Mô hình 7S là gì? 5 bước để áp dụng mô hình 7S vào doanh nghiệp

Hiện nay, mô hình 7s là một trong những mô hình nhận được rất nhiều quan tâm của các tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới, kể cả Việt Nam. Vậy mô hình 7s là gì? Nó có thực sự đem đến hiệu quả cho các doanh nghiệp như nhiều người vẫn hay nói? Hãy đọc bài viết sau cùng Haravan để tìm ra câu trả lời!

1. Mô hình 7s là gì?

Mô hình 7s là mô hình quản lý doanh nghiệp

Mô hình 7s là gì? Mô hình 7s là mô hình quản lý doanh nghiệp mô phỏng ngắn gọn cách tổng hợp các vấn đề thực tiễn trong một bộ máy hoạt động của tổ chức, công ty và doanh nghiệp.

Mô hình 7s trong doanh nghiệp nhấn mạnh vào nguồn lực (nhân tốc mềm) thay vì các yếu tố hữu hình như: vốn, cơ sở hạ tầng, máy móc,... Đây là mô hình được ra đời từ những năm 80 bởi hai chuyên gia tư vấn thiết kế là Robert Waterman và Tom Peters thuộc tổ chức tư vấn McKinsey & Company.

Mô hình 7s gồm 7 từ tiếng Anh bắt đầu bằng chữ “S”, đó là: Share Values (Giá trị chung), Structure (Cấu trúc), Systems (Hệ thống), Style (Phong cách), Staff (Nhân viên), Strategy (Chiến lược) và Skills (Kỹ năng).

Tất cả 7 yếu tố trên có thể liên kết với nhau và sự thay đổi của một yếu tố sẽ đòi hỏi các yếu tố còn lại cũng phải thay đổi để duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng mô hình 7s để thực hiện thành công các chiến lược mới và phân tích cách các bộ phận quan trọng khác nhau trong tổ chức của bạn hoạt động cùng nhau.

Ngoài ra, mô hình này cũng tạo điều kiện cho những thay đổi trong tổ chức, điều chỉnh các quy trình trong quá trình sáp nhập hoặc mua lại các sản phẩm và đặc biệt để hỗ trợ tư duy quản lý trong quá trình thực hiện chiến lược và quản lý thay đổi trong tổ chức.

Bên cạnh đó, mô hình 7s trong doanh nghiệp cũng được chia thành 2 loại:

• Các yếu tố dễ xác định: Strategy, Structure và System. Đây là các yếu tố dễ được xác định hơn và có thể bị ảnh hưởng trực tiếp bởi ban lãnh đạo của tập đoàn.
• Các yếu tố khó xác định: Share Values, Skills, Style và Staff. Những yếu tố này khó xác định hơn vì chúng ít hữu hình hơn và cũng quan trọng không kém các yếu tố khác.

2. Mô hình 7s gồm những nhân tố gì?

2.1 Share Values (Giá trị chung)

Share Values được coi là yếu tố cơ bản nhất của tổ chức, cung cấp nền tảng cho sáu yếu tố còn lại. Đây là những giá trị, tiêu chuẩn và tất cả các hình thức của đạo đức doanh nghiệp. Và yếu tố then chốt nhất trong giá trị chia sẻ chính là nét đẹp văn hóa, tầm nhìn và bản sắc văn hóa của doanh nghiệp bởi chúng sẽ định hình chuẩn mực cũng như tiêu chuẩn hướng hành vi của nhân viên công ty.

2.2 Structure (Cấu trúc)

Structure (Cấu trúc) trong mô hình 7s

Structure (Cấu trúc) là sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp và là cách thức mà một bộ máy doanh nghiệp sẽ vận hành theo một quy trình nhất định. Nó thể hiện cách tổ chức các đơn vị và bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, ai báo cáo cho ai, phân chia và tích hợp các nhiệm vụ. Nhân tố này sẽ tạo nên sự gắn kết giúp bộ máy doanh nghiệp làm việc đoàn kết, trơn tru và hiệu quả hơn.

2.3 Systems (Hệ thống)

Systems (Hệ thống) trong mô hình 7s

Systems (Hệ thống) là nhân tố cứng của mô hình 7s và là nội dung, hoạt động, thủ tục hay các luồng thông tin mà bộ máy doanh nghiệp có thể giải quyết. Hay hiểu một cách đơn giản, hệ thống là cách nhân sự trong bộ máy công ty giải quyết và thực hiện công việc được giao.

Hệ thống bao gồm các quy trình cốt lõi như phát triển sản phẩm và các hoạt động hỗ trợ như nguồn nhân lực hoặc kế toán.

2.4 Style (Phong cách)

Với mô hình 7s trong doanh nghiệp, nhân tố Style (Phong cách) sẽ đào sâu vào phong cách lãnh đạo, quản lý, các hành động và giá trị biểu tượng của lãnh đạo công ty. Từ đó định hình khung phong cách của một tập thể doanh nghiệp cũng như quyết định mức độ độ năng suất và sự hài lòng của nhân viên.

2.5 Staff (Nhân viên)

Tài sản chiến lược quý giá nhất của một tổ chức là đội ngũ nhân viên hoặc nguồn nhân lực giỏi. Yếu tố này tập trung vào số lượng nhân viên, tuyển dụng, năng lực của họ và nhiệm vụ công việc họ cần hoàn thành. Đồng thời, doanh nghiệp cần phác họa các giải pháp tuyển dụng, đào tạo, động viên và khen thưởng để nâng cao chất lượng nhân sự.

2.6 Strategy (Chiến lược)

Strategy (Chiến lược) trong mô hình 7s

Chiến lược chính là mục tiêu và tầm nhìn để doanh nghiệp định hướng mục tiêu phát triển. Đồng thời, khi có một chiến lược cụ thể tổ chức có thể loại bỏ nhiều nhất các nhân tố tiêu cực có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc quá trình hoạt động của mình. Bên cạnh đó, chiến lược còn giúp doanh nghiệp giữ vững và xây dựng lợi thế cạnh tranh trước đối thủ.

Một chiến lược được xây dựng tốt phù hợp với sáu yếu tố khác của mô hình 7s. Không những vậy, các chiến lược sẽ được củng cố bởi tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị mạnh mẽ định hướng mục tiêu dễ dàng hơn.

2.7 Skills (Kỹ năng)

Kỹ năng thường bao gồm khả năng và năng lực. Hiểu một cách đơn giản, đó là những khả năng mà nhân viên trong doanh nghiệp có thể thực hiện tốt nhất. Khi thay đổi tổ chức, các công ty cần tìm ra kỹ năng mà một nhân viên, đội nhóm cần phải có để củng cố chiến lược hoặc cấu trúc mới. Năng lực hoặc kỹ năng cốt lõi của nhân viên là vô hình nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Ưu điểm và nhược điểm của mô hình 7s

Ưu điểm và nhược điểm của mô hình 7s

Ưu điểm:

• Xem xét 7 yếu tố của sự phù hợp chiến lược, hiệu quả hơn so với mô hình truyền thống vì mô hình này chỉ tập trung vào chiến lược và cấu trúc.
• Mô hình 7s trong doanh nghiệp giúp sắp xếp các quy trình, hệ thống, con người và các giá trị của một tổ chức.
• Định hình khung tham chiếu giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn về những ảnh hưởng khi thay đổi hệ thống quản lý.
• Xây dựng sợi dây gắn kết để đến gần hơn với mục tiêu đã đề ra
• Định hình các yếu tố cần thay đổi trong tương lai nhằm giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực
• Tìm ra giải pháp tốt nhất cho một chiến dịch nào đó của doanh nghiệp
• Theo dõi các vấn đề về hiệu suất trong doanh nghiệp để thay đổi hoặc cải thiện.
• Giúp các tổ chức xác định cách họ nên sắp xếp các bộ phận quan trọng khác nhau của tổ chức để đạt được mục tiêu của họ.

Nhược điểm:

• Mô hình 7s của Mckinsey không có sự cân nhắc thích hợp về môi trường, văn hóa và các yếu tố khác trong tổ chức.
• So sánh chiến lược hiện tại của một tổ chức với chiến lược của một tổ chức đang hoạt động tốt hơn nhiều hoặc lớn hơn nhiều có thể gây hiểu lầm vì mô hình 7s không xem xét các yếu tố như quản lý rủi ro, cơ hội và phần thưởng khi so sánh.
• Khung McKinsey 7s đòi hỏi người thực hiện phải có kiến ​​thức sâu sắc về môi trường kinh doanh và công ty để triển khai đúng cách. Nếu không có kiến ​​thức đúng đắn về các điều kiện cạnh tranh của thị trường, sẽ không có cách nào dự đoán được liệu các thay đổi được lập kế hoạch sẽ mang lại lợi nhuận hay không.

