Hạn mức tồn kho là gì? Cách xác định hạn mức tồn kho chính xác

03/11/2022
MKT Nguyệt

TẢI NGAY EBOOK: Kinh nghiệm Livestream Facebook nghìn đơn

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động rất cần thiết đối với các doanh nghiệp, đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra và cập nhật số lượng hàng tồn kho. Hạn mức tồn kho quá nhiều hay quá ít cũng sẽ gây tác động và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xác định hạn mức tồn kho an toàn? Hãy cùng khám phá ở bài viết này nhé!

1. Tổng quan về hạn mức tồn kho:

1.1 Hạn mức tồn kho là gì?

Hạn mức tồn kho rất quan trọng với doanh nghiệp

Hạn mức tồn kho được hiểu đơn giản là mức tồn kho an toàn đối với mỗi mặt hàng, bao gồm 2 thuật ngữ là hạn mức tồn kho tối thiểu và hạn mức tồn kho tối đa.

Hạn mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa ít nhất phải có trong kho để đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm, luôn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu nguy cơ hết hàng.
Hạn mức tồn kho tối đa là số lượng hàng hóa nhiều nhất có thể lưu trữ tại kho để giảm thiểu những rủi ro về tài chính khi nhập hàng nhiều nhưng không tiêu thu được.

1.2 Ý nghĩa việc quản lý hạn mức tồn kho:

Khi xác định hạn mức tồn kho, biết được trong kho còn bao nhiêu loại sản phẩm, mỗi sản phẩm còn số lượng thế nào sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định hơn. Bên cạnh đó, một số ý nghĩa to lớn mà quản lý hạn mức tồn kho mang lại như sau:

Đảm bảo luôn có sẵn sản phẩm trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, tránh gây mất thiện cảm khi khách đã đặt đơn nhưng lại nhận tin rằng không còn hàng. Bên cạnh đó giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt hơn, luôn cung cấp những sản phẩm chất lượng ra thị trường và không phải hạ giá sản phẩm khi hàng bị tồn quá nhiều.
Ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn vì thiếu nguyên liệu. Ngoài ra quy trình sản xuất cũng được hoạt động bình thường, không cần phải tăng tốc khi thiếu hàng hay không phải dừng sản xuất vì hàng tồn còn quá nhiều.

Ý nghĩa của quản lý hạn mức tồn kho

Dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho để có kế hoạch điều chuyển sản phẩm giữa các kho, nhập thêm sản phẩm từ nhà cung cấp hay lọc ra những sản phẩm tồn kho còn nhiều hơn với hạn mức để thanh lý bớt, giảm thiểu rủi ro về tài chính.

2. Tại sao phải xác định hạn mức tồn kho tối thiểu và hạn mức tồn kho tối đa?

Vậy tại sao phải xác định hạn mức tồn kho? Để đảm bảo doanh nghiệp được duy trì và hoạt động ổn định, tránh trình trạng nhập hàng quá nhiều, nhập nhiều hơn nhu cầu hoặc tình trạng thiếu hàng dẫn đến giảm doanh thu.
Mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa sẽ có sự khác nhau đối với từng mặt hàng, từng thời điểm và cần được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định.
Khi xác định được hạn mức tồn kho, nắm được những mặt hàng bán chạy, những mặt hàng tiêu thụ chậm hoặc hết nhu cầu, số lượng còn lại đối với từng mặt hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định hơn, từ đó giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh hơn.

3. Các yếu tố xác định hạn mức tồn kho hợp lý:

Để xác định hạn mức tồn kho hợp lý, chủ doanh nghiệp có thể lưu ý những yếu tố như sau:

Tình hình nhu cầu: đây là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để xác định được hạn mức tồn kho hợp lý. Nhu cầu ở đây là nhu cầu của khách hàng đối với từng sản phẩm, số lượng hàng bán ra và số lượng còn trong kho đối với từng sản phẩm. Bạn cần phân tích và đánh giá về nhu cầu của thị trường từ đó xem xét lại kế hoạch kinh doanh của mình có phù hợp hay chưa. Ngoài ra khi xác định số lượng hàng tồn kho bạn cũng cần tính toán thêm nhiều yếu tố khác nữa như giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển, hao hụt, lưu kho, chi phí tồn kho,…
Đối tác cung ứng: theo dõi và đánh giá khả năng cung ứng sản phẩm cũng như thời gian sản xuất của nhà cung cấp để có kế hoạch nhập hàng và dự trữ hàng phù hợp. Tránh tình trạng không dự đoán được khả năng cung ứng của đối tác, thời gian đợi hàng quá lâu, không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, dẫn tới tình trạng ít đơn hàng hoặc bị hủy đơn vì phải đợi quá lâu.

Các yếu tố xác định hạn mức tồn kho

Lượng đặt hàng: có 2 mô hình để doanh nghiệp lựa chọn khi nhập hàng đó là POQ và EOQ. Mô hình POQ là mô hình áp dụng khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. Trong khi đó mô hình EOQ là mô hình doanh nghiệp cần phải tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.
Thời điểm đặt hàng: thời điểm đặt và nhận hàng cũng rất quan trọng khi xác định hàng tồn kho. Bạn cần xác định được thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về kho là bao lâu, bên cạnh đó cần dự đoán thêm thời gian nếu có rủi ro xảy ra để không bị động và chủ động dự trữ được hàng hóa trong thời gian chờ đợi, không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu: nhu cầu của khách hàng thường xuyên thay đổi do đó đòi hỏi từ nhà sản xuất cũng phải thay đổi để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Vậy nên doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu/thừa nguyên liệu nếu đặt hàng không đúng thời điểm.

4. Giải pháp quản lý kho và tồn kho hiệu quả nhất cho nhà bán lẻ với Haravan:

Sau khi đã xác định được hạn mức tồn kho phù hợp với từng loại sản phẩm, tiếp theo bạn cần biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, khi này phần mềm quản lý kho hàng hóa của Haravan sẽ giúp bạn nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá. Tất cả quy trình quản lý hàng tồn kho được quản lý trên một phần mềm duy nhất.

Phần mềm quản lý kho hàng hóa Haravan

Kiểm soát chính xác số lượng tồn kho: Đưa toàn bộ dữ liệu thông tin sản phẩm lên kho online Haravan thật dễ dàng và Quản lý số lượng, mã hàng, biến thể sản phẩm… chi tiết, chính xác tại từng kho hàng.
Tự động cập nhật tồn kho: Mỗi đơn hàng phát sinh phần mềm quản lý kho Haravan sẽ tự động trừ và cập nhật tồn kho giúp chủ shop cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý, hiệu quả giữa các kênh bán và kho hàng
Quản lý điều chuyển hàng hóa giữa nhiều kho: Dễ dàng điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng đảm bảo không bị thiếu hàng hoặc thừa hàng, giúp linh hoạt phân bổ hàng hóa cũng như đáp ứng nhanh, kịp thời nhu cầu mua hàng.
Ra quyết định nhập hàng nhanh chóng: Giúp bạn nắm bắt nhu cầu mua - bán, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết, mặt hàng bán chạy để ra quyết định nhập hàng nhanh chóng, cân đối và tránh thiếu hụt
Thanh toán, công nợ nhà cung cấp: Theo dõi được khoản nợ phải thu và khoản nợ phải trả với Nhà cung cấp trong khoản thời gian nhất định.
Quy trình Đặt hàng - Nhập kho chuyên nghiệp: Quản lý kế hoạch đặt hàng từ nhà cung cấp và linh hoạt nhập hàng về từng kho, bộ phận thu mua sẽ lên danh sách sản phẩm cần nhập giá cả, số lượng và quản lý tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
Quản lý tồn kho hiệu quả với bộ 5 báo cáo chuẩn: 5 báo cáo về Tồn kho, Điều chỉnh sản phẩm, Điều chuyển kho, Theo dõi lượng hàng hoá mua vào bán ra ở các kho và Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết theo biến thể sản phẩm giúp bạn hiểu rõ tình trạng hàng hóa trong kho từ đó đưa ra kế hoạch cung cứng phù hợp, gia tăng hiệu quả kinh doanh.
Thúc đẩy tăng trưởng hơn: Việc quản lý hàng tồn kho thường xuyên, nắm bắt các số liệu tồn kho cũng như báo cáo kinh doanh giúp bạn biết được đâu là những mặt hàng đang bán chạy để có kế hoạch nhập thêm kịp thời. Đối với những mặt hàng đang ế và còn tồn đọng nhiều trong kho nhiều, bạn có thể kịp thời đưa ra những chính sách giảm giá, khuyến mãi hợp lý

5. Kết luận:

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào khi kinh doanh cũng cần xác định hạn mức tồn kho để có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp quy trình vận hành được tối ưu từ đó giúp doanh nghiệp tăng doanh thu vượt trội. Bên cạnh đó một phần mềm quản lý quản lý bán hàng sẽ là lựa chọn hoàn hảo dành cho mọi nhà kinh doanh!

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.
Một số tính năng nổi bật của Haravan Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Haravan Omnichannel? Khám phá ngay: