Đối chiếu công nợ là một hoạt động rất quan trọng trong kinh doanh mà tất cả công ty/doanh nghiệp không được phép bỏ qua. Nguyên nhân là bởi hoạt động này có mối liên hệ trực tiếp đến những hoạt động kê khai và nộp thuế cho cơ quan nhà nước. Nếu bạn mới mở công ty/doanh nghiệp thì hãy dành thời gian để tìm hiểu đối chiếu công nợ là gì.
1. Công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với mỗi công ty và doanh nghiệp
Với những người làm việc trong ngành kế toán, công nợ là một thuật ngữ vô cùng quen thuộc. Trong tiếng Anh, công nợ được diễn tả bằng những từ ngữ như: dept, entire, indebtedness, wages, mortgage,... Nhưng phổ biến hơn cả vẫn là từ dept bởi dễ nhớ và dễ đọc.
Nếu bạn mua sản phẩm/dịch vụ nào đó hay thanh toán cho cá nhân/tổ chức nhưng lại chưa thể trả ngay tiền, số tiền này vẫn còn nợ đến kỳ kinh doanh sau thì đấy chính là công nợ. Người phụ trách việc theo dõi công nợ của mỗi doanh nghiệp sẽ đảm nhận vị trí kế toán công nợ.
Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả, trong đó:
Công nợ phải thu đề cập đến những khoản tiền bán sản phẩm, doanh thu đạt được từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng lại chưa thu được toàn bộ số tiền và những khoản đầu tư tài chính.
Công nợ phải trả là toàn bộ những khoản công ty/doanh nghiệp phải trả cho cung cấp sản phẩm/dịch vụ/thiết bị/vật tư/… vì chưa trả ngay thời điểm diễn ra giao dịch mua bán.
2. Đối chiếu công nợ là gì?
Trong kinh doanh, một trong những vấn đề được công ty/doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đó chính là đối chiếu công nợ. Vậy bạn đã biết khái niệm đối chiếu công nợ là gì hay chưa?
Đối chiếu công nợ là cụm từ dùng để mô tả về việc so sánh những khoản nợ của công ty/doanh nghiệp dựa trên sổ sách với những số liệu trên hợp đồng và thực tiễn thi thực hiện giao dịch. Trong quá trình đối chiếu, công ty hoặc doanh nghiệp cần thu thập những chứng cứ có xác nhận của những bên liên quan để chứng minh những số liệu trên sổ sách là đúng với thực tế.
Đối chiếu công nợ giúp doanh nghiệp biết mình phải thanh toán và thu nợ những khoản nào
3. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Trong quá trình đối chiếu công nợ, bạn bắt buộc phải sử dụng đến biên bản đối chiếu công nợ. Giải thích một cách đơn giản, biên bản đối chiếu công nợ chính là văn bản được tạo ra nhằm làm căn cứ để kiểm tra và xác nhận tình trạng thanh toán của bên mua hàng hoặc bán hàng.
Với sự trợ giúp của biên bản đối chiếu công nợ, công ty/doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt chính xác những khoản nợ trong kỳ hạn kế toán và phân loại những nhóm công nợ. Qua đó, đề xuất những biện pháp xử lý công nợ hiệu quả dựa theo quy định của pháp luật.
4. Vì sao bạn cần lập mẫu đối chiếu công nợ với khách hàng?
Sở dĩ công ty/doanh nghiệp phải lập biên bản đối chiếu công nợ bởi đây là một loại chứng từ vô cùng quan trọng dùng trong thanh toán và quyết toán những khoản thuế phải nộp cho Nhà nước. Bên cạnh đó, biên bản đối chiếu công nợ còn đóng vai trò là:
Căn cứ giúp kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng giữa khách hàng và nhà cung cấp, nhất là những hóa đơn có trị giá >20 triệu đồng để xem xét những bên liên quan có đang thực hiện theo đúng thỏa thuận, quy định hay không.
Căn cứ hỗ trợ kế toán tổng hợp và kiểm soát về tình trạng thanh toán những khoản nợ của công ty/doanh nghiệp với những khoản thu còn lại của khách hàng xem họ có đang tuân thủ đúng nội dung trong hợp đồng hay không. Đồng thời, xác nhận số nợ còn lại đã khớp với số liệu trong sổ sách hay chưa.
Trong quá tình đối chiếu thì doanh nghiệp cần lập biên bản đối chiếu công nợ chi tiết
5. Một số nguyên nhân khiến khách hàng không chịu đối chiếu công nợ
Hoạt động đối chiếu công nợ của công ty/doanh nghiệp không phải lúc nào cũng diễn ra một cách suôn sẻ. Nếu khách hàng không chịu hợp tác thì hoạt động này sẽ bị gián đoạn. Tình trạng khách hàng từ chối đối chiếu công nợ có thể bắt nguồn từ nguyên nhân:
Công ty/doanh nghiệp vẫn đang bị tranh chấp trong giải quyết thu hồi nợ.
Công ty/doanh nghiệp không thường xuyên thúc giục khách hàng của mình đối chiếu công nợ.
Công ty/doanh nghiệp đã gửi đối chiếu công nợ nhưng khách hàng lại không phản hồi và công ty/doanh nghiệp vẫn bỏ qua, không lưu tâm.
Khách hàng của công ty/doanh nghiệp hết khả năng thanh toán nợ.
Khách hàng cố tình chiếm dụng vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh vì không phải trả lãi.
6. Cách xử trí dành cho kế toán khi khách hàng không đối chiếu công nợ
Đối với trường hợp khách hàng không hợp tác trong việc đối chiếu công nợ, kế toán của công ty/doanh nghiệp cần triển khai ngay những việc sau đây:
Đảm bảo có thứ 3 - đơn vị chuyển phát chứng nhận rằng đã giao xác nhận nợ cho khách hàng.
Làm công văn nhắc nợ lần thứ nhất nếu khách hàng không phản hồi.
Gọi điện thúc giục kế toán trưởng và giám đốc tài chính bên phía của khách hàng.
Kế toán phải biết cách xử lý hiệu quả khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ
Làm công văn nhắc nợ lần thứ hai và giao cho nhân viên phụ trách thu nợ của công ty/doanh nghiệp gửi đi.
Nhờ sự can thiệp của những công ty thu nợ chuyên nghiệp và cơ quan chức năng có thẩm quyền nếu khách hàng vẫn tiếp tục không có động thái nào.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để khởi kiện nếu sau 1 tháng sử dụng cách trên mà vẫn không thu về hiệu quả.
7. Quy định pháp lý về mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Tùy vào tình hình thực tế của mỗi công ty/doanh nghiệp mà mẫu biên bản đối chiếu công nợ sẽ có một vài điểm khác nhau. Nhưng tất cả đều phải đảm bảo đầy đủ những nội dung quan trọng sau đây:
Tên dùng trong giao dịch của công ty/doanh nghiệp.
Số biên bản đối chiếu của công ty/doanh nghiệp.
Địa điểm và thời gian tiến hành đối chiếu công nợ.
Những căn cứ và chứng từ lập biên bản công nợ.
Thông tin chi tiết về 2 bên mua và bán.
Thông tin chi tiết về số liệu công nợ.
Kết luận cuối cùng về công nợ của công ty/doanh nghiệp.
Đại diện 2 bên mua - bán ký tên và đóng dấu xác nhận công nợ. Người ký thay buộc phải có đủ giấy ủy quyền hợp pháp của công ty/doanh nghiệp thì biên bản mới chính thức có hiệu lực thực thi.
Hoạt động đối chiếu công nợ phải được diễn ra trên tình thân tự nguyện giữa các bên
8. Tham khảo mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2023
Nếu bạn đang thắc mắc mẫu biên bản đối chiếu công nợ được trình bày như thế nào thì hãy để bài viết bật mí với bạn. Dưới đây chính là hình ảnh mô tả biên bản dùng trong hoạt động đối chiếu công nợ mới nhất năm 2023. Bạn hãy lưu lại ngay để không gặp khó khăn khi lập biên bản này nhé!
Kế toán cần thường xuyên cập nhập mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới để không lập sai
9. Những nguyên tắc đối chiếu công nợ bạn cần nhớ nằm lòng
Vậy là bài viết đã vừa giúp bạn giải đáp đối chiếu công nợ là gì cũng như vai trò của mẫu đối chiếu công nợ. Trong phần tiếp theo, mời bạn khám phá về những nguyên tắc đối chiếu công nợ mà bạn cần tuân thủ.
Đáp ứng đầy đủ những điều kiện theo quy định của pháp luật về chủ để đối chiếu công nợ.
Nội dung đối chiếu công nợ tuyệt đối không được trái với những giá trị đạo đức xã hội cũng như quy định của pháp luật.
Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên phải dựa trên tinh thần: tự nguyện - công bằng - tôn trọng lẫn nhau,
Toàn bộ quá trình đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là biên bản đối chiếu công nợ,
10. Hướng dẫn chi tiết về quy trình đối chiếu công nợ đúng chuẩn
Tuy là 2 loại công nợ khác nhau nhưng quy trình đối chiếu công nợ của cả 2 loại này vẫn có sự tương đồng. Mời bạn tham khảo hướng dẫn chi tiết từng bước đã được bài viết tổng hợp bên dưới.
Chi tiết quy trình đối chiếu công nợ phải thu
Bước 1: In Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ/sổ chi tiết công nợ phải thu để gửi cho khách hàng đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu.
Bước 2: Chỉnh sửa lại thông tin trong 2 loại chứng từ trên (nếu có) để đúng với thực tế.
Bước 3: Lưu trữ Biên bản đối chiếu công nợ đã có xác nhận của khách hàng nhằm phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Mỗi doanh nghiệp đều thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu và công nợ phải trả
Quy trình đối chiếu công nợ phải trả từ A - Z
Bước 1: In Biên bản đối chiếu công nợ và Sổ chi tiết công nợ phải trả để gửi cho nhà cung cấp đối chiếu, xác nhận công nợ phải trả.
Bước 2: Chỉnh sửa lại thông tin trong 2 loại chứng từ trên (nếu có) để đúng với thực tế.
Bước 3: Lưu trữ biên bản đối chiếu công nợ đã có xác nhận rõ ràng từ phía nhà cung cấp nhằm phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
11. Bạn cần lưu ý những gì khi lập bảng đối chiếu công nợ cho công ty?
Với những người còn “non” kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thì sẽ rất dễ mắc những lỗi sai khi lập biên bản đối chiếu công nợ, nhất là vào thời điểm cuối năm “công việc bù đầu”. Để tránh những sai sót không đáng có, kế toán công nợ hãy lưu ý những điểm sau:
Gửi thư thư xác nhận cho khách nhưng tỷ lệ khách phản hồi rất thấp sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát, sai sót trong hoạt động quản lý công nợ. Do đó, cần thường xuyên nhắc nhở và thúc giục khách hàng.
Phải tiến hành đối chiếu công nợ đầy đủ và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch được phát hiện trong quá trình đối chiếu.
Chỉ tiến hành đối chiếu khi phía khách hàng có đối tượng hay chủ thể rõ ràng tham gia đối chiếu công nợ.
Đối chiếu công nợ cần được theo dõi sát sao để tránh những thất thoát và sai sót không đáng có
12. Kết luận
Hy vọng với những thông tin có trong bài viết này, bạn đã biết rõ đối chiếu công nợ là gì cũng như nguyên tắc và quy trình đối chiếu công nợ. Nhờ vậy, công việc kế toán của bạn sẽ trở nên “dễ thở” hơn. Nếu bạn thấy hữu ích thì đừng ngần ngại chia sẻ với những đồng nghiệp quanh mình để ai cũng hoàn thành tốt công việc như bạn nhé!
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!
Ebook miễn phí
Bí kíp thiết kế website bán hàng Từ A-Z cho mọi chủ shop
Đăng ký tải ngay Ebook
TẶNG 10 TEMPLATE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL NHANH CHÓNG VÀ HIỆU QUẢ CHO CHỦ SHOP
Bài viết liên quan:
1 - 44
- Giá vốn hàng bán là gì? 3 cách tính giá vốn hàng bán chính xác
- Bật mí cách quản lý chi phí bán hàng hiệu quả
- Báo cáo lãi lỗ là gì? Cách lập báo cáo lãi lỗ cho doanh nghiệp
- Tỷ lệ phần trăm là gì? Cách tính phần trăm giảm giá sản phẩm
- Ebit là gì? Thủ thuật tăng cường hiệu suất tài chính cho doanh nghiệp
- Thẻ tín dụng là gì? Điều kiện và cách sử dụng thẻ tín dụng
- Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử nhanh chóng
- Thông tư 78 và Quy định xuất hóa đơn điện tử MỚI NHẤT 2023
- Làm thế nào để kiếm 1 tỷ đầu tiên nhanh chóng và thiết thực?
- Bí quyết vay vốn thành công đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Lợi nhuận khác là gì? Thông tin đơn giản, dễ hiểu nhất về lợi nhuận
- Lương khoán là gì? Cách tính và quy chế trả lương khoán như thế nào?
- Hướng dẫn cách chuyển xu Shopee cho tài khoản khác vô cùng đơn giản
- Mách bạn cách chuyển tiền MoMo để bạn chuyển tiền thuận tiện, an toàn
- Ngân hàng VCB là gì? Tất tần tật thông tin cơ bản về ngân hàng VCB
- Bidv là ngân hàng gì? Tất tần tật những thông tin về ngân hàng BIDV
- Lãi suất ngân hàng là gì? Cách tính lãi suất ngân hàng chuẩn xác nhất
- Agribank là ngân hàng gì? Thông tin chi tiết về ngân hàng Agribank
- Vietinbank là ngân hàng gì? Giao dịch của Vietinbank có uy tín không?
- Shinhan bank là ngân hàng gì? Giao dịch ở Shinhan bank có uy tín không
- Ngân hàng ACB là ngân hàng gì? Có uy tín không?
- Thẻ ghi nợ là gì? Những lưu ý khi sử dụng thẻ ghi nợ cho người mới
- Thuế điện tử và thông tin chi tiết nhất về thuế điện tử
- Thông tin dễ hiểu, cụ thể nhất về phân tích tài chính doanh nghiệp
- Bật mí các công thức định giá doanh nghiệp chuẩn xác nhất
- Sao kê là gì? Làm thế nào để đọc sao kê ngân hàng một cách chính xác?
- Vay tín chấp doanh nghiệp và những điều cần lưu ý
- Cách liên kết MoMo với Lazada để bạn có trải nghiệm mua sắm tuyệt vời
- Đối chiếu công nợ là gì? Mách bạn cách đối chiếu công nợ đúng chuẩn
- Bí quyết vay vốn kinh doanh nhanh không thế chấp cho nhà bán hàng
- Hộ kinh doanh cá nhân có nên vay vốn ngân hàng?
- Cho vay từng lần là gì? Phân biệt giữa vay từng lần và vay hạn mức
- GIẢI PHÁP VAY VỐN KINH DOANH NGẮN HẠN HARAVAN FINANCE X VALIDUS - HẠN MỨC LÊN ĐẾN 700 TRIỆU
- Chi phí kinh doanh là gì? Cách tối ưu chi phí hiệu quả
- Top 7 phần mềm tính tiền nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
- Những điều nên biết khi vay vốn kinh doanh tại ngân hàng
- Hồ sơ và điều kiện đăng ký vay vốn ngân hàng Techcombank trên Haravan
- Công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
- Đẩy mạnh tốc độ kinh doanh thương mại điện tử cùng Haravan và UOB
- 6 loại chi phí mở phòng gym và bí quyết kinh doanh thành công
- Tìm hiểu giá bán là gì và công thức tính như thế nào?
- Tài chính vững chắc cho kinh doanh vững bền với giải pháp vay kinh doanh tín chấp của KBank và Haravan
- Vay thấu chi là gì? Ưu điểm của vay thấu chi so với các hình thức khác
- Chủ động nguồn vốn, tăng trưởng vững vàng với hạn mức vay lên tới 3 tỷ đồng cùng Techcombank và Haravan
