Bí quyết tối ưu quy trình xử lý, giao nhận đơn hàng cho doanh nghiệp

Mặc dù không ai có thể phủ nhận sự hữu ích và tính ứng dụng của công nghệ, nhưng việc có đội ngũ nhân sự hỗ trợ, sử dụng công nghệ và giải quyết các vấn đề bất ngờ về kinh doanh là một yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải luôn cải thiện hiệu quả, chi phí, tốc độ và trải nghiệm khách hàng. và order fulfillment là biện pháp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện quy trình xử lý - giao nhận đơn hàng. Để hiểu rõ hơn về order fulfillment, hãy cùng tìm hiểu bài viết sau nhé.

1. Order Fulfillment là gì?

Order Fulfillment bao gồm những công đoạn như lấy hàng, nhập kho, đóng gói, chuyển đến tay khách hàng. Nói đơn giản, đó là toàn bộ quá trình từ lúc khách hàng đặt mua đến lúc sản phẩm được giao tới tay người nhận.

Sơ lược quy trình order fulfillment

Cùng xem qua ví dụ sau đây về order fulfillment nhé:

• Khách hàng truy cập trang web của một công ty bán lẻ trực tuyến và đặt một đơn hàng cho một chiếc điện thoại di động mới.
• Sau khi khách hàng hoàn thành việc đặt hàng, thông tin đơn hàng được gửi đến hệ thống quản lý đơn hàng của công ty.
• Nhân viên đặt hàng trong công ty nhìn vào hệ thống, xác nhận và xử lý đơn hàng. Họ kiểm tra xem sản phẩm có sẵn trong kho hay không.
• Nếu sản phẩm có sẵn trong kho, nhân viên đặt hàng sẽ chọn sản phẩm, đóng gói và chuẩn bị cho việc giao hàng.
• Họ in hóa đơn và nhãn vận chuyển, gắn nhãn lên gói hàng và chuẩn bị cho quá trình vận chuyển.
• Gói hàng được giao cho một nhà vận chuyển, như dịch vụ vận chuyển đường bộ hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh. Nhà vận chuyển lấy gói hàng từ công ty và bắt đầu quá trình giao hàng.
• Trong quá trình vận chuyển, khách hàng có thể theo dõi đơn hàng của mình thông qua mã vận đơn hoặc thông qua thông báo từ nhà vận chuyển.
• Cuối cùng, gói hàng được giao đến tay khách hàng. Khách hàng nhận hàng và ký xác nhận hoàn thành đơn hàng.

2. Bắt đầu từ những điều cơ bản

Thoạt đầu nghe có vẻ đơn giản, nhưng quy tắc số một khi tối ưu hóa việc xử lý đơn đặt hàng là đảm bảo đơn hàng được xác nhận và đổ về hệ thống— hay còn gọi là “flow đặt hàng”. Đảm bảo quy trình này được chuẩn bị kỹ lưỡng để doanh nghiệp của bạn sẵn sàng đối phó với những thay đổi khi tăng trưởng quy mô. Ví dụ như:

• Chênh lệch hàng tồn kho
• Xác minh địa chỉ
• Rủi ro gian lận thanh toán

Khi đã nắm được các kiến ​​thức cơ bản, bạn có thể bắt đầu xây dựng chiến lược lấy mục tiêu sang tối ưu hóa — bao gồm cách bạn làm việc với đối tác, tốc độ và chi phí vận chuyển tổng thể cũng như sự rõ ràng trong quy trình chốt đơn với khách hàng.

Dữ liệu của bạn nói lên tất cả

Có thể khó phát hiện các xu hướng, insight trong nháy mắt. Bạn có thể sử dụng các tín hiệu nhất định về doanh thu, đơn hàng, traffic của website, lợi nhuận hoặc xem xét tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng được thực hiện để phát hiện xu hướng tăng, giảm theo thời gian. Có những tháng hoặc tuần cụ thể nào mà những con số này có xu hướng thấp hơn kỳ vọng không?

3. Đo lường những chỉ số quan trọng

Doanh nghiệp của bạn là duy nhất và mặc dù chúng ta có thể tra cứu các phương pháp vận hành hay, nổi bật nhất, hiệu suất xử lý đơn hàng có thể khác nhau phụ thuộc vào cách doanh nghiệp kết hợp công cụ, lựa chọn kênh đặt hàng, phân chia nhân lực,... Nếu bạn chưa có một chiến lược vận hành, điều đó cũng không sao. Hãy bắt đầu từ trạng thái hiện tại của doanh nghiệp và thực hiện các cải tiến lặp đi lặp lại trong suốt quá trình kinh doanh.

Dữ liệu của bạn nói lên tất cả

Ngay từ màn hình báo cáo, Haravan giúp doanh nghiệp đi sâu vào một số chỉ số về doanh thu, từ đó nhà bán hàng có thể linh hoạt tối ưu hoặc thêm các bộ công cụ hỗ trợ nhằm gia tăng lợi nhuận

4. Tối ưu quy trình xử lý, giao nhận đơn hàng - Không phải là một cuộc chạy nước rút

Hầu hết các cải tiến đối với việc thực hiện chốt đơn, tối ưu vận hành sẽ mất một thời gian để làm quen, sử dụng thành thạo hay thậm chí là thấy được kết quả một cách rõ rệt.

"When you’re busy focusing on growing your business, optimizing operations might stay on the back burner. "

Tạm dịch là: Khi bạn bận rộn tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình, có thể bạn quên rằng các hoạt động vận hành vẫn chưa được tối ưu.

Mặc dù việc thay đổi các luồng đơn đặt hàng có thể có tác động ngay lập tức, nhưng những thay đổi đối với quan hệ đối tác, chính sách và chi phí có thể dẫn đến lợi nhuận trung và dài hạn. Theo nguyên tắc chung, hãy sử dụng gợi ý sau để biết thời điểm cho việc xem xét hoặc cải tiến cho các chỉ số này.

• Chỉ số quy trình đặt hàng: hàng ngày và hàng tuần
• Thời gian và chi phí vận chuyển: hàng tháng
• Hiệu suất của đối tác thực hiện: hàng tháng và hàng quý

Đừng để bản thân cảm thấy choáng ngợp bởi vô số tối ưu hóa cần phải thực hiện. Hãy bắt đầu với những kiến ​​thức cơ bản về cấu trúc, xây dựng các quy trình vận chuyển của riêng bạn và thực hiện các cải tiến theo thời gian đối với các cơ hội khác, chẳng hạn như tăng lợi nhuận vận chuyển, tốc độ vận chuyển và đảm bảo về những cam kết bạn có thể thực hiện cho khách hàng.

>>> Xem thêm:

• 10 vấn đề thường gặp trong việc vận chuyển hàng hóa và giải pháp
• Đồng giá vận chuyển - Chiêu thức tăng doanh số và tăng trải nghiệm khách hàng online phổ biến

----------

Hơn 50.000 người kinh doanh đang sử dụng Haravan Ship

Haravan Ship giúp bạn tiết kiệm đến 50% chi phí giao nhận và X2 hiệu suất làm việc của nhân viên vận hành, với hệ thống quản lý đơn hàng tập trung, tích hợp sẵn 10 nhà vận chuyển phổ biến nhất.