Email Hosting là gì? Tầm quan trọng Email Hosting trong doanh nghiệp

Hiện nay, việc sử dụng Email để trao đổi công việc với khách hàng, đối tác, nội bộ trong công ty là điều không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp. Để nâng cao độ bảo mật và tối ưu hóa khi gửi Email, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ Email Hosting. Vậy Email Hosting là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của Email Hosting trong doanh nghiệp.

1. Email Hosting là gì?

Email Hosting là dịch vụ lưu trữ hệ thống Email có độ bảo mật cao

Email Hosting là một dịch vụ email có chứa tên miền riêng được hoạt động dựa trên một hệ thống Hosting riêng biệt. Email Hosting có thể được tùy chỉnh theo cấu hình và số lượng tài khoản đăng ký. Đặc biệt, Email Hosting có độ bảo mật rất cao.

Email Hosting cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý email và tích hợp các tính năng nâng cao. Điều này sẽ giúp tăng cường trải nghiệm gửi, nhận email tốt hơn và kiểm soát email spam, tránh rò rỉ dữ liệu tốt hơn email miễn phí.

Nếu bạn chú ý sẽ thấy email thông báo hoặc quảng cáo nhận được thường có địa chỉ tuân theo cấu trúc sau: tennguoigui@tendoanhnghiep.com. Nếu sau ký tự @ có chứa tên miền thì chắc chắn thương hiệu đó đã sử dụng Email Hosting.

2. Những lợi ích khi sử dụng Email Hosting

Doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting bởi vì một số lợi ích nhất định

Email Hosting mang đến nhiều lợi ích cho thương hiệu trong hoạt động Marketing với một số ưu điểm nổi bật như:

• Tính bảo mật cao, hạn chế thư spam, blacklist IP và có đường truyền email tốt trong suốt quá trình chuyển gửi.
• Email được gửi đến khách hàng sẽ hạn chế rơi vào hộp spam.
• Khi thương hiệu sử dụng tên miền riêng sẽ trực tiếp nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu và tạo được ấn tượng tốt đến với khách hàng.
• Email có chứa tên miền sẽ khiến sự chuyển giao thông tin lẫn bên trong, bên ngoài, với đối tác, khách hàng trở nên một cách chuyên nghiệp hơn. Điều này sẽ dễ dàng khiến khả năng nhận, mở email và tăng lượt chuyển đổi trở nên cao hơn.

3. Vì sao thương hiệu nên sử dụng Email Hosting ?

Thương hiệu nên sử dụng Email Hosting để dễ dàng cho việc truyền thông và tiếp thị

Bên cạnh một số lợi ích nổi bật, Email Hosting còn có các tính năng phục vụ cho truyền thông và tiếp thị cho thương hiệu. Dưới đây là những lý do tại sao thương hiệu nên sử dụng Email Hosting cụ thể như:

• Email Hosting cung cấp các tùy chọn lưu trữ lớn hơn cho truyền thông thương hiệu. Đặc biệt, Email Hosting có khả năng tối ưu định dạng trên nhiều loại thiết bị điện tử phổ biến khác nhau như laptop, desktop, Ipad, điện thoại thông minh.
• Người quản trị Email Hosting có thể dễ dàng tùy chỉnh cấu hình, số lượng tài khoản email với số lượng lớn. Đồng thời Email Hosting cho phép bạn gửi thư kèm theo các tệp dung lượng lớn và có lượt trao đổi cao.
• Email Hosting có tính bảo mật cao, dễ dàng theo dõi, quản lý email trên máy chủ phát hành. Đặc biệt, Email Hosting có bản sao lưu đề phòng sự cố xuất hiện trên máy chủ.

4. Các dịch vụ của Email Hosting

Email Hosting cung cấp đa dạng các loại dịch vụ cho thương hiệu

Một dịch vụ Email Hosting chuyên nghiệp sẽ cung cấp các dịch vụ dưới đây để tối ưu hóa quá trình trao đổi công việc với nhân viên, khách hàng và đối tác một cách hiệu quả hơn. Các dịch vụ của Email Hosting hiệu quả sẽ cung cấp bao gồm:

Tính năng lưu trữ trực tuyến

Email Hosting sẽ cấp quyền cho bạn quyền truy cập vào kho lưu trữ email trực tuyến. Thông qua đó, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra sơ lược lịch sử về tất cả các giao dịch kinh doanh. Đặc biệt, bạn có thể kiểm tra bản sao lưu từ 5 đến 10 năm chỉ cần truy cập trực tiếp qua cổng đăng nhập.

Khả năng tạo nhiều hộp thư

Nếu doanh nghiệp đang phát triển, bạn cần phải tạo nhiều hộp thư để lưu trữ email và hỗ trợ hoạt động của mình. Lưu ý, bạn cần phải đảm bảo máy chủ lưu trữ email của bạn cung cấp tất cả các hộp thư cần thiết để có thể dễ dàng gửi email.

Thông thường, mọi người sử dụng các hộp thư riêng biệt để phân loại email dựa trên chức năng kinh doanh. Ví dụ, một hộp thư quản trị cho các vấn đề trang web, dịch vụ, một hộp thư thanh toán chuyên nhận các khoản thanh toán, một hộp thư thông tin liên lạc chung và một hộp thư chuyên cho việc quảng cáo và các chiến dịch email marketing.

Tính năng ưu đãi theo gói

Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng cùng lúc hai dịch vụ lưu trữ web và lưu trữ email. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một gói chung cung cấp cùng lúc cả hai dịch vụ này để tiết kiệm hơn và nhận được mức giá ưu đãi. Đồng thời, bạn có thể quản lý hệ thống Email một cách logic hơn. Tuy nhiên, bạn nên tìm nhà cung cấp uy tín để tránh tình trạng dịch vụ thường xuyên bị lỗi hay quá tải ảnh hưởng đến công việc.

Dung lượng hộp thư lưu trữ

Đây là một tiêu chỉ quan trọng cần được tính toán trước để có được dung lượng đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng hằng ngày. Do đó, bạn nên cân nhắc số lượng email hàng ngày, các tệp đính kèm và các tệp lớn hơn. Bạn nên tìm hiểu dịch vụ Email Hosting nào có đủ dung lượng và khả năng xử lý dữ liệu cần hàng ngày tốt hơn.

Tính năng mở rộng dung lượng

Nếu bạn đang gặp các vấn đề như không thể biết chính xác được dung lượng email, bao nhiêu hộp thư cần, tài khoản email có thể tăng thêm. Ngoài ra, email hosting sẽ có khả năng tăng thêm dung lượng để không bị các tệp đính kèm email có kích thước chiếm hết không gian lưu lượng.

5. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Email Hosting uy tín

Để chọn lựa một địa chỉ Email Hosting uy tín, bạn cần tuân thủ theo một số tiêu chí nhất định

Một trong những điều rất quan trọng đó là lựa chọn nhà cung cấp Email Hosting uy tín. Bởi vì điều này rất quan trọng và ảnh hưởng để tránh sự cố phát sinh lẫn tình huống bị rò rỉ thông tin không đáng. Lưu ý, bạn nên tham khảo nhiều địa chỉ cung cấp Email Hosting khác nhau trước khi lựa chọn. Một tổ chức cung cấp Email Hosting chuyên nghiệp và uy tín sẽ bao gồm những đặc điểm sau:

• Đội ngũ chăm sóc khách hàng hỗ trợ thường xuyên suốt 24/7.
• Hệ thống hạn chế tối đa tình trạng thư spam, blacklist IP.
• Hỗ trợ bảo mật tối đa bằng hệ thống Mail server chuyên dụng.
• Được cung cấp giao diện quản lý trực quan để người dùng dễ dàng sử dụng email.
• Hệ thống hỗ trợ chuyển tải thông tin và dữ liệu đến khách hàng thuận lợi.
• Hỗ trợ dịch vụ có tỷ lệ email hợp lệ vào inbox cao.
• Email được gửi thông báo trực tiếp đến các hộp thư điện tử như Google, Webmail, Yahoo.

6. Những lưu ý để sử dụng Email Hosting một cách hiệu quả

Để sử dụng Email Hosting hiệu quả cần thống nhất cấu trúc một cách xúc tích, ngắn gọn

Email Hosting có tính bảo mật cao nên có một số tính năng tuyệt vời khác rất hữu ích cho hoạt động kinh doanh. Dưới đây làm một số lưu ý để sử dụng Email Hosting hiệu quả để quảng cáo thành công bằng kênh Email:

Chọn tên ngắn gọn

Email Hosting sẽ cho phép người dùng đặt tên miền đặc trưng riêng cho thương hiệu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có tên ngắn thì có thể giữ nguyên để làm tên miền. Tuy nhiên, nếu cái tên quá dài thì doanh nghiệp nên lựa chọn một cái tên viết tắt ngắn gọn. Lưu ý, tên miền cần phải đảm bảo khả năng nhận diện thương hiệu và tuyệt đối tránh trùng lặp với tên của các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác.

Đặt tên hệ thống rõ ràng

Khi gửi Email nội bộ, tổ chức cần đặt tên email hệ thống rõ ràng để phân biệt các nhóm, phòng ban. Đây là một điều cần thiết để tránh gây nhầm lẫn trong quá trình gửi. Bên cạnh đó, những nhân viên có email tham gia hệ thống Email Hosting nên tuân theo một quy tắc thống nhất.

Tạo cấu trúc thống nhất email

Khi đặt tên hệ thống website, blog, mạng xã hội và các kênh truyền thông thì doanh nghiệp nên tạo cấu trúc thống nhất Email để tăng tính chuyên nghiệp giữa các kênh quảng bá. Ngoài ra, địa chỉ của các kênh này nên sử dụng tên miền của email để tăng độ nhận diện thương hiệu và độ uy tín cho khách hàng.

Tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác

Một trong những lưu ý trước khi đặt tên Email Hosting đó là tìm hiểu trước để tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh được các tên miền đã được đăng ký bản quyền. Nếu không may doanh nghiệp của bạn trùng tên miền với những tổ chức không còn hoạt động hay có tin xấu cũng sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu của bạn.

Chú trọng bảo mật hệ thống

Khi sử dụng dịch vụ Email Hosting, doanh nghiệp cần chú trọng bảo mật hệ thống để tránh xảy ra những rủi ro đáng tiếc. Khi một sự cố xảy ra, điều này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống email của bạn. Do đó, bạn cần lựa chọn một nhà cung cấp Email Hosting uy tín để tăng cường tính bảo mật thông tin.

Phổ biến các quy định rõ ràng

Trước khi sử dụng Email Hosting, tổ chức nên phổ biến các quy định rõ ràng đối với các cá nhân, tập thể về việc sử dụng các tài khoản Email. Một số quy định phổ biến như chỉ sử dụng Email cho công việc chung của công ty, các nhóm và phòng ban. Ngoài ra, có thể sử dụng email riêng để tránh gây nhầm lẫn và hỗ trợ khách hàng hiệu quả. Đối với nhân viên thôi việc, bộ phần quản lý Email cần vô hiệu hóa tài khoản để tránh trường hợp lộ thông tin kinh doanh.

7. Sự khác biệt giữa Website Hosting và Email Hosting

Web Hosting cũng là một thuật ngữ cơ bản liên quan đến khía cạnh truyền thông hoặc quản trị website của doanh nghiệp, tổ chức. Trước đây, Email và Website Hosting được tích hợp trên cùng một máy chủ. Hiện nay, 2 loại hosting này đã được lưu trữ riêng biệt bởi vì chúng có định nghĩa và công dụng hoàn toàn khác nhau cụ thể:

• Web Hosting là nơi lưu trữ tất cả các thông tin liên quan đến trang web của doanh nghiệp bao gồm tư liệu, hình ảnh, hoạt động giao dịch trao đổi giữa đơn vị với khách hàng thông qua mạng Internet.
• Email Hosting là nơi lưu trữ các email hoặc thư điện tử kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nội bộ tổ chức. Email Hosting thường có tính bảo mật cao và tăng độ nhận diện thương hiệu thông qua tên miền trên tài khoản.

8. Phân biệt giữa Email Hosting và Email Server

Email Hosting và Email Server có một số khác biệt rõ ràng

Email Server là một loại thiết bị điện tử được dùng để gửi và nhận thư điện tử được đánh giá có tốc độ ổn định, liên tục, khả năng bảo mật cao. Do đó nhiều doanh nghiệp sử dụng Email Server sử dụng để quản lý truyền thông nội bộ.

Tuy nhiên, khi lựa chọn chọn Email Server doanh nghiệp cần phải đầu tư một hệ thống máy chủ đạt tiêu chuẩn. Ngược lại, khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp không cần thiết phải đầu tư một hệ thống máy chủ mạnh.

Ngoài ra, Email Server có toàn bộ các tính năng của Email Hosting và có tính bảo mật cao hơn do sử dụng một máy chủ riêng biệt. Đồng thời, Email Server còn được bổ sung tính năng ngăn chặn Virus và Spam rất tốt. Khi sử dụng Email Server, doanh nghiệp có thể duyệt thư điện tử ngay trên webmail hoặc thông qua các ứng dụng được cài đặt sẵn trong máy tính.

9. Câu hỏi thường gặp

Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng Email Hosting

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu về Email Hosting của một số doanh nghiệp như:

Mục đích sử dụng Email Hosting là gì?

Email Hosting được sử dụng là một dịch vụ lưu trữ Web hoặc Internet cho thuê và vận hành các máy chủ để quản lý hệ thống email. Dịch vụ Email Hosting cao cấp phải khác với các trang webmail miễn phí như Yahoo và Google.

Doanh nghiệp có thật sự cần xài Email Hosting không?

Dịch vụ Email Hosting giữ cho email được kết nối an toàn, có độ bảo mật cao và giúp doanh nghiệp truy cập được từ mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet. Mặc dù, dịch vụ Email Hosting và Web Hosting từ một nhà cung cấp, nhưng bạn không cần phải làm như vậy.

10. Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về định nghĩa và khái niệm của Email Hosting. Đồng thời thông qua đó bạn cũng đã biết được một tiêu chí chọn lựa nhà dịch vụ Email Hosting uy tín và hiệu quả. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức bổ ích cho bạn để có thể quyết định sử dụng Email Hosting hay không.

---------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

Có thể bạn quan tâm:

Tổng hợp những mẫu Email Marketing miễn phí, thu hút và ấn tượng

DMCA là gì? Hướng dẫn đăng ký DMCA để bảo vệ bản quyền website

FTP là gì? Những điều cơ bản mà bạn cần biết về FTP