Shopee cho Hủy Đơn Đang Giao - Giải pháp tránh mất hàng cho shop với Haravan

Shopee vừa cập nhật chính sách mới cho phép người mua hủy đơn hàng ngay cả khi đang trong quá trình vận chuyển. Chính sách này nhằm nâng cao trải nghiệm mua sắm cho khách hàng nhưng lại gây ra nhiều lo lắng cho các nhà bán hàng về nguy cơ mất hàng và chi phí phát sinh. Trong bối cảnh này, Haravan với giải pháp Biên bản hoàn hàng kết hợp quản lý đơn hàng Shopee, giúp chủ shop tối ưu quy trình xử lý hàng hoàn và đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ.

1. Shopee cho phép người mua có thể yêu cầu hủy đơn hàng đang trong quá trình vận chuyển

Từ ngày 20/06/2024, Shopee ra mắt tính năng mới cho phép Người mua có thể yêu cầu Hủy đơn hàng đang trong quá trình vận chuyển. Cụ thể:

• Người mua chỉ được phép yêu cầu hủy đơn một lần cho mỗi đơn hàng.
• Chỉ áp dụng đối với đơn hàng trong nước được vận chuyển bởi SPX Express.
• Đơn hàng chưa được vận chuyển đến trạm giao hàng.

Trước đó, vào tháng 3 Shopee cũng đã công bố chính sách cho phép người mua có thể nhấn yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền trong vòng 15 ngày kể từ khi đơn hàng giao thành công, thay vì 3 - 7 ngày như trước đó.

Theo chính sách mới, kết quả yêu cầu huỷ đơn đang giao hàng của người mua sẽ có 2 trường hợp:

• Nếu yêu cầu hủy đơn được ĐVVC chấp nhận, người mua sẽ được hoàn tiền (đối với đơn đã thanh toán trước) và đơn hàng sẽ được chuyển hoàn về người bán.
• Nếu ĐVVC không thể ngừng giao hàng, yêu cầu hủy sẽ bị từ chối và đơn hàng sẽ tiếp tục được giao tới người mua.

Shopee cho phép người mua có thể yêu cầu hủy đơn hàng đang trong quá trình vận chuyển

Đại diện từ Shopee cho biết, việc ra mắt tính năng này sẽ mang lại trải nghiệm mua sắm linh hoạt bởi người mua có thể thay đổi quyết định ngay cả khi đơn hàng đã được gửi đi​, giúp tăng thêm độ tin tưởng và mạnh dạn hơn khi mua sắm online.
Hơn hết, người bán cũng nhận được những quyền lợi như:

• Không bị tính tỷ lệ đơn hàng không thành công do người mua từ chối nhận hàng.
• Không ảnh hưởng đến tỷ lệ trả hàng/hoàn tiền.
• Không cần trả chi phí vận chuyển đơn hàng trong giai đoạn này.
• Rút ngắn thời gian chờ nhận hàng hoàn trả nhờ dừng giao kịp thời.

Hiện tại, tính năng này chỉ áp dụng cho một số người bán tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh kể từ ngày 20/06/2024​. Và những sản phẩm thuộc danh mục hạn chế như thực phẩm tươi sống & đông lạnh, voucher & dịch vụ sẽ không được áp dụng tính năng này​.

2. Những vấn đề nhà bán hàng có thể gặp phải đối với chính sách mới

Chính sách mới của Shopee cho phép người mua hủy đơn đang giao mang lại nhiều lợi ích cho nhà bán hàng lẫn người tiêu dùng, nhưng cũng đặt ra không ít thách thức và vấn đề mà các chủ shop có thể gặp phải như:

• Mất doanh thu: Mặc dù không bị tính vào tỷ lệ đơn hàng không thành công nhưng khi khách hàng huỷ đơn, nhà bán hàng sẽ mất đi một phần doanh thu dự kiến, đặc biệt sẽ gây ra ảnh hưởng đáng kể đối với các nhà bán hàng đã đã đầu tư vào quảng cáo hoặc khuyến mãi để "có đơn hàng".
• Khó khăn quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng hoàn có thể dẫn đến sai sót trong việc kiểm tra, ghi nhận và cập nhật tồn kho hàng hoá, gây khó khăn trong việc dự báo nhu cầu và lên kế hoạch nhập hàng vào những chiến dịch sale của sàn.
• Rủi ro về hàng hóa: Trong quá trình vận chuyển trở lại, hàng hóa có thể bị hư hỏng, quá hạn sử dụng, đơn hàng bị thất thoát hoặc không còn nguyên vẹn, gây thiệt hại cho nhà bán hàng và có thể trở nên nghiêm trọng nếu số lượng đơn hàng bị hủy lớn.

3. Giải pháp tránh mất hàng cho shop với Haravan

3.1 Giải quyết những vấn đề từ việc hủy đơn hàng theo chính sách mới của Shopee

Haravan cung cấp giải pháp Biên bản hoàn hàng, giúp các chủ shop trên Shopee tối ưu quy trình xử lý hàng hoàn, đảm bảo tránh mất hàng và quản lý hiệu quả hơn:

• Kiểm tra và xác nhận hàng hoàn: Với giải pháp Biên bản hoàn hàng của Haravan, mỗi đơn hàng hoàn sẽ được ghi nhận theo Mã vận đơn tương ứng, hỗ trợ nhà bán Shopee có thể kiểm tra số lượng và xác nhận trạng thái từng món hàng trong đơn chuyển hoàn, thông qua các thông tin như Tên sản phẩm, Biến thể, Trạng thái nhận hàng (Đã nhận hàng hoặc Mất hàng), Tình trạng sản phẩm (Nguyên vẹn hoặc Hư hỏng).
• Giảm thiểu rủi ro mất hàng: Biên bản hoàn hàng sẽ giúp quản lý chính xác thực tế đơn chuyển hoàn đã được giao về kho hay chưa, khắc phục vấn đề khi shipper cập nhật trạng thái đã giao hàng hoàn nhưng nhà bán lại chưa nhận được, giảm thiểu rủi ro mất đơn hàng do sai sót hoặc gian lận.
• Nhập kho hàng loạt và cập nhật tự động: Sau khi kiểm tra và xác nhận hàng hoàn, nhà bán không cần thao tác nhập kho thủ công từng đơn, thay vào đó Biên bản hoàn hàng cho phép nhà bán có thể thao tác nhập kho hàng loạt đơn chuyển hoàn vào cuối ngày, cuối tuần,... vừa tiết kiệm thời gian vừa tránh sai sót khi thực hiện. Sau khi nhập kho, hệ thống Haravan sẽ tự động cập nhật số tồn các sản phẩm hoàn về vào địa chỉ kho tương ứng, tránh bị sai lệch tồn kho.
• Ghi nhận và đối soát với ĐVVC: Biên bản hàng hoàn có thể in để ký xác nhận với ĐVVC và dùng làm cơ sở đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh sau này.

Biên bản hoàn hàng hỗ trợ ghi nhận và đối soát với ĐVVC các đơn hàng Shopee bị huỷ

3.2 Quy trình xử lý hàng hoàn tối ưu và hiệu quả

Haravan mang đến quy trình quản lý đơn hàng nói chung và quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả chặt chẽ, tối ưu. Mọi thông tin đều được ghi nhận rõ ràng, minh bạch tại một hệ thống duy nhất, chủ shop có thể kiểm tra và đối chiếu thông tin vận đơn dễ dàng với Haravan.

Haravan mang đến quy trình xử lý đơn hoàn trả chặt chẽ, tối ưu với Biên bản hoàn hàng

Đồng bộ đơn hàng từ Shopee:

• Sau khi kết nối thành công Shopee với Haravan, nếu có đơn hàng mới trên Shopee, hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu về đơn hàng, bao gồm thông tin sản phẩm, khách hàng, trạng thái đơn hàng,... tập trung tại một nơi.

Hệ thống Haravan tự động đồng bộ dữ liệu về đơn hàng mới trên Shopee

Theo dõi tình trạng đơn hàng:

• Sau khi hoàn tất đóng gói và bàn giao cho ĐVVC, chi tiết trạng thái vận chuyển đơn hàng sẽ tự động cập nhật về hệ thống.
• Nếu yêu cầu huỷ đơn đang trong quá trình vận chuyển của người mua được chấp nhận, shipper sẽ hoàn trả hàng hóa về cho nhà bán và trạng thái vận đơn là "Chuyển hoàn".
• Đồng thời, hệ thống Haravan tự động cập nhật trạng thái đơn hàng là “Huỷ" và ghi nhận thông tin hoàn hàng.

Haravan cập nhật trạng thái vận đơn là Chuyển hoàn khi có đơn hàng bị huỷ trên Shopee

Lập Biên bản hoàn hàng, tiếp nhận và kiểm tra hàng trả về:

• Sau khi nhận đơn chuyển hoàn, nhà bán hàng kiểm tra tình trạng hàng hóa được hoàn trả và phân loại theo tình trạng như nguyên vẹn, hư hỏng, mất hàng,...
• Nhà bán lập một biên bản hoàn hàng chi tiết, ghi rõ tình trạng và số lượng sản phẩm nhận được từ shipper.

Lập Biên bản hoàn hàng và cập nhật tình trạng các sản phẩm bị hoàn trả tại Haravan

• Biên bản này được in ra và ký xác nhận bởi cả shipper và nhà bán hàng, làm cơ sở đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh sau này.

Lưu ý:

• Khi shipper ghi nhận đã giao hàng hoàn cho nhà bán, trạng thái vận chuyển tại Haravan là “Chuyển hoàn" nhưng sẽ có 2 trường hợp xảy ra là nhà bán đã nhận đơn hoàn trả và nhà bán chưa nhận được đơn hoàn trả. Vì thế, Haravan khuyến khích nhà bán chỉ nên tạo Biên bản khi đã nhận được hàng, giúp hạn chế rủi ro bị mất đơn do sai sót hoặc gian lận.
• Haravan không hỗ trợ nhà bán kiểm tra những đơn hàng đang hoàn trả (trạng thái vận đơn lúc này là “Đang giao hàng”).
• Để kiểm tra những đơn hàng đã hoàn trả và chưa được xử lý, nhà bán có thể sử dụng bộ lọc Trạng thái phiếu giao hàng là “Chuyển hoàn" cùng bộ lọc Trạng thái nhập kho là “Chưa nhập kho".

Kiểm tra những đơn hàng đã hoàn trả và chưa được xử lý với bộ lọc thông minh tại Haravan

Nhập kho sản phẩm hoàn về:

• Sau khi kiểm tra và xác nhận tình trạng các sản phẩm trong biên bản, nhà bán Shopee thực hiện nhập kho và hệ thống sẽ mặc định nhập kho tất cả sản phẩm có tình trạng nhận hàng là Nguyên vẹn.
• Thao tác nhập kho các biên bản hoàn hàng sẽ cập nhật lại số tồn kho của sản phẩm có trong biên bản, giúp chủ shop nắm bắt chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa.

Chọn Kho nhập hàng và nhập kho sản phẩm hoàn về để cập nhật lại số lượng tồn kho chính xác

4. Kết luận

Chính sách mới của Shopee về việc cho phép hủy đơn hàng đang giao mang lại nhiều thách thức cho các chủ shop, nhưng với giải pháp Biên bản hoàn hàng kết hợp giải pháp quản lý đơn hàng Shopee tập trung của Haravan, các nhà bán hàng có thể quản lý hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro mất hàng và tối ưu hóa quy trình xử lý hàng hoàn.

Haravan cung cấp giải pháp hỗ trợ kết nối với các sàn Thương mại điện tử lớn như Shopee, TikTok Shop, Lazada,... giúp bạn triển khai bán hàng trên sàn Thương mại điện tử hiệu quả, tiếp cận lượng lớn người dùng và tăng trưởng kinh doanh vượt trội hơn.

• Hệ thống tự động điều chỉnh tăng giảm tồn kho lập tức khi có giao dịch phát sinh từ sàn.
• Mọi đơn hàng đều được đồng bộ tự động về hệ thống duy nhất.
• Quản lý sản phẩm dễ dàng, chọn và đồng bộ dữ liệu sản phẩm giữa Haravan và sàn nhanh chóng.
• Tất cả Doanh thu, Lợi nhuận, Báo cáo bán hàng,... trên các sàn được cập nhật nhanh chóng trên hệ thống.
• Haravan hỗ trợ kết nối cùng lúc nhiều gian hàng khác nhau từ một sàn.

>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Giải pháp Kết nối và bán hàng trên sàn TMĐT? Khám phá ngay: