Mức xử phạt khi doanh nghiệp bán hàng không có hóa đơn đầu vào

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, mua bán thì việc lập hóa đơn đầu vào là một trong những yêu cầu bắt buộc thực hiện theo quy định pháp luật. Nếu doanh nghiệp bán hàng không có hóa đơn đầu vào sẽ bị xử phạt theo quy định. Vậy mức xử phạt cho trường hợp này là bao nhiêu? Cùng Haravan tìm hiểu ngay tại bài viết này nhé!

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là một tài liệu tài chính mà doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận được từ nhà cung cấp hoặc người bán hàng

Hóa đơn đầu vào là một tài liệu tài chính mà doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận được từ nhà cung cấp hoặc người bán hàng. Hóa đơn này thường được tạo ra để xác nhận việc mua sắm, dịch vụ đã được cung cấp và thông báo về số tiền mà doanh nghiệp cần phải thanh toán cho người bán.

Hóa đơn đầu vào thường chứa các thông tin quan trọng như:

• Thông tin về nhà cung cấp hoặc người bán: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Thông tin về người mua: Bao gồm tên và địa chỉ của doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận hóa đơn.
• Số hóa đơn: Đây là mã số duy nhất gắn với hóa đơn để xác định và theo dõi nó.
• Ngày phát hành hóa đơn: Ngày mà hóa đơn được tạo ra.
• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ: Chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được mua, bao gồm số lượng, đơn giá và tổng cộng.
• Tổng cộng hóa đơn: Tổng số tiền phải thanh toán bao gồm cả thuế và các khoản phụ phí khác.
• Thông tin về thuế: Nếu có thuế được tính vào tổng cộng, hóa đơn sẽ nêu rõ số tiền thuế và tỷ lệ thuế áp dụng.
• Phương thức thanh toán: Cách mà doanh nghiệp sẽ thanh toán số tiền trong hóa đơn.

Hóa đơn đầu vào rất quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, vì nó giúp đối chiếu và kiểm tra thông tin với việc mua sắm và chi tiêu thực tế, đồng thời cung cấp căn cứ cho quá trình thanh toán và ghi nhận các giao dịch tài chính liên quan.

2. Những trường hợp mua hàng không cần hóa đơn đầu vào

2.1 Mua hàng không cần lập hóa đơn (Lập bảng kê)

Dựa vào quy định tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.4 thông tư 78/2014/TT-BTC và Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung có quy định thì các trường hợp mua hàng doanh nghiệp được phép lập Bảng kê mua hàng Mẫu 01/TNDN mà không cần hóa đơn

“2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).”

Những trường hợp mua hàng không cần hóa đơn đầu vào

2.2 Chi trả tiền điện, nước thuộc trường hợp sau

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định

“a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hóa đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.”

Như vậy, căn cứ vào quy định trên thì các doanh nghiệp thuê địa điểm kinh doanh, tiền điện nước vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn tiền điện nước mang tên chủ nhà, có hợp đồng thuê nhà và có chứng từ thanh toán tiền điện nước.

2.3. Trả lãi cho người cho vay là cá nhân

Trường hợp thứ ba không cần hóa đơn đầu vào là khi trả lãi vay cho người cho vay là cá nhân, doanh nghiệp. Trường hợp này sẽ không có hóa đơn đầu vào, thay vào đó là chứng từ chi trả lãi vay.

2.4. Chi tài trợ cho y tế, làm nhà tình nghĩa, thiên tai, giáo dục

Chi tiêu cho các hoạt động như tài trợ y tế, xây dựng nhà tình nghĩa, hỗ trợ thiên tai, giáo dục và các hoạt động từ thiện có thể không yêu cầu hóa đơn đầu vào vì các hoạt động này thường không liên quan trực tiếp đến việc mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ từ người bán thương mại. Thay vào đó, chúng là những khoản chi phí gắn liền với các mục tiêu từ thiện, xã hội hoặc phát triển cộng đồng.

3. Mức xử phạt khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào

Căn cứ tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Cụ thể như sau: Với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng (theo Khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Mức xử phạt khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào

Ngoài ra, cá nhân, tổ chức còn bị xử phạt mức phạt khác tương ứng với những lỗi khác vi phạm trong việc lập hóa đơn, bao gồm:
Áp dụng hình phạt cảnh cáo:

• Lập hóa đơn không đúng thời điểm, tuy nhiên hậu quả gây ra không đến mức làm chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Tiến hành lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển, cụ thể là dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn.
• Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế. Tuy nhiên trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

Áp dụng phạt tiền từ 500 nghìn đồng đến 1,5 triệu đồng:

• Không thực hiện lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất mà không lập hóa đơn.

Áp dụng phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng:

• Khi lập hóa đơn nhưng không đúng thời điểm, tuy nhiên vẫn chưa dẫn đến làm chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

Áp dụng phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng:

• Trên cơ sở theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mà thực hiện lập hóa đơn không đúng thời điểm.
• Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.
• Thực hiện lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế.
• Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã tiến hành giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.
• Khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế mà đã thực hiện lập hóa đơn điện tử.
• Trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh mà thực hiện lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ (ngoại trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh).
• Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Áp dụng phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng:

• Khi có hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.

Ngoài bị phạt tiền, cá nhân, tổ chức vi phạm còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc thực hiện lập hóa đơn theo đúng quy định.
Nguồn tham khảo: https://luatduonggia.vn/

4. Một số lưu ý đối với doanh nghiệp về thời điểm xuất hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 điều 16 Thông tư 39/TT-BTC quy định về thời điểm xuất hoá đơn GTGT cụ thể như sau:
Nguồn tham khảo: https://luatminhkhue.vn/

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp về thời điểm xuất hóa đơn

4.1 Thời điểm xuất hóa đơn hàng hoá

Thời điểm lập hoá đơn GTGT (Ngày lập) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa được giao tương ứng.

4.2 Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ

Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Nếu DN cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Lưu ý:

• Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”. (Theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC)
• Khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn.

Theo Công văn Số 13675/BTC-CST ngày ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi cho hội kiểm toán Việt Nam:
“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.”

4.3 Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình:

Ngày lập hóa đơn thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

4.4 Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp:

Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý:

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Trường hợp DN kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

4.5 Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu:

“Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài sử dụng Hóa đơn thương mại.
- Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng được xác định như thời điểm bán hàng hóa bên trên (Tức là ngày chuyển giao hàng cho khách hàng)
- Nhưng ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”.

5. Kết luận

Tùy thuộc vào từng trường hợp và mức độ nặng nhẹ mà mức xử phạt khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào sẽ khác nhau. Hy vọng những thông tin chia sẻ tại bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn và tránh vi phạm để bị xử phạt nhé.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.
Một số tính năng nổi bật của Haravan Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Haravan Omnichannel? Khám phá ngay: