Phần mềm ERP là gì? Review chi tiết về quy trình bán hàng ERP

Hiện nay, phần mềm ERP đang được sử dụng nhiều trong hoạt động quản lý bán hàng của nhiều doanh nghiệp. Là một nhà quản trị, bạn nên nghiên cứu về quy trình bán hàng ERP để sớm triển khai tại doanh nghiệp của mình. Trong bài viết này sẽ có những thông tin quan trọng liên quan đến cách xây dựng quy trình bán hàng trong ERP, mời bạn tham khảo.

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP tạo ra hệ thống dữ liệu hợp nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

Trước khi làm rõ định nghĩa về phần mềm ERP, bạn cần biết “ERP” là gì. ERP - viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning mang ý nghĩa: hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Thuật ngữ “ERP” được sử dụng lần đầu từ những năm 1990 bởi những nhà phân tích ngành hàng hải của The Gartner Group. Vậy phần mềm ERP là gì, bạn có thể lý giải hay không?

Hiểu đơn giản, ERP là mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành một gói phần mềm duy nhất. Phần mềm này giúp tự động hóa từ A - Z những hoạt động có liên quan đến tài nguyên của tổ chức/doanh nghiệp. Nói cách khác, sự ra đời của phần mềm/hệ thống ERP nhằm tháo gỡ bài toán tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động xuyên suốt và hợp nhất qua toàn bộ phòng ban và khâu hoạt động trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Quản lý bán hàng nằm trong cấu trúc của một mô hình ERP chuẩn

Như đã chia sẻ ở trên, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được cấu thành bởi nhiều module. Có thể kể đến như module: quản lý tài sản, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, sản lý hàng tồn kho, quản lý tài chính - kế toán,... Và quản lý bán hàng - phân phối sản phẩm cũng là một trong số những module tạo nên mô hình ERP hoàn chỉnh.

Phần mềm ERP còn hỗ trợ quá trình bán hàng của doanh nghiệp diễn ra một cách thuận lợi

Đặc điểm của ERP để doanh nghiệp phân biệt với những phần mềm khác

Trong thời đại số hóa bùng nổ như hiện nay, phần mềm quản lý quy trình bán hàng được sử dụng rộng rãi. Với sự trợ giúp của phần mềm, mọi hoạt động và kết quả bán hàng đều được lưu trên hệ thống. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình mà không cần tốn nhiều thời gian để đọc báo cáo.

Hiện có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng với những tính năng vượt trội đã được tạo ra. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tìm kiếm được phần mềm phù hợp với mô hình và định hướng kinh doanh. Khi so sánh với những phần mềm khác, ERP mang 4 đặc điểm cơ bản sau:

• Là hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất: Mọi thành viên của doanh nghiệp, mọi phòng ban và mọi công đoạn xâu chuỗi thành một quá trình sản xuất kinh doanh tuân theo trật tự nhất định.
• Là một hệ thống hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế hoàn toàn sức người.
• Là một hệ thống quản lý hoạt động theo kế hoạch và những quy tắc rõ ràng. Theo đó, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được đề ra theo định kỳ tuần/tháng/năm, nhiệm vụ của mỗi nhân sự cũng phải được xác định ngay từ đầu.
• Là một hệ thống liên kết giữa tất cả phòng ban chức năng trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Thông qua hệ thống, mọi phòng ban cũng trao đổi, làm việc và tương tác qua lại với nhau để đảm bảo hoạt động sản xuất, bán hàng diễn ra suôn sẻ.

Phần mềm hỗ trợ bán hàng ERP kết nối những bộ phận liên quan để đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh

Chi tiết về quy trình bán hàng trong ERP

Quy trình bán hàng ERP bao gồm mấy bước và chi tiết công việc trong từng bước là gì? Thông tin chi tiết đã được bài viết tổng hợp ngay dưới đây, bạn đã sẵn sàng tìm hiểu chưa nào?

Gửi bảng báo giá sản phẩm chi tiết cho khách hàng

Đây chính là bước đầu tiên trong mọi quy trình bán hàng mà không riêng gì ERP. Khi tìm hiểu về sản phẩm, nếu có nhu cầu mua thì khách hàng sẽ liên hệ với doanh nghiệp để yêu cầu được xem báo giá và:

• Không đặt đơn nếu giá cao nằm ngoài khả năng chi trả của khách hàng.
• Đặt đơn trong trường hợp khách thấy giá cả phù hợp với túi tiền.

Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng

Khách hàng đặt đơn hàng thành công thì doanh nghiệp sẽ tiếp tục xử lý phần việc của mình - tiếp nhận đơn. Ở bước này, toàn bộ thông tin về đơn hàng đều được cập nhật ngay lên hệ thống ERP:

• Tên và chủng loại sản phẩm.
• Số lượng sản phẩm khách đặt.
• Tiến độ vận chuyển sản phẩm: thông tin này đặc biệt cần thiết đối với doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng khác nhau. Nếu thiếu tiến độ vận chuyển, doanh nghiệp sẽ không thể xác định đơn hàng được chuyển đi từ kho nào và đã chuyển đến đâu.

Quy trình bán hàng ERP được thiết kế với nhiều bước tuân theo một trật tự nhất định

Kiểm tra số lượng hàng hóa tồn trong kho hàng

Khi đã hoàn tất bước cập nhật thông tin, nhân viên bán hàng sẽ xuất lệnh cho nhân viên kho. Tại đây, nhân viên kho sẽ kiểm tra đơn hàng để đề ra phương án xử lý đơn:

• Trường hợp trong kho không còn đủ sản phẩm để thực hiện đơn hàng, doanh nghiệp sẽ liên hệ nhà cung cấp để gửi hàng cho mình. Nhiệm vụ của nhân viên kho là tạo đơn mua hàng và gửi cho nhà cung cấp.
• Trường hợp kho có đủ sản phẩm thì nhân viên kho sẽ tiếp nhận đơn từ nhân viên bán hàng.

Lựa chọn sản phẩm, phân loại và đóng gói

Bước tiếp theo trong quy trình bán hàng ERP đó chính là lựa chọn sản phẩm, phân loại và đóng gói sản phẩm. Sản phẩm sau khi được đóng gói cẩn thận sẽ được gửi cho bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp. Hoặc gửi cho đơn vị vận chuyển hợp tác với doanh nghiệp để giao đến đúng địa chỉ khách đã yêu cầu.

Vận chuyển sản phẩm

Nhân viên vận chuyển đến kho nhận sản phẩm để tiến hành phân loại và giao hàng. Nhằm tăng tốc độ cập nhật dữ liệu hàng hóa lên hệ thống ERP, họ dùng máy quét mã vạch. Bằng cách này, hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin về những đơn hàng đã được đưa ra khỏi kho.

Với số lượng hàng hóa khổng lồ, nhân viên vận chuyển cần phân loại, sắp xếp đơn hàng theo địa điểm mua hàng cũng như giao hàng. Mỗi khu vực hay địa điểm sẽ được giao cho một shipper. Đấy là lý do bạn thấy một shipper thường xuyên giao hàng quanh nơi bạn sinh sống/làm việc.

Khi triển khai quy trình bán hàng ERP thì mọi bộ phận có thể kết hợp nhịp nhàng với nhau

Lập hóa đơn cho khách hàng

Với quy trình bán hàng truyền thống, doanh nghiệp sẽ in hóa đơn và gắn liền vào đơn hàng. Khi nhận được hàng, khách hàng thanh toán cho shipper. Tuy nhiên, thay vì thanh toán bằng tiền mặt thì giờ đây hệ thống ERP còn hỗ trợ khách hàng thành toán bằng cách chuyển khoản, quét QR Code,...

Nhận tiền thanh toán đơn hàng từ khách hàng

Ngay khi khách hàng hoàn tất quá trình thanh toán, hệ thống ERP sẽ tạo ra chứng từ xác nhận đã nhận được tiền từ khách. Đồng thời, ERP cũng chuyển đơn hàng sang trạng thái đóng đơn.

Quy trình bán hàng ERP còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý đơn hàng

ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng và hàng tồn kho

Hệ thống ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình bán hàng để toàn bộ hoạt động bán hàng diễn ra một cách đồng bộ và trơn tru. Nhưng bên cạnh đó, ERP còn mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp. Nếu bạn biết được những thông tin này, chắc chắn bạn sẽ muốn triển khai ngay ERP.

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý tốt hàng tồn kho

Doanh nghiệp tốn rất nhiều nhân lực, công sức và thời gian trong khâu quản lý hàng tồn kho. Phần mềm ERP chính là “cứu tinh” của doanh nghiệp khi hỗ trơ doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng trong kho còn bao nhiêu, nhiều hay ít,... Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có căn cứ xác đáng để:

• Điều chỉnh lượng hàng hóa nhập và tiêu thụ.
• Xây dựng chiến lược bán hàng, quảng bá sản phẩm phù hợp.

Quản lý thông tin khách hàng cũng là một lợi ích của ERP

Nhờ được tích hợp module quản lý khách hàng nên phần mềm ERP dễ dàng lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến khác như: họ tên, địa chỉ, vướng mắc đang gặp phải,... Dựa vào những thông tin này, doanh nghiệp mới có thể triển khai đúng và đủ hoạt động chăm sóc khách hàng khiến họ cảm thấy vừa ý và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Dựa vào quy trình bán hàng ERP thì doanh nghiệp còn có thể quản lý thông tin về kho bãi và khách hàng

Top 3 doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng ERP

Phần mềm ERP hiện được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng phần mềm này nhưng dưới đây là top 3 kiểu doanh nghiệp nên sử dụng ERP ngay.

Doanh nghiệp hay gặp sai sót trong nhập/xuất và chuyển dữ liệu

Khi cá nhân/phòng ban trong doanh nghiệp không thể phối hợp nhịp nhàng với nhau thì họ sẽ đưa ra quyết định không chính xác. Hoặc thông tin có liên quan đến quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm/dịch vụ giữa các bộ phận chưa được đồng bộ cũng gây ra sai sót trong nhập và xuất dữ liệu. Điểu đó sẽ khiến:

• Chồng chéo thông tin hóa đơn.
• Giao nhầm hàng cho khách.
• …

Phần mềm quản lý ERP chính là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp xử lý triệt để trình trạng này nhờ khả năng:

• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
• Tổ chức toàn bộ dữ liệu thành một dòng chảy thống nhất.

Những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quản lý hoạt động bán hàng nên triển khai ERP

Doanh nghiệp có sự tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh

“Nỗi đau” của những doanh nghiệp tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh đó là doanh nghiệp không thể kiểm soát được dòng chảy thông tin. Lý do gây ra “nỗi đau” này không gì khác ngoài việc các sản phẩm và khối lượng sản xuất vượt quá khả năng hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Từ đó, tất cả dữ liệu sẽ bị phân mảnh, không tập trung tại một nơi.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phải gánh chịu “nỗi đau” như trên thì hãy sử dụng ngay phần mềm ERP. So với chức năng của các phòng ban trong doanh nghiệp thì ERP có thể kiểm soát dữ liệu tốt hơn. Thông tin chi tiết về từng bộ phận/phòng ban đều được hệ thống tập hợp tại một nơi duy nhất.

Doanh nghiệp có bộ máy quản lý cồng kềnh và kém hiệu quả

Bộ máy quản lý cồng kềnh nhưng hoạt động kém hiệu quả là “thủ phạm” sinh ra tình trạng công việc cũ lặp đi lại lại mà không tạo ra giá trị, thời gian “chết” giữa các quy trình,... Điều này khiến chi phí ẩn trong doanh nghiệp càng ngày càng tăng cao.

Nhờ khả năng tự động hóa cao, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết mọi việc chỉ trong khoảng thời gian ngắn. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng ở từng giai đoạn sản xuất cũng như phân phối hàng hóa.

Quy trình bán hàng ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro

Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng phần mềm ERP

Xây dựng kế hoạch chuẩn bị chi phí, nguồn lực và thời gian

Sở dĩ doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị chi phí, nhân lực và thời gian trước khi triển khai hệ thống ERP vì:

• Tổng chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào: quy mô doanh nghiệp, số lượng phòng ban trong doanh nghiệp, tài nguyên bổ sung,... Theo ERP Report năm 2022 của Panorama, doanh nghiệp quy mô trung bình sẽ cần từ 150.000 - 750.000$ để triển khai mô hình ERP.
• Cũng theo ERP Report năm 2022, thời gian triển khai ERP mất khoảng 2 - 5 năm để chạy thử và cải tiến nhiều lần trước khi đưa vào sử dụng.

Cẩn trọng với hàng loạt rủi ro tiềm ẩn khi triển khai ERP

Dù ERP mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp nhưng cũng tồn tại những rủi ro không thể lường trước. Doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi ra quyết định có nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp này hay không.

• Phát sinh vấn đề trong một khâu bất kỳ.
• Tắc nghẽn trong một giai đoạn là việc.
• Quy trình vận hàng chưa được chuẩn hóa.
• …

Doanh nghiệp biết cách triển khai quy trình bán hàng ERP thì ERP sẽ phát huy tối đa tác dụng

Chủ động chuẩn bị phương án thay đổi và nâng cấp ERP

Khi đã đưa phần mềm quản lý ERP vào sử dụng thì doanh nghiệp phải chuẩn bị những phương án để thay đổi và nâng cấp phần mềm. Bằng cách này, phần mềm sẽ vận hành tốt hơn và đáp ứng được nhiều yêu cầu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, ERP được biết đến như một phần mềm “gần như cố định” nên toàn bộ quá trình thay đổi và nâng cấp chỉ nên tiến hành trong những trường hợp thật sự cần thiết để tránh:

• Tốn kém chi phí và thời gian, chi phí dùng cho quá trình ngày tốn kém ngang chi phí vận hành hệ thống mới.
• Gây xung đột giữa những phần mềm trong hệ thống, thậm chí dẫn đến tình trạng tê liệt toàn hệ thống.
• Gián đoạn quy trình sản xuất và phân phối sản phẩm của doanh nghiệp vì hệ thống buộc phải tạm ngừng hoạt động.

Kết luận

Với những thông tin trên đây, bạn đã biết phần ERP là gì và chi tiết quy trình bán hàng ERP. Với ưu điểm giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất làm việc của từng bộ phận trong doanh nghiệp, bạn còn chần chờ gì nữa mà chưa triển khai ngay ERP? Chắc chắn những khó khăn trong quản lý quy trình bán hàng của bạn sẽ được xử lý nhanh chóng!

-------------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!