Tăng tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng với Bảng "Tổng quan vận chuyển"

Theo khảo sát của công ty nghiên cứu thị trường Q&Me rằng 80% khách hàng mong muốn được giao hàng trong ngày, 61% khách hàng mong muốn tốc độ giao hàng nhanh hơn và thời gian lý tưởng mà người mua muốn nhận hàng là 1 - 3 giờ sau khi đặt hàng. Chính vì thế, tốc độ xử lý đơn hàng luôn là vấn đề các doanh nghiệp cần cải thiện nếu không muốn để mất khách hàng vào đối thủ.

Nhằm hỗ trợ nhà bán hàng có thể tăng tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng hơn, Haravan đã phát triển và ra mắt bảng “Tổng quan vận chuyển” với nhiều ưu điểm vượt trội. Cùng khám phá ngay những mẹo sử dụng bảng phân tích hiệu quả trong bài viết này nhé!

1. Quy trình xử lý đơn hàng cơ bản gồm những giai đoạn nào?

Mục tiêu quy trình xử lý đơn hàng là đảm bảo giao sản phẩm chính xác và kịp thời cho khách hàng

Thực hiện đơn hàng là quá trình hoàn chỉnh từ khi bán sản phẩm đến khi giao hàng, bao gồm một số bước như nhận đơn đặt hàng, xử lý đơn hàng, chọn và đóng gói mặt hàng, vận chuyển và cuối cùng là xác nhận việc giao hàng cho khách hàng.

Mục tiêu quy trình xử lý đơn hàng là đảm bảo giao sản phẩm chính xác và kịp thời cho khách hàng đồng thời giảm thiểu sai sót và chi phí.

Mặc dù quá trình này có thể được xử lý thủ công nhưng hầu hết các nhà bán lẻ đều sử dụng phần mềm thực hiện đơn hàng hoặc dịch vụ hậu cần của bên thứ ba (3PL) để tự động hóa và hợp lý hóa việc thực hiện đơn hàng.

Quy trình thực hiện đơn hàng khác nhau tùy thuộc vào chiến lược thực hiện đơn hàng và quy mô của doanh nghiệp. Nhưng đây là quy trình thực hiện đơn hàng đối với một nhà bán lẻ thường gặp:

• Nhà bán hàng nhập hàng từ các nhà cung cấp của mình và lưu trữ trong nhà kho, kho chứa hàng hoặc cơ sở lưu trữ.
• Khách hàng đặt hàng thông qua các kênh bán hàng trực tuyến như website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội,...
• Cửa hàng thực hiện xác nhận đơn khi nhận được chi tiết đơn hàng như mã đơn hàng, thông tin khách hàng, sản phẩm trong đơn hàng, địa chỉ giao hàng,...
• Bộ phận kho chọn và đóng gói đơn hàng, in mã vận đơn, bàn giao và gửi đơn hàng cho đơn vị vận chuyển.
• Đơn vị vận chuyển tiến hành liên hệ và giao hàng đến khách hàng.
• Nếu có yêu cầu hoàn trả đơn hàng, khách hàng sẽ liên hệ và bàn giao đơn hàng chuyển hoàn cho nhà vận chuyển. Tại thời điểm này, cửa hàng thực hiện sẽ kiểm tra sản phẩm và xử lý việc trả lại hàng (nếu sản phẩm đủ điều kiện).

2. Những yếu tố ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng của doanh nghiệp

Một trong những vấn đề người tiêu dùng quan tâm khi mua sắm trực tuyến là đơn hàng có được giao đúng hẹn như thời gian thông báo hay không. Tốc độ xử lý đơn hàng hay thời gian giao hàng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Một trong những vấn đề người tiêu dùng quan tâm khi mua sắm trực tuyến là đơn hàng có được giao đúng hẹn như thời gian thông báo hay không

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đơn hàng, vì một số lý do mà quy trình này diễn ra chậm hơn, khiến đơn hàng không được giao đúng hẹn đến khách hàng. Dưới đây là một số yếu tố thường gặp, gây ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng của doanh nghiệp:

• Quy trình xử lý đơn hàng: Các bước trong quy trình xử lý đơn hàng nếu không được tối ưu tốt có thể xảy ra trùng lặp công việc, đơn hàng không được quản lý chặt chẽ dẫn đến sót đơn,...
• Tình trạng hàng tồn kho: Nếu hàng tồn kho không được quản lý chặt chẽ dễ xảy ra tình trạng hết hàng nhưng không dự báo được, phải mất thời gian đợi nhập hàng, làm kéo dài quá trình xử lý đơn hàng.
• Nhân viên và quy trình làm việc: Nhân viên không nắm rõ tình trạng tổng quan của đơn hàng như có bao nhiêu đơn cần xử lý, bao nhiêu đơn hàng chưa được bàn giao cho shipper, những đơn hàng nào shipper chưa giao cho khách,... từ đó quy trình không được tối ưu, gây mất thời gian xử lý.
• Nguyên nhân từ đơn vị vận chuyển: Một số trường hợp từ đơn vị vận chuyển dẫn đến thời gian giao hàng bị chậm trễ như đơn hàng bị quá tải vào những ngày sale lớn, shipper không liên hệ khách,...

3. Tại sao cần tăng tốc độ xử lý đơn hàng?

Theo khảo sát của công ty nghiên cứu thị trường Q&Me rằng 80% khách hàng mong muốn được giao hàng trong ngày, 61% khách hàng mong muốn tốc độ giao hàng nhanh hơn và thời gian lý tưởng mà người mua muốn nhận hàng là 1 - 3 giờ sau khi đặt hàng.

Trong cuộc đua về tốc độ giao hàng, một số doanh nghiệp lớn đã tham gia và nhận được những tăng trưởng nổi bật

Trong cuộc đua về tốc độ giao hàng, một số doanh nghiệp lớn đã tham gia và nhận được những tăng trưởng nổi bật.

• Shopee nhờ phát triển mảng giao hàng nhanh, đặc biệt là giao hàng trong vòng 4 giờ nhờ điểm thuận lợi là tích hợp sẵn Shopee Food, lượng truy cập của sàn này đã đạt tới 89 triệu vào quý IV năm 2021, tăng 14% so với quý III năm 2021 và tăng tới 30% so với quý IV năm 2020.
• Không nằm ngoài đường đua, Tiki cũng đẩy mạnh tốc độ giao hàng đến tay người tiêu dùng trong vòng 2 giờ đối với những đơn nội thành. Tiki cũng đã phát triển mạnh hệ thống Tiki Ngon nhằm giao thực phẩm nhanh để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Nhờ vào đó, lượt truy cập của Tiki vào quý IV/2021 là 17,9 triệu.
• Thế giới Di động cũng không đứng ngoài cuộc chơi giao hàng nhanh khi doanh thu online của đơn vị này đạt 14.370 tỷ đồng vào năm 2021 (tăng 53% so với năm 2020).
• Không chỉ các sàn thương mại điện tử, các ứng dụng giao vận như Grab cũng phát triển danh mục Grab Mart và tận dụng ưu thế có mạng lưới tài xế rộng khắp nên những đơn hàng được Grab giao đến người tiêu dùng trong vòng 30 phút. Đây cũng là lý do giúp Grab chiếm được niềm tin yêu của khách hàng và là một trong những ứng dụng giao vận được ưa chuộng hiện nay.

Từ đó có thể thấy, giao hàng nhanh là mối quan tâm không chỉ đối với đối với người tiêu dùng mà còn là chuẩn mực tốc độ đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử.

Mặt khác, tốc độ xử lý đơn hàng nhanh sẽ giúp doanh nghiệp mang lại cảm giác hài lòng dành cho khách hàng và giúp hạn chế tối đa tỷ lệ hủy đơn do thời gian giao hàng không đáp ứng được nhu cầu của khách mua hàng.

4. Haravan ra mắt Bảng phân tích Tổng quan vận chuyển giúp nắm bắt tình trạng đơn hàng nhanh chóng

Thấu hiểu tầm quan trọng của tốc độ xử lý đơn hàng đối với doanh nghiệp, Haravan đã phát triển và cho ra mắt Bảng phân tích Tổng quan vận chuyển, nhằm hỗ trợ các nhà bán hàng có thể nắm bắt nhanh chóng tình hình xử lý đơn hàng và những công việc cần làm để đẩy nhanh tốc độ hơn.

