liên quan, bao gồm cả người xuất hóa đơn và người nhận hóa đơn. Có thể kể đến như:
- Phạt vi phạm: Nếu người xuất hóa đơn vi phạm các quy định về tính chính xác và đúng thời hạn của hóa đơn, họ có thể bị phạt tiền hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Thiếu tính hợp pháp: Một hóa đơn điện tử không chính xác hoặc không đúng quy định có thể không được công nhận là hóa đơn hợp pháp. Điều này có thể gây rối trong quá trình kế toán và có thể dẫn đến việc không công nhận các khoản chi tiêu, không được hưởng các quyền lợi thuế hoặc gặp khó khăn trong việc chứng minh công nợ, thu nợ.
- Mất lòng tin từ khách hàng: Khi một hóa đơn điện tử được xuất sai, khách hàng có thể mất lòng tin vào doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc mất khách hàng, mất doanh thu và mất cạnh tranh trong thị trường.
- Các tranh chấp pháp lý: Nếu có sự không đồng ý giữa người xuất hóa đơn và người nhận hóa đơn thì có thể dẫn đến các tranh chấp pháp lý. Quá trình giải quyết tranh chấp này có thể tốn kém và gây ảnh hưởng tiêu cực đến các bên liên quan.
- Sự kiểm soát thuế không chính xác: Hóa đơn điện tử sai lệch có thể dẫn đến việc tính toán thuế không chính xác. Điều này có thể làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra thuế, đối mặt với kiểm tra thuế từ cơ quan thuế và phải chi trả các khoản phạt, tiền thuế bổ sung và lãi suất.
- Ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh: Xuất sai hóa đơn điện tử có thể làm gián đoạn quy trình kinh doanh của công ty. Việc phát hiện lỗi sau khi hóa đơn đã được xuất có thể cần đến điều chỉnh, gửi lại hóa đơn mới hoặc thực hiện các thủ tục bổ sung. Điều này tốn thời gian và công sức, gây mất thời gian và làm giảm hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
2. Cách xử lý khi xuất hóa đơn điện tử sai tên công ty
2.1 Hóa đơn điện tử sai tên công ty đã được gửi cho khách hàng, đã kê khai thuế
Theo quy định được đưa ra tại điểm B – Khoản 7 thuộc Điều 3 trong Thông tư 26/2015/TT-BTC “Khi hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ khách hàng nhưng đúng mã số thuế (MST) thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và miễn xuất hóa đơn điều chỉnh”.
Còn theo công văn số 11624/CT-TTHT ban hành ngày 14/10/2019 của Cục Thuế TP.HCM về Hóa đơn, quy định trên áp dụng đồng thời đối với cả Hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn điện tử sai tên công ty, sai địa chỉ thì hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Xử lí hóa đơn điện tử sai tên công ty, đã gửi khách hàng, đã kê khai thuế
2.2 Hóa đơn điện tử sai tên công ty nhưng đã có đầy đủ thông tin và nộp cơ quan Thuế
Căn cứ theo điều 19- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót:
- Nếu hóa đơn điện tử sai tên công ty, địa chỉ của khách hàng nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì đơn vị phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót (đơn vị không phải lập lại hóa đơn)
- Doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót bằng cách sử dụng văn bản Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA đã được ban hành. Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế”
Doanh nghiệp chỉ cần tiến hành lập văn bản theo mẫu số 04/SS-HĐĐT rồi gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng về sai sót này và hai bên lập biên bản điều chỉnh sai sót. Và mỗi bên cần giữ một bản và nên lưu lại thuận tiện cho việc giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.
Hóa đơn điện tử sai tên công ty, đã có đầy đủ thông tin và đã nộp cơ quan Thuế
2.3 Hóa đơn điện tử sai tên công ty và không có mã của cơ quan Thuế
Theo quy định, doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử sai tên công ty và chưa có mã của cơ quan Thuế được chia ra xử lí theo hai trường hợp là đã gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế và chưa gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp xuất hóa đơn nhưng chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế
Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên và lập hóa đơn thay thế:
Doanh nghiệp và khách hàng tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn. Doanh nghiệp ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng và có chữ ký, đóng dấu của hai bên.
Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã tạo. Sau đó, nhấn chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế. Phải kí hiệu rõ trên hóa đơn điện tử mới là “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số bao nhiêu?…. Ký hiệu là gì?….Ngày tháng năm nào?”
Sau đó, doanh nghiệp gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho khách hàng để xác nhận.
- Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế
Cả doanh nghiệp và khách hàng phải lập biên bản ghi nhận sai sót. Đơn vị lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo về hóa đơn điện tử sai tên công ty để xử lý.
Hóa đơn sai tên công ty, không có mã của cơ quan thuế
3. Cách xử lí hóa đơn điện tử xuất sai mã số thuế
3.1 Khi người bán chưa gửi hóa đơn điện tử cho người mua
- Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/ tháng/ năm”.
- Bên bán tiến hành lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ rồi gửi dữ liệu hóa đơn tới Cơ quan thuế.
Lưu ý rằng, với những trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế thì đơn vị kinh doanh này phải gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới Cơ quan thuế rồi chờ Cơ quan thuế cấp mã mới thay thế cho hóa đơn đã lập. Sau đó, bên bán mới được phép lập hóa đơn thay thế và gửi cho bên mua.
Hóa đơn điện tử xuất sai mã số thuế nhưng chưa gửi cho người mua
3.2 Khi người bán đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua
Với các trường hợp bên bán phát hiện ra lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng hóa đơn đã được gửi cho người mua thì cần xử lý như sau:
- Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về thông tin mã số thuế.
- Bên bán phải lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
Nếu doanh nghiệp đang dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần lập và gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước để được cấp lại mã số mới cho hóa đơn. Sau đó, doanh nghiệp mới lập hóa đơn thay thế.
Hoá đơn điện tử xuất sai mã số thuế và đã gửi cho người mua
3.3 Khi cơ quan Thuế là bên phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử
- Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 05 trong Phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để bên bán có thể kiểm tra sai sót.
- Bên bán sẽ có thời gian là 02 ngày để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để gửi tới cơ quan thuế.
- Hai bên bán và mua cũng sẽ phải lập văn bản thỏa thuận lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Bên bán lập hóa đơn thay thế mới gửi cho bên mua theo đúng quy định pháp luật, đồng thời phải gửi lại dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế.
Lưu ý rằng:
- Cả bên bán và bên mua đều cần tiến hành điều chỉnh kê khai nếu hóa đơn đó đã được kê khai trước khi phát hiện lỗi sai.
- Trong trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng bên bán không thông báo với Cơ quan thuế thì Cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót để bên bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
Cơ quan thuế phát hiện lỗi sai mã số thuế
4. Cách xử lí hóa đơn điện tử xuất sai ngày
4.1 Khi hóa đơn có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
- Khi chưa giao cho người mua
Bước 1: Hủy hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập bị sai ngày tháng năm.
Bước 2: Lập hợp đồng điện tử mới, ký số, ký điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế rồi gửi cho người mua.
- Khi đã giao cho người mua
Bước 1: Người bán cần ngay lập tức thông báo vấn đề sai sót ngày tháng năm đến người mua.
Bước 2: Người bán thông báo đến cơ quan thuế. Trong trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
- Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại sai sót ngày tháng. Người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về vấn đề hủy hợp đồng điện tử có mã đã sai ngày tháng và lập hợp đồng điện tử mới thay thế, ký số, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã HĐĐT mới. Sau đó gửi cho người mua.
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế và bị sai ngày, tháng, năm
4.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
- Khi đã giao cho người mua
Bước 1: Nhanh chóng thông báo việc hóa đơn bị sai ngày tháng năm với người mua.
Bước 2: Việc lập hóa đơn mới thay thế là không cần thiết nếu dữ liệu của hóa đơn chưa gửi đến cơ quan thuế.
Bước 3: Người bán sẽ bắt buộc thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu của hóa đơn đã được gửi đi.
Lưu ý, trường hợp dữ liệu hóa đơn bị sai sót nhưng chưa gửi đến cơ quan thuế thì người bán sẽ không cần lập hóa đơn mới thay thế.
- Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót
Cơ quan quan thuế cũng phải thông báo cho người bán về việc tiến hành hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua, cùng với đó gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Khi chưa giao cho người mua
Người bán cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót và đã gửi cho cơ quan này.
Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế xuất sai ngày tháng
5. Hóa đơn điện tử xuất sai số tiền
5.1 Khi chưa gửi cho người mua
Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:
"Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế."
Người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:
- Bước 1: Người bán thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai
- Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”). Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
- Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
Hóa đơn điện tử xuất sai tiền khi chưa gửi người mua
5.2 Khi đã gửi cho người mua
Theo nội dung của điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn: "Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
- Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
- Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
- Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Hóa đơn điện tử xuất sai tiền khi đã gửi người mua
6. Hóa đơn điện tử xuất sai thuế suất
6.1 Hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất đã khai với cơ quan thuế, nhưng chưa gửi cho người mua, bên bán sẽ căn cứ vào điểm b khoản 2 điều 19 của nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất được tiến hành qua 2 bước:
- Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót. Sau đó cơ quan thuế sẽ xem xét và thực hiện hủy hóa đơn điện tử điện tử đó trên hệ thống.
- Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ rồi đem gửi cho người mua.
Hóa đơn điện tử xuất sai thuế suất khi chưa gửi người mua
6.2 Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất khi đã gửi cho người mua
- Bước 1: Người bán và người mua sẽ cùng nhau thỏa thuận về việc lập ra văn bản thỏa thuận hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất trước đấy.
- Bước 2: Khi đó, người bán và người mua sẽ ghi rõ sai sót (viết sai thuế suất). Khi đã thỏa thuận xong, người bán sẽ là người lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã viết sai thuế suất.
- Bước 3: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, trên hóa đơn phải có dòng chữ:”
Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”; “ký hiệu”; “gửi vào ngày…tháng…năm…” để phân biệt đâu là hóa đơn điện tử mới
6.3 Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất không có mã của cơ quan thuế
- Bước 1: Người bán và người mua sẽ cùng nhau thỏa thuận về việc lập ra văn bản thỏa thuận hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất trước đấy. Khi đó, người bán và người mua sẽ ghi rõ sai sót (viết sai thuế suất).
- Bước 2: Khi đã thỏa thuận xong, người bán sẽ là người lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã viết sai thuế suất.
- Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:” Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”; “ký hiệu”; “gửi vào ngày…tháng…năm…” để phân biệt đâu là hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh.
Hóa đơn điện tử xuất sai thuế suất không có mã của cơ quan thuế
7. Thông tin chung về giải pháp Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Haravan
Hiểu được những lo âu của doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử, Haravan đã hợp tác với đơn vị Hilo Invoice và cho ra mắt Giải pháp Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp ngay trên phần mềm Haravan.
Giải pháp này của Haravan rất tối ưu vì phù hợp, tương thích với các Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh trên các nền tảng gồm:
- Mạng xã hội & sàn TMĐT
- Website TMĐT
- Các cửa hàng truyền thống với thiết bị bán hàng
Doanh nghiệp có thể trực tiếp phát hành hóa đơn ngay trên Haravan với những thông tin sẵn có từ đơn hàng hoặc do người mua hàng cung cấp mà Không cần phải chuyển đổi tab giữa 2 phần mềm bán hàng và phát hành hóa đơn điện tử.
Một vài lợi ích mà giải pháp này đem lại cho khách hàng gồm:
- Đáp ứng đúng quy chuẩn theo Thông tư 78, Nghị định 123 của Cơ quan Thuế và được hỗ trợ gửi cơ quan thuế theo đúng quy định.
- Hỗ trợ 100% hồ sơ và quy trình Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến với cơ quan thuế.
- Miễn phí lên đến 10 mẫu hóa đơn có sẵn.
- Miễn phí thiết kế theo yêu cầu của nhà bán. Miễn phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng.
- Miễn phí khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Miễn phí chuyển đổi hóa đơn cũ sang hệ thống hóa đơn đáp ứng theo TT 78/2021/TT -BTC.
- Lưu trữ 10 năm toàn bộ dữ liệu hóa đơn tại trung tâm lưu trữ dữ liệu Hilo-Invoice Hỗ trợ và Tư vấn 24/7 thông qua hotline.
- Quản lý trạng thái hóa đơn điện tử ngay trên Haravan chính xác, hiệu quả.
Haravan đang có hỗ trợ đăng kí EARLY BIRDS cho doanh nghiệp (Thời gian từ 01 - 30/06/2023) TẠI ĐÂY .
Giải pháp Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp ngay trên phần mềm Haravan
8. Kết luận
Xuất sai hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Nhưng quan trọng hơn, khi đã có hiểu biết, kiến thức về hóa đơn điện tử viết sai, bạn có thể chủ động xử lí hóa đơn. Mong rằng những giải pháp trên hữu ích cho bạn khi xuất hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!