Hóa đơn bán lẻ là gì? Cách ghi hóa đơn bán lẻ đơn giản và chính xác nhất

Hóa đơn bán lẻ được sử dụng rất nhiều ở mọi ngành hàng và không còn quá xa lạ với các chủ kinh doanh và người mua. Hóa đơn bán lẻ được hiểu đơn giản là chứng từ giúp chủ doanh nghiệp quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên, hóa đơn bán lẻ còn là một trong những loại chứng từ bắt buộc có trong hoạt động kinh doanh. Vậy hóa đơn bán lẻ là gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin về hóa đơn bán lẻ và cách ghi hóa đơn bán lẻ một cách chính xác nhất.

1. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán sẽ xuất cho người mua

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn mà chủ kinh doanh sẽ xuất cho người mua khi giá trị đơn hàng trên 200,000 VNĐ. Thông thường, hóa đơn bán lẻ sẽ được lập 2 bản, 1 bản cho người bán và 1 bản cho người mua để đối chiếu khi có sự cố xảy ra. Mục đích chính của hóa đơn bán lẻ đó là thể hiện được nội dung của việc mua bán như tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải trả, ngày mua bán.

Hóa đơn bán lẻ sẽ giúp chứng minh được sự thỏa thuận mua bán giữa hai bên. Nếu có xảy ra bất kỳ tranh chấp, hóa đơn bán lẻ sẽ là bằng chứng khẳng định được hoạt động mua bán của 2 bên.

2. Các đối tượng sử dụng hóa đơn bán lẻ

Theo quy định tại điều số 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, các đối tượng được sử dụng hóa đơn bán lẻ bao gồm:

Những đối tượng được sử dụng như các hộ kinh doanh cá nhân

Các đối tượng chính được cấp hóa đơn bán lẻ bao gồm: những tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, các đối tượng này có phát sinh các hoạt động mua bán, cung ứng dịch vụ và cần phải có hóa đơn bán lẻ để giao cho khách hàng.

Các đối tượng không phải là DN hay hộ cá nhân: những đối tượng không đăng ký kinh doanh nhưng thực hiện việc mua bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Hoặc các đối tượng thuộc trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không kê khai, nộp thuế GTGT thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.

3. Các loại hóa đơn bán lẻ

Hiện nay có 3 loại hóa đơn bán lẻ đang được lưu hành trên thị trường. Với mỗi loại hóa đơn sẽ phù hợp với từng đối tượng và mục đích kinh doanh nhất định.

3.1 Hóa đơn bán lẻ 1 liên

Hóa đơn bán lẻ 1 liên sẽ chỉ có 1 liên duy nhất và chỉ được giao cho người mua với mục đích tạo sự minh bạch trong mua bán. Loại hóa đơn này thường được các chủ cơ sở kinh doanh in thành quyển và dễ dàng xé ra khi bán hàng. Tùy vào nhu cầu của chủ kinh doanh có thể lựa chọn khổ giấy phù hợp.

Có 3 loại hóa đơn bán lẻ được sử dụng nhiều nhất

3.2 Hóa đơn bán lẻ 2 liên

Hóa đơn bán lẻ 2 liên là loại gồm 2 liên với 2 màu sắc khác nhau. Khi viết hóa đơn, liên 1 sẽ được giao cho khách hàng và liên 2 sẽ do chủ cửa hàng giữ. Liên 2 chính là bản sao của liên 1 và được dùng để đối chiếu và lưu trữ với việc xuất hàng hóa khi có sự cố xảy ra.

Hóa đơn bán lẻ 2 liên sẽ được dùng ở các doanh nghiệp hoặc cửa hàng kinh doanh có bảo hành, chính sách đổi trả rõ ràng. Hóa đơn sẽ được đánh dấu rõ ràng và giống nhau để việc đối chiếu thông tin được dễ dàng hơn.

3.3 Hóa đơn bán lẻ 3 liên

Hóa đơn bán lẻ liên 3 là loại hóa đơn có liên 2 và liên 3 là bản sao lưu trữ của liên 1. Mục đích sử dụng hóa đơn này để lưu trữ việc mua bán khi có thêm đơn vị trung gian xuất hiện hiện như đơn vị vận chuyển, bán hàng qua mạng,...

Thực tế, hóa đơn bán lẻ không có nhiều giá trị về mặt pháp lý hay thuế. Nhưng nó đóng vai trò quan trọng giúp chứng minh được giao dịch đã diễn ra giữa hai bên và là bằng chứng khi có trường hợp tranh chấp xảy ra.

