Hiện nay, SOP là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy SOP là gì? Hãy cùng tìm hiểu về định nghĩa SOP và tính ứng dụng quy trình SOP thông qua bài viết dưới đây nhé!
1. SOP là gì?
SOP là quy trình thao tác chuẩn được thực hiện để tránh sai sót xảy ra
SOP được viết tắt từ Standard operation procedure dịch ra có nghĩa là Quy trình thao tác chuẩn. SOP được định nghĩa là một hệ thống quy trình được tạo ra với mục đích hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Nếu được thực hiện theo đúng các bước trong quy trình sẽ giúp tránh khỏi các sai sót để có thể xảy ra, đặc biệt sẽ giúp cho nhân viên mới nhanh chóng quen với môi trường làm việc. Quy trình thao tác chuẩn SOP được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như y tế, hàng không, khách sạn, nhà hàng, giáo dục, công nghiệp và quân sự.
2. Vì sao nên sử dụng SOP ?
SOP cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh của mình
Quy trình thao tác chuẩn SOP cho phép các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh của họ và xác định được lĩnh vực cần cải thiện. Dưới đây là một số lý do tại sao nên sử dụng SOP trong doanh nghiệp:
SOP giúp tiết kiệm công sức, thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
SOP giúp xây dựng quy trình công việc được thực hiện một cách thuần thục
SOP giúp hạn chế lãng phí tài nguyên và các nguồn lực của doanh nghiệp.
SOP giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm/ dịch vụ ổn định và cải thiện năng suất làm việc.
Tuy nhiên, quy trình SOP sẽ áp dụng thất bại nếu nhân viên trong doanh nghiệp không tuân thủ theo nó. Do đó, các nhà quản lý nên trực tiếp giám sát để có thể đảm bảo được và duy trì đúng cách.
3. Phân loại quy trình thao tác chuẩn SOP
Mặc dù SOP được các doanh nghiệp tự do phát triển để phù hợp với mục tiêu và phù hợp với định dạng nhất nhưng hầu hết đều chọn một trong ba loại SOP dưới đây:
Các loại thuộc quy trình SOP
Định dạng SOP từng bước: Đối loại định dàng này chỉ cần tạo một danh sách đơn giản được đánh số hoặc gạch đầu dòng với các bước cần thực hiện khi hoàn thành một quy trình. Ngoài ra, định dạng này chỉ được sử dụng khi quy trình được đề cập đơn giản và có thể hoàn thành mà không gặp sự cố.
Định dạng SOP phân cấp: Đây là loại định dạng liên quan đến việc liệt kê các bước của quy trình cần được hoàn thành. Tuy nhiên loại định dạng này cung cấp các chi tiết bổ sung trong mỗi bước nếu thấy thật sự cần thiết. SOP theo từng bước sẽ liệt kê các bước 1,2,3 nhưng phân cấp sẽ bao gồm các bước 1a,1b,2a,2b,2c,3a,3b.
Định dạng SOP lưu đồ: Đây là loại định dạng được sử dụng để minh họa SOP khi có nhiều kết quả tại một số điểm nhất định trong suốt quá trình. Đối với những trường hợp này, kết quả các bước sẽ tác động đến nhóm cần tiếp cận từng bước tiếp theo.
4. Các thành phần trong SOP
Một số thành phần có trong SOP
Dưới đây là các thành phần cơ bản có trong SOP mà doanh nghiệp nên biết cụ thể là:
Trang tiêu đề: Liệt kê tiêu đề của quy trình, đối tượng dự định hướng tới. Trong đó tiêu đề sẽ đề cập vai trò cụ thể, bộ phận, nhóm hoặc cơ quan, số nhận dạng SOP của bộ phận và tên chữ ký của người đã chuẩn bị.
Mục lục: Có khả năng cung cấp và dễ dàng truy cập vào các phần khác nhau trong quy trình SOP lớn.
Danh sách từng bước của thủ tục: Bao gồm sự giải thích về mục tiêu, vai trò, trách nhiệm của nhiệm vụ và các quy định về thuật ngữ, mô tả những việc cần làm để hoàn thành từng bước và thảo luận các quyết định cần được đưa ra.
5. Làm thế nào để xây dựng được quy trình thao tác chuẩn SOP?
Một quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP hiệu quả cần phải giải thích rõ ràng các bước thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ nào đó. Ngoài ra, có thể giúp cho nhân viên thấy được những rủi ro xảy ra khi thực hiện quy trình. Để khai thác tối đa lợi ích từ quy trình SOP, doanh nghiệp nên lập danh sách tất cả các quy trình kinh doanh. Đồng thời, các nhà quản lý nên thảo luận về trách nhiệm, công việc của nhân viên để đảm bảo tất cả nằm trong tầm kiểm soát. Dưới đây là các bước hướng dẫn xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP mà bạn có thể tham khảo:
Các bước để xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP
Bước 1: Xác định mục tiêu: Đầu tiên, bạn cần phải xác định mục tiêu của nhiệm vụ và lý do tại sao nên sử dụng quy trình chuẩn SOP.
Bước 2: Xác định hình dạng SOP: Sau đó, doanh nghiệp cần phải xác định loại SOP nào muốn sử dụng. Bởi vì một tổ chức sẽ có một mẫu SOP trước được cung cấp.
Bước 3: Xác định các yếu tố phụ thuộc trong SOP để kết chúng trong SOP mới. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thêm quy trình vận hành tiêu chuẩn mới vào một quy trình hiện có. Tiếp theo, xác định đối tượng hướng tới để có thể viết SOP phù hợp.
6. Hướng dẫn vận hành quy trình chuẩn SOP
Dưới đây là hướng dẫn vận hành quy trình chuẩn SOP cho doanh nghiệp dành cho cấp quản lý và nhân viên cụ thể như sau:
Hướng dẫn vận hành quy trình chuẩn SOP
6.1. Đối với cấp quản lý
Người quản lý sẽ là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình, mục tiêu SOP cho nhân viên. Do đó, họ cần phải nắm rõ các công việc, kiểm soát chặt chẽ công việc, kịp thời phát hiện và xử lý sai sót trong quá trình thực hiện SOP. Lưu ý, nhà quản lý cần phải lắng nghe ý kiến của nhân viên về vấn đề phát sinh hoặc chưa phù hợp để không ngừng cải tiến và hoàn thiện quy trình tiêu chuẩn SOP cho doanh nghiệp.
6.2. Đối với cấp nhân viên
Trong quy trình tiêu chuẩn SOP, nhân viên sẽ là đối tượng làm việc và chịu trách nhiệm tuân theo các quy trình SOP theo sự hướng dẫn của cấp trên. Do đó, nhân viên phải có ý thức tự giác hoàn thành tốt những công việc được giao và không được làm sai nhiệm vụ của mình. Nhân viên hoàn toàn có thể đóng góp và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ để công việc có thể hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, nhân viên không phải là người thiết lập quy trình SOP nên không thể tự ý tạo hoặc thay đổi quy trình hiện có. Đồng thời, mọi thay đổi phải xin ý kiến, đề xuất và sự đồng ý từ cấp trên trước khi thực hiện.
7. Kết luận
Như vậy, thông qua bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về định nghĩa SOP là gì và tính ứng dụng của quy trình tiêu chuẩn trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích và giúp bạn có thể hiểu hơn về SOP trong doanh nghiệp nhé!
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!
Có thể bạn quan tâm:
TẶNG 10 TEMPLATE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL NHANH CHÓNG VÀ HIỆU QUẢ CHO CHỦ SHOP
Bài viết liên quan:
8 - 360
- Bí quyết hái ra tiền dành cho chủ cửa hàng bán lẻ
- Chiến lược bán hàng là gì? Các chiến lược bán hàng hiệu quả nhất hiện nay
- Phần mềm POS là gì? Lợi ích tuyệt vời của phần mềm POS đối với doanh nghiệp
- POS là gì? Tất tần tật kiến thức về POS có thể bạn chưa biết?
- Template là gì? Gợi ý các template website đẹp, chuẩn SEO
- Source code là gì? Tất tần tật những điều bạn cần biết về source code
- SKU là gì? Hướng dẫn chi tiết cách đặt mã SKU sản phẩm
- Bán hàng trực tiếp là gì? Xây dựng chiến lược bứt phá doanh số 2024
- Phố Hàng Mã bán gì? Sức hút biến hóa “mê hoặc lòng người” quanh năm
- Kinh doanh đồ điện tử online: Thách thức và cơ hội cho doanh nghiệp
- Thủ thuật bán hàng là gì? Khám phá 10 thủ thuật bán hàng độc nhất vô nhị
- Hướng dẫn chi tiết cách làm web bán hàng nhanh chóng và đơn giản
- Thông tin về CSS và những lưu ý khi ứng dụng CSS vào công việc
- Mascot là gì - Giải mã sức hút của linh vật quảng cáo trong Marketing
- Homestay là gì - Khám phá bản sắc và ý nghĩa trong lĩnh vực kinh doanh
- FYP là gì và bí quyết tối ưu hóa lên xu hướng trên TikTok?
- Infographic là gì và công thức thiết kế nên sự trực quan hóa ấn tượng
- Mô hình Canvas là gì: Từ cơ bản đến linh hoạt trong chiến lược kinh doanh
- Boutique là gì? Tinh hoa sáng tạo trong từng lĩnh vực khác nhau
- Backup là gì mà được mệnh danh “lá chắn vàng cho dữ liệu số”
- Quản lý thời gian là gì: Kỹ năng tối ưu hóa hiệu suất mọi thời đại
- Tìm hiểu typography là gì: Bí quyết tạo nên tuyệt tác từ chữ viết
- Công ty quản lý quỹ là gì và vai trò trong thị trường đầu tư biến động
- Quản lý công là gì và vai trò trong ngành công nghiệp hiện đại 4.0
- Website doanh nghiệp là gì? Kiến thức để xây dựng website doanh nghiệp xịn
- Giao tiếp là gì? 07 bước để chinh phục kỹ năng giao tiếp
- Founder là gì? Cách phân biệt các khái niệm Founder, Co - founder, CEO
- Khái niệm hàng hóa là gì? Các thuộc tính cơ bản của hàng hóa
- Celeb là gì? Lợi ích và cách sử dụng celeb hiệu quả trong marketing
- CPA là gì trong marketing? Bí kíp kiếm thêm thu nhập ai cũng nên biết
- Blockchain là gì? Cách thức hoạt động của công nghệ blockchain
- Văn hóa là gì? Phân loại, đặc trưng và ý nghĩa của văn hóa
- Quản trị kinh doanh là gì? Chuyên môn và triển vọng ngành nghề cần nắm
- HTML là gì? Tổng hợp kiến thức chi tiết để bắt đầu với lập trình web
- Brief là gì? Khởi đầu vững chắc cho chiến lược Marketing thành công
- Gen Z và đặc trưng tính cách của thế hệ gen Z
- Khám phá F&B là gì và những chiến thuật kinh doanh độc đáo trong ngành
- Tìm hiểu CPI là gì: Ý nghĩa và ứng dụng thực tiễn trong nền kinh tế
- Countdown là gì? Giải mã sức hút trải nghiệm được mong chờ nhất năm
- CEO là gì? Chức năng và trách nhiệm của CEO trong doanh nghiệp
- Theme là gì? Hướng dẫn cài đặt Theme cho website Wordpress
- Vận chuyển Standard Express là gì? Cách để tra cứu mã đơn vận chuyển
- Mã OTP của Viettel là gì? Hướng dẫn cách để mã OTP Viettel nhanh chóng
- Làm thế nào để phân bổ doanh thu chưa thực hiện một cách hợp lý?
- Phí thu hộ là gì? Những thông tin cơ bản về phí thu hộ
- Bạn đã biết Tiki xu là gì và cách sử dụng xu của Tiki hiệu quả chưa?
- Chỉ số ROA là gì? Tìm hiểu ý nghĩa và cách xác định nhanh chỉ số ROA
- Top 10 lưu ý khi thu hồi công nợ chuẩn và hiệu quả cho doanh nghiệp
- Bạn đã biết hot deal là gì và bí quyết xây dựng hot deal hấp dẫn?
- Kinh nghiệm học dịch tiếng Trung sang tiếng Việt hiệu quả để nhập hàng
