10 Bí quyết giúp nhà bán hàng chuẩn bị để đáp ứng nhu cầu vận chuyển trong mùa mua sắm cuối năm

Những mùa mua sắm lớn như Super Brand Day, Mega Sale Day (10/10, 11/11, 12/12,...), Black Friday hay thời gian cuối năm là cơ hội giúp rất nhiều doanh nghiệp đạt được lượng đơn “khủng” mỗi ngày. Nhưng thực tế là, khi bạn có được hơn 1000 đơn/ tháng, doanh nghiệp càng nên lập một chiến lược hoặc quy trình xử lý và giao hàng nhằm tiết kiệm nhân lực và tránh phát sinh các vấn đề không như ý muốn.

Bài viết này có mọi thứ bạn cần để nâng cao trải nghiệm mua sắm bằng việc giao hàng, xử lý các đơn cần ưu tiên giao sớm,...Cùng lên kế hoạch quản lý vận chuyển và chuẩn bị cho mùa lễ hội mua sắm cuối năm bằng 10 gợi ý sau đây

1. Định hình lại quy trình vận chuyển và giao hàng của bạn

Bạn có biết các bước trong quy trình vận chuyển và giao hàng của shop mình là gì không?

Nếu câu trả lời là không, bây giờ là lúc để xem lại. Hãy bắt đầu vẽ hoặc phác thảo sơ về quy trình vận hành của mình và lưu trữ trong file hoặc in ra giấy, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hướng dẫn cho những nhân viên mới hoặc cả người thân trong gia đình phòng trường hợp đơn hàng quá tải hoặc nhân viên đều đang bận rộn. Bạn cũng nên xem lại chiến lược vận chuyển của mình để đảm bảo rằng chiến lược đó vẫn phù hợp với mùa cao điểm

Để định hình được quy trình vận hành của doanh nghiệp, hãy bắt đầu chú ý đến những đơn hàng tiếp theo, lập danh sách từng bước trong quy trình vận hành, thời gian thực hiện và bộ phận nào phụ trách khâu nào.

Một vài gợi ý về ước lượng thời gian và các bước vận hành đặc trưng có thể kể đến như:

• Sắp xếp đơn hàng theo nguồn (website, cửa hàng, facebook, sàn TMĐT,...) Bước này trên hệ thống Haravan sẽ tự phân loại sẵn, nhân viên không cần làm thủ công.

• In phiếu đóng gói cho đơn hàng để đảm bảo không sót thông tin và mã vận đơn ( dưới 1 phút)
• Nhập bao bì có đủ size của mọi loại sản phẩm bạn đang bán, kiểm tra thêm các tính năng của bao bì (chống sốc, giữ lạnh,...)
• Đóng gói mỗi đơn đặt hàng kèm phiếu thông tin đơn hàng, (5 phút)
• Dán mã vận đơn vào đơn hàng. Khi đẩy đơn qua nhà vận chuyển trên Haravan, doanh nghiệp có thể in phiếu kèm thông tin mà mã vận đơn từ nhà vận chuyển

Trong khi bạn định hình lại các giai đoạn trong quy trình của mình, hãy lưu ý thời gian hoàn thành cho mỗi bước. Bạn có thể làm gì để tối ưu hóa các bước đó hoặc làm cho chúng hiệu quả hơn không?

Mất 1 phút cho mỗi đơn hàng có vẻ không nhiều, nhưng nếu bạn đang xử lý hơn 10 đơn và giao hàng mỗi ngày, thì đó là 10 phút mà bạn (hoặc nhân viên bạn) lẽ ra nên dành để làm việc khác.

2. Tích trữ bao bì và vật dụng dành cho đóng gói

Khi phác thảo ra một quy trình vận hành của shop, bạn nên lập danh sách về những vật dụng, nguyên liệu cần thiết để hoàn thành mỗi đơn đặt hàng. Tiếp theo là giai đoạn để tìm hiểu về đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển và các bên cung cấp giải pháp đóng gói sản phẩm để đảm bảo shop không gặp tình trạng thiếu hụt sản phẩm, bao bì đóng gói hoặc không tìm được shipper trong khi lượng đơn hàng đang cao.

Một gợi ý khác là cung cấp các dịch vụ hoặc chương trình ưu đãi đi kèm. Mặc dù việc cung cấp các dịch vụ đi kèm có thể tốn kém thời gian và tiền bạc, nhưng doanh nghiệp sẽ nâng cao trải nghiệm mua sắm cho tệp khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ đính kèm (như ghi thiệp, gói quà). Việc này cũng đòi hỏi bạn phải lập kế hoạch trước để đảm bảo bạn có đủ sản phẩm/ dịch vụ để cung cấp trong mùa lễ.

3. Đáp ứng thời gian vận chuyển và lập kế hoạch cho sự chậm trễ giao hàng

Năm nay, các nhà vận chuyển đang dần công bố hoạt động giao hàng của mình, nhưng với tình hình dịch COVID-19 đang diễn ra, chuỗi cung ứng và sức mua trong ngành thương mại điện tử cũng bị tác động, dẫn đến thời gian giao hàng có thể chậm hơn so với bình thường.

Để chuẩn bị cho một mùa mua sắm online bận rộn, hãy theo dõi cập nhật thông tin giao hàng của các nhà vận chuyển để thông báo với khách hàng một cách kịp thời.

4. Đặt chiến lược giao hàng dành riêng cho mùa lễ hội mua sắm

Quy trình vận hành của bạn đã được thiết lập và bạn cũng đã nhập tồn kho đầy đủ? Bước tiếp theo là tìm hiểu thông tin chi tiết về khách hàng, cụ thể là: bạn sẽ tính phí vận chuyển là bao nhiêu?

Các tùy chọn phổ biến nhất là miễn phí vận chuyển, giao hàng đồng giá và phân chia bảng giá giao hàng nội thành/ngoại thành.

Xem thêm: Gia tăng doanh thu nhờ chiến lược miễn phí vận chuyển

5. Thêm yếu tố trọng lượng vào mô tả sản phẩm của bạn

Việc thêm trọng lượng chính xác cho từng sản phẩm bạn sẽ giúp khách hàng xem chi phí vận chuyển cụ thể hơn trong quá trình thanh toán. Điều đó tốt cho khách, nhưng cũng tốt cho bạn: Bạn sẽ có thể nhanh chóng in nhãn vận chuyển cho mỗi đơn đặt hàng mà không sợ sai sót vì bạn không cần cập nhật hoặc sửa trọng lượng mỗi lần xử lý đơn.

6. Giao tiếp, tương tác nhiều hơn với khách hàng

Không cần phải thiết kế banner cầu kỳ, bạn hoàn toàn có thể truyền tải thông điệp đến khách hàng bằng các hình ảnh hoặc nội dung gần gũi. Nếu đó là những thông tin hữu ích, chắc chắn khách hàng sẽ quan tâm

Sau đây là những kênh tương tác với khách hàng và giới thiệu về chương trình của bạn trong mùa lễ:

• Thêm banner về chính sách giá vận chuyển, dịch vụ hoặc ưu đãi tại kênh website. Bạn có thể dẫn đến một bài đăng trên blog hoặc trang chính sách vận chuyển.
• Thêm pop up để đảm bảo người mua hàng nhận được thông tin. Có thể nhiều khách hàng không thích pop up, nhưng những chương trình trong mùa lễ mua sắm rất thu hút khách hàng.
• Chia sẻ thông tin vận chuyển, chương trình khuyến mãi hoặc chính sách giao hàng trên các kênh truyền thông xã hội như Facebook, Instagram. Bằng việc thông báo ngay trên khung chat, hoặc cho khách hàng theo dõi tiến trình vận chuyển của đơn, bạn sẽ giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng, tương tác với khách hiệu quả hơn và bán hàng dễ dàng hơn.

7. Chuẩn bị chính sách hoàn trả

Một khía cạnh khác của việc vận chuyển mà bạn cần lưu ý đặc biệt trong mùa mua sắm là việc hoàn trả hàng. Nghiên cứu chỉ ra rằng 67% người mua thương mại điện tử sẽ kiểm tra chính sách hoàn trả của bạn trước khi mua. Ở bước này, bạn nên quan tâm cụ thể đến chi phí vận chuyển cho việc hoàn hàng.