Haravan ra mắt Bảng phân tích Tổng quan vận chuyển giúp nắm bắt tình trạng đơn hàng nhanh chóng

Bảng phân tích Tổng quan vận chuyển sẽ giúp thống kê số liệu đơn hàng theo 4 giai đoạn chính trong quy trình là Đơn hàng, Giao hàng, Hoàn hàng và Đối soát. Những số liệu này sẽ giúp thuận tiện theo dõi tình trạng xử lý đơn, những đơn hàng đang bị chậm trễ trong khâu đóng gói hay giao hàng, những đơn nào chưa được đối soát và quản lý đơn hoàn hàng hiệu quả hơn.

Haravan sẽ giúp đồng bộ và cập nhật Bảng phân tích theo thời gian đặt hàng thực tế

Hơn hết, nhà bán hàng có thể tùy chỉnh thời gian xem phân tích, nếu bộ lọc là “Hôm nay” và chọn “Cập nhật liên tục”, Haravan sẽ giúp đồng bộ và cập nhật Bảng phân tích theo thời gian đặt hàng thực tế. Từ đó, chủ shop có thể nắm rõ những công việc cần thực hiện và nhân viên xử lý đơn cũng làm việc hiệu suất hơn.

5. Gợi ý một số cách để tận dụng Bảng phân tích hiệu quả và tối ưu hơn

Cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, đồng nghĩa rằng khách hàng cũng có nhiều lựa chọn khi có mua cầu mua sắm và thời gian xử lý đơn hàng cũng là tiêu chí mà khách hàng quan tâm khi lựa chọn.

Để đáp ứng được mong đợi này, nhà bán hàng cần tối ưu hóa quy trình để đảm bảo khách hàng có thể nhận được nhanh nhất có thể. Đó có thể là quản lý và theo dõi những đơn hàng chưa được xử lý (xác nhận đơn, đóng gói,...), những đơn nhà vận chuyển chưa tiến hành giao hay những đơn chưa bàn giao cho nhà vận chuyển.

Dưới đây là một số mẹo Haravan gợi ý cho nhà bán hàng sử dụng Bảng phân tích Tổng quan vận chuyển để tối ưu quy trình:

5.1 Theo dõi, quản lý và sắp xếp đơn hàng hợp lý

Ưu điểm vượt trội đầu tiên của bảng Tổng quan vận chuyển là cung cấp cho nhà bán hàng những thông tin tổng quan về tình trạng xử lý và vận chuyển đơn hàng theo 4 giai đoạn chính:

• Giai đoạn “Đơn hàng”: bao gồm các trạng thái đơn chưa xác thực, chờ thanh toàn, chưa giao hàng.
• Giai đoạn “Giao hàng”: bao gồm các trạng thái chờ lấy hàng, đang giao hàng, không gặp khách.
• Giai đoạn “Hoàn hàng”: bao gồm các trạng thái chờ chuyển hoàn, đã chuyển hoàn, chưa nhập kho.
• Giai đoạn “Đối soát”: bao gồm các trạng thái đơn chưa đối soát, chưa nhận COD.

Bảng Tổng quan vận chuyển là cung cấp cho nhà bán hàng những thông tin tổng quan về tình trạng xử lý và vận chuyển đơn hàng

Dựa vào bảng Tổng quan vận chuyển, chủ cửa hàng có thể nắm tổng quan tình hình xử lý đơn hàng để điều phối và sắp xếp công việc ở từng bộ phận diễn ra nhanh hơn. Chẳng hạn như:

• Nếu số lượng đơn “chưa xác thực” còn quá nhiều, nhân viên có thể nhanh chóng tra cứu những đơn này và thao tác xác thực đơn để chuyển sang bước tiếp theo. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng có thể tăng thêm số lượng nhân viên chốt đơn hoặc phân loại khách hàng, đối với những khách hàng đã mua trước đó có thể tự động xác thực đơn, đối với những khách hàng mới sẽ liên hệ để xác thực đơn. Như vậy, sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh quá trình xác thực đơn hàng.
• Nếu số lượng đơn hàng “không gặp khách” nhiều, nhà bán hàng có thể đưa ra các phương án để liên lạc lại với khách hoặc điều chỉnh thời gian giao hàng phù hợp hơn, giúp giảm thiểu tình trạng bị hủy đơn hoặc các rủi ro chậm trễ trong quá trình đóng gói và giao hàng.
• Nếu số lượng đơn hàng “chờ lấy hàng” nhiều, nhà bán hàng có thể chủ động liên lạc và điều phối tài xế nhận hàng để tối ưu hóa thời gian và giao hàng đúng hẹn đến tay khách hàng.
• Đối với thống kê các đơn hàng chưa được đối soát hoặc chưa nhận COD nhằm giúp nhà bán hàng tối ưu hóa quy trình thanh toán và đối soát chính xác với các đối tác, khách hàng.

Theo dõi chỉ số tại bảng Tổng quan vận chuyển để có phương án xử lý kịp thời

5.2 Chủ động liên hệ và điều phối đơn vị vận chuyển

Đơn hàng được xử lý chậm và thời gian giao hàng bị kéo dài cũng có thể bị ảnh hưởng từ đơn vị vận chuyển. Đặc biệt, vào những dịp sale lớn như Black Friday, Mega Sale, Lễ Tết,... nhu cầu mua sắm tăng cao dẫn đến đơn hàng bị tồn đọng quá nhiều.

Bằng cách sử dụng bảng Tổng quan vận chuyển, nhà bán hàng có thể thống kê nhanh chóng số lượng đơn hàng theo các trạng thái là Chưa giao hàng, Chờ lấy hàng, Đang giao hàng và Không gặp khách.

Nhà bán hàng có thể thống kê nhanh chóng số lượng đơn hàng theo các trạng thái khác nhau

Với thông tin tổng quan này, bạn có thể tra cứu đơn hàng theo từng trạng thái và xác định xem đơn hàng có mất nhiều thời gian để giao hơn so với dự kiến hay không và có phương án xử lý phù hợp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chủ động liên hệ với đơn vị vận chuyển để điều phối và giải quyết sớm vấn đề chậm trễ, giúp đảm bảo đơn hàng vẫn được giao đến khách hàng trong thời gian tốt nhất.

5.3 Tự động hóa quy trình thực hiện với Haravan Flow

Một mẹo tuyệt vời khác để tăng tốc quá trình xử lý đơn hàng là tự động hóa quy trình thực hiện với Haravan Flow. Đây là một giải pháp tự động hóa thương mại điện tử, cho phép tự xây dựng những quy trình tự động hóa cũng như các tác vụ quản lý hoạt động kinh doanh trực tuyến, nhằm hỗ trợ giải quyết những khó khăn mà nhà bán hàng đang gặp phải.

Một mẹo tuyệt vời khác để tăng tốc quá trình xử lý đơn hàng là tự động hóa quy trình thực hiện với Haravan Flow

Một số quy trình xử lý đơn hàng phổ biến nhất mà người bán sử dụng như:

• Tự động đẩy đơn qua nhà vận chuyển sau khi bộ phận kho xác nhận có hàng.
• Tự động hủy đơn nếu có lượng đặt mua bất thường.
• Cảnh báo qua Telegram khi đơn đặt có sự bất thường (Giá trị cao, nhiều sản phẩm).
• Tự động tag đơn hàng khi khách đặt mua sản phẩm đặc biệt cần theo dõi (Sản phẩm mới ra).
• Tự động xác thực đơn hàng mua online có giá trị tối đa quy ước, COD và khách đã từng mua hàng.
• Tự động xác thực đơn giá trị theo quy ước (ví dụ 3 triệu) khi khách hàng thanh toán online thành công.
• Tự động đẩy đơn qua nhà vận chuyển A khi nhà vận chuyển B từ chối nhận hàng.

Quy trình mẫu khi tồn kho về 0 thì sản phẩm sẽ tự động ẩn giúp tránh bán vượt tồn kho

6. Kết luận

Có thể thấy, tốc độ xử lý đơn hàng là yếu tố mà các doanh nghiệp luôn chú trọng nhằm đáp ứng mong muốn được nhận hàng càng sớm càng tốt của người tiêu dùng. Đây cũng là thước đo ảnh hưởng đến quyết định của họ khi lựa chọn thương hiệu để mua hàng. Hy vọng với bảng phân tích Tổng quan vận chuyển sẽ cung cấp những thông tin tổng quan giúp nhà bán hàng tăng tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng hơn.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.

Một số tính năng nổi bật của Haravan Omnichannel như:

▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.

>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Haravan Omnichannel? Khám phá ngay: