Business Intelligence là gì và có cách thức hoạt động như thế nào?

Trong quá trình hoạt động, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn có nhu cầu tích hợp và phân tích khối lượng dữ liệu, thông tin “siêu to khổng lồ” đến từ nhiều nguồn khác nhau. Nhờ sự trợ giúp của công cụ Business Intelligence mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Nếu bạn làm chủ doanh nghiệp thì hãy thử tìm hiểu Business Intelligence là gì.

1. Định nghĩa về Business Intelligence

Business Intelligence là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ

Trước khi đến với vai trò và cách thức hoạt động của Business Intelligence, bài viết sẽ cùng bạn làm rõ khái niệm Business Intelligence. Thực tế, cụm từ tiếng Anh “Business Intelligence” đang được phiên dịch sang tiếng Việt theo nhiều nghĩa khác nhau:

• Kinh doanh thông minh.
• Trí tuệ doanh nghiệp.
• Phân tích kinh doanh.
• Hệ thống báo cáo quản trị thông minh.
• …

Dù dịch theo nghĩa nào thì Business Intelligence (viết tắt: BI) cũng chính là quy trình và công nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm soát một khối lượng dữ liệu khổng lồ và khai thác tri thức. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng đề xuất những quyết định có tính sáng suốt và hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
Khi Business Intelligence chưa xuất hiện, Ban lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ phải yêu cầu những bộ phận hỗ trợ đưa ra những báo cáo quan trọng nhằm thống kê, phân tích và quyết định chiến lược. Nhưng phương pháp này lại có những hạn chế nhất định như:

• Tốn nhiều thời gian để liên hệ cũng như tạo lập báo cáo.
• Số liệu thường chỉ mang tính chất tương đối do báo cao được lập một cách thủ công bằng những công cụ tin học văn phòng, phổ biến hơn cả là Microsoft Excel.

2. Hệ thống Business Intelligence là làm gì?

Từ khái niệm ở trên, bạn có thể nhận thấy mục tiêu cuối cùng của Business Intelligence chính là hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện doanh thu. Bên cạnh đó, Business Intelligence còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp so với những đối thủ kinh doanh trên thị trường.
Nhằm hiện thực hóa mục tiêu này, Business Intelligence sẽ thực hiện 3 hoạt động chính sau đây:

2.1 Thu thập những dữ liệu thô

Trước tiên, Business Intelligence sẽ bắt đầu thu nhập những dữ liệu thô rồi chuyển tổng hợp và chuyển đổi chúng thành những dữ liệu trực để dễ dàng hơn trong việc sử dụng. Dữ liệu thô có thể là:

• Doanh thu bán hàng.
• Chỉ số tương tác đối với khách hàng.
• Thông tin thị trường.
• …

Dữ liệu phải vừa đảm bảo tính đa dạng, vừa đến từ những nguồn uy tín để thể hiện được cái nhìn khách quan và chính xác nhất. Dưới đây là danh sách những nguồn thu thập dữ liệu phổ biến:

• Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp hay SCM.
• Hệ thống hoạch định tài nguyên/nguồn lực doanh nghiệp hay ERP.
• Cơ sở giao dịch dữ liệu.
• Hệ thống quản lý mối quan hệ với khách hàng hay CRM.
• Web Logs.
• …

Business Intelligence thu thập thông tin từ nhiều nguồn để hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu

2.2 Xử lý và lưu trữ dữ liệu vào kho

Hoạt động tiếp theo của Business Intelligence chính là xử lý và lưu trữ tất cả dữ liệu vào kho sau khi đã có đủ dữ liệu cần thiết. Quy trình ELT với Extract, Load và Transform sẽ được ứng dụng trong hoạt động này:

• Extract (tiếng Việt: trích xuất): sao chép những dữ liệu cần thiết từ hệ thống nguồn nhằm chắc chắn rằng những hoạt động sau này sẽ không ảnh hưởng đến hệ thống nguồn.
• Transform (tiếng Việt: biến đổi): dịch hay tách nhỏ toàn bộ dữ liệu đã được trích xuất sang dạng thông tin và ngôn ngữ có thể lưu trữ, dùng.
• Load (tiếng Việt: nhập): đưa hết những dữ liệu đã được biến đổi sang kho dữ liệu hay còn gọi là data warehouse.

Trong khi xử lý và lưu trữ dữ liệu, nhân viên Business Intelligence phải theo dõi thường xuyên và tiêu hủy kịp thời những dữ liệu hết giá trị sử dụng. Đây chính là cách để tạo ra chỗ trống cho những dữ liệu mới và quan trọng hơn. Càng sắp xếp kho dữ liệu hợp lý thì quá trình truy cập dữ liệu lại càng diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng hơn.

2.3 Trích xuất và phân tích hệ thống cơ sở dữ liệu

Đây được đánh giá là hoạt động quan trọng nhất trong quá trình phân tích dữ liệu nhằm đánh giá tình hình kinh doanh và tìm ra những thay đổi trong hành vi của khách hàng. Qua đó, những chiến lược gia của doanh nghiệp bắt đầu xem xét và đề xuất nhiều giải pháp mới mẻ để tối ưu hóa kết quả kinh doanh.

3. Review chi tiết về mô hình hoạt động của Business Intelligence

Vậy là bạn đã biết Business Intelligence là gì và Business Intelligence sẽ làm những công việc nào. Trong phần tiếp theo, mời bạn tìm hiểu chi tiết về mô hình hoạt động của Business Intelligence. Một hệ thống BI chuẩn bao gồm 7 thành phần chính dưới đây:

• Data source - dữ liệu thô được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau.
• Data warehousing - khu vực dùng để lưu trữ lâu dài tất cả dữ liệu của doanh nghiệp.
• Integrating Server - đảm nhận nhiệm vụ trung gian vận hành công cụ ETL giúp chuyển dữ liệu từ nguồn và kho lưu trữ.
• Analysis Server - khu vực sẽ nhận dữ liệu đầu vào để trả về những kết quả dựa theo tri thức nghiệp vụ đã được định nghĩa sẵn.
• Reporting Server - thực thi những report dựa trên output nhận được từ khu nhận dữ liệu đầu vào.
• Data Mining - quá trình xuất toàn bộ thông tin dữ liệu đã được xử lý.
• Data Presentation - những báo cáo và biểu đồ đã được tạo ra từ chính Data Mining.

Mô hình hoạt động của Business Intelligence được cấu thành bởi 7 thành phần chính

4. Những doanh nghiệp nào nên ứng dụng Business Intelligence?

Theo chia sẻ từ nhiều chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin, doanh nghiệp nào cũng có thể ứng dụng Business Intelligence dù kinh doanh:

• F&B.
• Hàng hóa tiêu dùng.
• Sản phẩm chăm sóc sức khỏe.
• …

Sở dĩ Business Intelligence lại được khuyến khích sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp bởi nó:

• Hỗ trợ phần lớn doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực như chia sẻ ở trên.
• Đặc biệt đem đến những lợi ích to lớn cho những doanh nghiệp thuộc ngành F&B và hàng hóa tiêu dùng.
• Tạo ra nhiều lợi ích tối đa cho mỗi doanh nghiệp khi được kết hợp với những ứng dụng hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (tiếng Anh: ERP).

5. Doanh nghiệp sẽ được gì khi ứng dụng Business Intelligence?

Thêm một câu hỏi khác thú vị nữa cũng đã được đặt ra xoay quanh từ khóa Business Intelligence đó chính là: Lợi ích Business Intelligence mang lại cho doanh nghiệp? Bên cạnh việc hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát thông tin một cách chính xác và hiệu quả để khai thác và phân tích dữ liệu thì BI còn:

• Giúp doanh nghiệp thích ứng tốt với môi trường kinh doanh có những sự thay đổi liên tục và cạnh tranh khốc liệt.
• Giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả.

Business Intelligence phù hợp với mọi mô hình kinh doanh và mang lại nhiều lợi ích to lớn

• Đem lại cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh, xác định vị thế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
• Phân tích hành vi của khách hàng và dự đoán tương lai doanh nghiệp.
• Xây dựng chiến lược marketing để thu hút khách hàng tiềm năng, giữ chân khách hàng cũ.
• Phục vụ nhu cầu tạo lập báo cáo của những bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, thường là bộ phận tài chính.
• Hỗ trợ hiệu quả cho công tác điều hành, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí quản trị.
• Giúp đánh giá nội bộ, cải thiện kỹ năng điều hành và tối ưu khả năng quản trị hoạt động của tổ chức nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

6. Khái niệm Business Intelligence Analyst là gì?

Đi kèm với khái niệm Business Intelligence đó chính là khái niệm Business Intelligence Analytics. Vậy theo bạn, Business Intelligence Analyst có nghĩa là gì?
Business Intelligence Analytics hay BI Analyst - nhà phân tích trí tuệ kinh doanh là những người dùng dữ liệu để giúp doanh nghiệp điều hướng cũng như đưa ra những quyết định đúng đắn dựa theo dữ liệu. Trong mỗi doanh nghiệp, công việc của BI Analyst có thể khác nhau dù ở đâu thì họ vẫn đảm nhận 3 vai trò chính sau đây:

• Chia nhỏ những dữ liệu kinh doanh quan trọng, lập trình những công cụ và mô hình dữ liệu nhằm trực quan hóa hoặc giám sát dữ liệu đơn giản hơn.
• Tìm kiếm những mẫu/khu vực trong dữ liệu hay những báo hiệu tiềm năng có khả năng cải tiến trong thực tiễn kinh doanh.
• Chia sẻ kết quả dưới dạng báo cáo, đồ thị hay biểu đồ và tổng hợp tất cả báo cáo lại với nhau để trình bày trước ban lãnh đạo/khách hàng.

Business Intelligence Analyst là những người đảm nhận nhiệm vụ phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn

7. Tiềm năng phát triển của Business Intelligence Analyst

Hiện nay, Business Intelligence phải liên tục phát triển để không bị lỡ nhịp so với nhu cầu kinh doanh và công nghệ. Business Intelligence phát triển sẽ mở ra cơ hội nghề nghiệp lớn cho những nhà phân tích trí tuệ kinh doanh - Business Intelligence Analyst.
Công việc của Business Intelligence Analyst đang có xu hướng được chi trả lương cao hơn so với chuyên gia công nghệ thông tin. Theo dữ liệu thu thập từ tháng 9 năm 2021 của Glassdoor, mỗi Business Intelligence Analyst ở Mỹ sẽ nhận mức lương trung bình là 85.676$/năm.

8. Bí quyết để trở thành Business Intelligence Analyst chuyên nghiệp

Bạn hay bất kỳ ai cũng hoàn toàn có thể trở thành một Business Intelligence Analyst chuyên nghiệp với xuất phát điểm là Data Analyst (nhà phân tích dữ liệu) - vai trò cấp thấp nhất hay Business Analyst (nhà phân tích nghiệp vụ). Càng có thêm nhiều kinh nghiệm và kỹ năng thì con đường đến với cái đích mang tên Business Intelligence Analyst càng dễ dàng và được rút ngắn. Bên dưới là những kỹ năng mà một BI Analyst cần có:

• Thành thạo những công cụ về cơ sở dữ liệu như Excel, SQL,...
• Trực quan hóa dữ liệu với sự hỗ trợ của những công cụ như Power BI, Tableau,...
• Quen thuộc với những ngôn ngữ lập trình: R, Python, Java,...
• Kiến thức về kinh doanh và tài chính để có thể am hiểu sâu sắc về việc cải thiện tình hình kinh doanh.

Muốn trở thành Business Intelligence Analyst chuyên nghiệp thì bạn cần trang bị nhiều kỹ năng

9. Kết luận

Mong rằng những thông tin mà bài viết vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ khái niệm Business Intelligence là gì và có cách thức hoạt động ra sao. Qua đây, bạn cũng sẽ tìm ra định hướng nghề nghiệp đúng đắn cho bản thân. Hay có thêm kiến thức hữu ích để ứng dụng vào quá trình quản lý hoạt động trong chính doanh nghiệp do chính bạn làm chủ.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!