Tỷ lệ hoàn vốn trung bình thường dao động quanh 20%, vào những ngày lễ. Có ba cách chính để bạn có thể xử lý chi phí hoàn trả hàng:

• Khách hàng của bạn thanh toán chi phí hoàn hàng
• Bạn phải trả chi phí hoàn hàng
• Mỗi bên đều chịu 1 phần chi phí

Chiến lược phù hợp sẽ phụ thuộc vào tỷ suất lợi nhuận cũng như tỷ lệ hoàn vốn dự kiến ​​của bạn. Dù bạn quyết định như thế nào, hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin về chinh sách hoàn trả hàng của mình một cách rõ ràng và nổi bật như thông tin về phí vận chuyển — điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hỗ trợ hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng nếu mọi người quyết định hoàn trả đơn.

8. Quan tâm đến trải nghiệm khi mở hộp hàng

Sau tất cả các giai đoạn cần thiết để giao hàng và hoàn thành đơn hàng thành công, doanh nghiệp đều muốn cung cấp trải nghiệm tuyệt vời khi khách hàng mở gói hàng của họ.

Mục tiêu về độ bao phủ thương hiệu: Khuyến khích khách hàng chia sẻ trên mạng xã hội

Để khuyến khích khách hàng chia sẻ trên mạng xã hội, hãy thiết kế bao bì có tên của thương hiệu và tặng kèm một món quà nhỏ hoặc một hành động kêu gọi mọi người chia sẻ quá trình “unbox” của mình. Bài đăng từ những khách hàng hài lòng là một trong những nội dung có giá trị nhất giúp thương hiệu tiếp cận với nhiều người hơn.

Mục tiêu thúc đẩy khách mua hàng lại

Nếu bạn muốn tăng tỷ lệ mua lại của khách, hãy tặng kèm mã giảm giá hoặc voucher cho lần mua tiếp theo để khuyến khích khách hàng tiếp tục mua sắm.

Doanh nghiệp có thể xây dựng chiến dịch Referral Marketing để thu hút thêm lượng khách hàng tiềm năng

9. Thiết lập theo dõi đơn hàng

Khi khách hàng hoàn tất việc order, họ chỉ có một câu hỏi trong đầu: Khi nào hàng sẽ được giao đến? Bạn có thể sẽ nhận được câu hỏi này cho dù đội ngũ nhân viên đã thông báo rõ ràng về việc chậm trễ vận chuyển và thời gian giao hàng dự kiến như thế nào. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải cung cấp theo dõi tình trạng đơn hàng càng sớm càng tốt.

Với Harasocial, chủ shop có thể kích hoạt tính năng tự động gửi thông báo xác nhận đơn hàng. Khi khách hàng click vào Chi tiết Đơn hàng, họ có thể dễ dàng xem ngay trạng thái đơn hàng trên tin nhắn.

10. Chuẩn bị trước về các câu hỏi của khách hàng

Mặc dù những lời phàn nàn khiến bạn khó chịu và mất thời gian để giải quyết, nhưng chúng cung cấp cho doanh nghiệp những phản hồi trung thực và có giá trị của khách hàng. Khiếu nại, đánh giá sẽ cho bạn thấy những vấn đề cần cải thiện của doanh nghiệp và cho bạn cơ hội để lại ấn tượng tích cực lâu dài trong tâm trí khách hàng sau khi bạn giải quyết được vấn đề. Vì vậy, những khiếu nại, yêu cầu của khách hàng là một trong những đánh giá có giá trị nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm.

Xem thêm về: 4 vấn đề thường khiến khách hàng mua online phàn nàn và cách xử lý hiệu quả

Mong rằng với những gợi ý trên, doanh nghiệp sẽ có cho mình một kế hoạch chuẩn bị hiệu quả nhất để kinh doanh và gia tăng doanh thu thành công!

-----------------

Hơn 50.000 người kinh doanh đang sử dụng Haravan Ship

Haravan Ship giúp bạn tiết kiệm đến 50% chi phí giao nhận và X2 hiệu suất làm việc của nhân viên vận hành, với hệ thống quản lý đơn hàng tập trung, tích hợp sẵn 10 nhà vận chuyển phổ biến nhất.