4. Vì sao người bán hàng cần phải có hóa đơn bán lẻ?

Hóa đơn bán lẻ chỉ được sử dụng trong nội bộ tại đơn vị mua bán mà không cần kê khai khấu trừ thuế. Chính vì vậy, về mặt thuế và pháp lý thì hóa đơn bán lẻ có giá trị khá thấp. Tuy nhiên, người bán hàng vẫn cần phải có hóa đơn bán lẻ bởi vì chúng đóng vai trò quan trọng giữa bên mua và bên bán:

Người bán hàng cần hóa đơn bán lẻ để có thể lưu trữ và quản lý hàng hóa

• Hóa đơn bán lẻ là chứng từ có thể chứng minh được quá trình giao dịch mua và bán giữa đơn vị kinh doanh và khách hàng trong trường hợp hai bên có mâu thuẫn.
• Hóa đơn bán lẻ giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp quản lý được sản phẩm, dịch vụ trong quá trình mua bán. Do đó, chủ kinh doanh sẽ tránh được tình trạng thất thoát sản phẩm với nhiều lý do khác nhau.
• Hóa đơn bán lẻ giúp quá trình lưu trữ dễ dàng, đối chiếu thông tin trong tương lai với các hoạt động phát sinh như bảo hành sản phẩm cho khách hàng.

5. Cách ghi hóa đơn bán lẻ đơn giản và chính xác nhất

Dưới đây là cách ghi và xuất hóa đơn bán lẻ theo mẫu mới nhất một cách chính xác và đơn giản:

Cách ghi hóa đơn bán lẻ theo mẫu mới nhất 2022

• Thể hiện được các thông tin của đơn vị bán hàng hoặc nơi cung cấp dịch vụ ( có thể có logo hoặc không).
• Ghi rõ ràng, chính xác họ và tên, địa chỉ của người mua hàng.
• Ghi đầy đủ tên mặt hàng và dịch vụ. Nếu không thể viết hết các dòng hóa đơn, người viết cần gạch chéo các dòng còn trống.
• Đơn vị tính cần được ghi cụ thể và thực tế như cái, chiếc, kg.
• Ghi số lượng hàng hóa bán ra thực tế.
• Viết giá bán thực tế không có thuế GTGT.
• Ghi tổng giá trị số lượng đơn giá cho mục thành tiền.
• Ghi tổng giá trị hàng hóa bên trên bằng cả số và chữ.
• Ghi ngày, tháng, năm bán hàng hóa và dịch vụ cụ thể chi tiết.

6. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ

Dưới đây là một vài câu hỏi thường gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn bán lẻ mà bạn nên biết:

Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ mà bạn nên biết

Hóa đơn bán lẻ không có giá trị về mặt pháp lý

Nhiều người thường thắc mắc đó là không biết hóa đơn bán lẻ có giá trị về mặt pháp lý hay không. Tuy nhiên câu trả lời là KHÔNG. Hóa đơn bán lẻ được biết đến là loại hóa đơn người bán xuất cho người mua khi mua bán hàng hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn bán lẻ sẽ không có giá trị nhiều về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý.

Sự khác biệt giữa hóa đơn bán lẻ và hóa đơn không thuế

Hóa đơn bán lẻ không được xem là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế. Trong khi đó, hóa đơn không thuế là hóa đơn bán hàng thông thường hay còn được gọi là hóa đơn trực tiếp. Loại hóa đơn không thuế là hóa đơn đỏ nhưng không có VAT. Theo quy định, hóa đơn không thuế không cần phải kê khai thuế nhưng sẽ được thể hiện trong bảng tính của kế toán và được xem là chi phí hợp lý khi xác định doanh thu.

Kết luận

Bài viết trên đã giúp các chủ kinh doanh giải đáp thắc mắc câu hỏi về hóa đơn bán lẻ. Đồng thời, phân biệt được các loại hóa đơn bán lẻ để phù hợp với mục đích nhu cầu sử dụng. Hy vọng bài viết này có ích cho bạn để ghi hóa đơn một cách đơn giản và tránh sai sót nhất.

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
• Các mô hình doanh thu bán hàng phổ biến nhất hiện nay
• Các loại dữ liệu nếu biết cách tối ưu sẽ gia tăng x2 lợi nhuận