4. 5 bước cơ bản để áp dụng mô hình 7s trong doanh nghiệp

4.1 Bước 1: Phân tích tình hình hiện tại của công ty

Phân tích tình hình hiện tại của công ty

Để áp dụng mô hình 7s trong doanh nghiệp, trước tiên, bạn cần phải tìm hiểu tình hình hiện tại của tổ chức liên quan đến 7 nhân tố trong mô hình 7s và phân tích các yếu tố một cách chặt chẽ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các yếu tố này có được căn chỉnh một cách hiệu quả hay không.

4.2 Bước 2: Xác định tương lai mà công ty muốn đạt được

Xác định tương lai mà công ty muốn và thiết kế tổ chức tối ưu mà bạn muốn đạt được thông qua sự trợ giúp của quản lý cấp cao. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đặt mục tiêu và đưa ra kế hoạch hành động vững chắc để thực hiện chiến lược.

Bạn sẽ cần phải thu thập dữ liệu và có cái nhìn rộng lớn hơn về thị trường kinh doanh thông qua nghiên cứu về cách thiết kế tổ chức của các đối thủ cạnh tranh và cách họ đối phó với sự thay đổi cơ cấu tổ chức.

4.3 Bước 3: Xây dựng kế hoạch hành động

Xây dựng kế hoạch hành động

Doanh nghiệp cần xây dựng và xác định được những phần nào cần được thiết kế lại và công ty sẽ thực hiện điều đó như thế nào hoặc bằng các phương án nào. Bước này cần có một kế hoạch hành động thực hiện chi tiết liệt kê các bước cụ thể hơn mà bạn cần thực hiện để đạt được các mục tiêu mong muốn.

4.4 Bước 4: Thực thi kế hoạch

Việc thực hiện thành công kế hoạch hành động phụ thuộc vào người thực hiện kế hoạch đó. Vậy nên, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn giao nhiệm vụ cho đúng người trong tổ chức để họ có thể phát huy thế mạnh của mình và giúp chiến lược thành công. Ngoài ra, bạn cũng có thể thuê chuyên gia tư vấn để hướng dẫn quy trình.

4.5 Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh 7 nhân tố trong mô hình 7s

Vì 7 yếu tố trong mô hình 7s này có thể thay đổi liên tục nên việc xem xét và điều chỉnh các nhân tố định kỳ là điều vô cùng cần thiết. Mỗi thay đổi trong một yếu tố sẽ ảnh hưởng đến tất cả các yếu tố khác nên bạn sẽ luôn cần triển khai một thiết kế tổ chức mới. Thường xuyên xem xét chiến lược và các vấn đề có thể phát sinh để đưa ra các biện pháp khắc phục hợp lý.

Ngoài ra, để có thể nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách nhanh nhất, chính xác nhất nhằm đưa ra những giải pháp kịp thời khi xảy ra rủi ro thì bạn có thể sử dụng phần mềm báo cao kinh doanh của Haravan.

Phần mềm báo cáo kinh doanh Haravan

Phần mềm báo cáo kinh doanh của Haravan có những tính năng vượt trội mà các phần mềm khác khó có được như:

• Hiển thị tổng quan lịch sử kinh doanh theo mỗi kênh bán hàng như: số lượt mua hàng, sản phẩm bán chạy, doanh số ở một nền tảng duy nhất.
• Báo cáo về chương trình khuyến mãi, tài chính, doanh thu, hiệu suất hoạt động của nhân viên.
• Báo cáo tình trạng đơn hàng: đang giao, đã giao, hủy và tồn kho ở mỗi kênh bán.
• Tùy chỉnh báo cáo theo thời gian mong muốn để so sánh doanh thu có tăng trưởng hay sụt giảm, từ đó đưa ra giải pháp điều chỉnh kịp thời.

Qua đó, doanh nghiệp bạn sẽ đạt được một số lợi ích khi sử dụng phần mềm này như:

• Giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ công việc kinh doanh linh hoạt, đưa ra quyết định đúng đắn cho chiến lược và kế hoạch bán hàng.
• Kiểm soát chặt chẽ hiệu quả của mỗi kênh bán hàng giúp so sánh và tối ưu hoạt động kinh doanh, từ đó mang lại doanh thu tốt nhất.
• Giúp doanh nghiệp đẩy mạnh và tối ưu hóa hoạt động marketing, quảng bá sản phẩm trên mỗi kênh.

Tuy nhiều chức năng là vậy nhưng phần mềm báo cáo kinh doanh Haravan lại rất dễ dàng sử dụng. Người dùng chỉ cần sử dụng vài thao tác cơ bản trong vài lần là có thể dễ dàng làm quen cũng như sử dụng phần mềm.

Chính vì những ưu điểm nổi trội của phần mềm báo cáo kinh doanh Haravan mà các ứng dụng khác khó có được, nhiều doanh nghiệp lớn như Biti's, Juno, Vinamilk,... đã tin tưởng sử dụng. Đây là phần mềm báo cáo kinh doanh mà các nhà kinh doanh nên cân nhắc tìm hiểu đầu tiên nếu muốn có một phần mềm đầy đủ chức năng và tiện lợi, dễ dàng sử dụng.

5. Những lưu ý khi áp dụng mô hình 7s

Những lưu ý khi áp dụng mô hình 7s

Để mô hình 7s trong doanh nghiệp được sử dụng thành công và duy trì hiệu quả, các nhà quản lý cần lưu ý những vấn đề sau:

• Tập trung lắng nghe khách hàng và đào tạo đội ngũ quan tâm chu đáo nhất tới khách hàng.
• Linh hoạt vận dụng phong cách lãnh đạo để tăng nhiệt huyết và động viên nhân viên.
• Chấp nhận những thiếu sót, công nhận những cố gắng và cải thiện những điều chưa tốt trong bộ máy sản xuất.
• Tạo động lực cho các quản lý trong doanh nghiệp để xử lý các vấn đề đột biến một cách triệt để.
• Tạo môi trường học hỏi, chia sẻ cởi mới để nhân viên nâng cao tinh thần làm việc.
• Sử dụng cách kiểm soát khéo léo trong quản lý nhân sự. Định hướng nhân viên nhận thức về quy định và tránh phạm sai lầm.

6. Ví dụ về mô hình 7s

Ví dụ về mô hình 7s của MCDonald’s

Để hiểu giúp bạn rõ hơn về những điều trên, sau đây, Haravan sẽ nêu ra ví dụ về mô hình 7s của MCDonald’s để thúc đẩy thay đổi cơ cấu tổ chức:

Strategy – Chiến lược: McDonald’s đã giành được một thị phần đáng kể thông qua phương pháp tiếp cận dẫn đầu về chi phí.

Structure (Cơ cấu): McDonald’s tập trung vào cấu trúc phẳng. Nhân viên làm việc như một nhóm gắn bó và dễ dàng tiếp cận với quản lý cấp cao nếu có các yêu cầu.

Systems (Hệ thống): McDonald’s được biết đến với việc liên tục đổi mới để giảm thời gian chờ đợi và làm cho toàn bộ chuỗi cung ứng và sản xuất của mình hiệu quả hơn – chẳng hạn như ứng dụng McDonalds mới và các ki-ốt tự đặt hàng.

Shared Values (Giá trị chung): McDonald’s hướng tới tính chính trực cao, phục vụ nhiều đối tượng khách hàng, thuê nhân viên từ các nền tảng khác nhau, khuyến khích tinh thần đồng đội và cuối cùng, mang lại một số lợi nhuận cho cộng đồng bằng các giá trị cốt lõi như Phục vụ, Hòa nhập, Chính trực, Cộng đồng và Gia đình.

Style (Phong cách): McDonald’s thúc đẩy phong cách lãnh đạo có sự tham gia của những người cao niên với các nhân viên ở các cấp độ khác nhau để tìm kiếm phản hồi của họ nhằm cải thiện hoạt động và giải quyết xung đột.

Staff (Đội ngũ nhân viên): Với hơn 210.000 nhân viên, McDonald’s là một trong những nhà tuyển dụng lớn nhất trên thế giới.

Skills (Kỹ năng): McDonald’s thường xuyên đào tạo để cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và nhận các sự phản hồi của nhân viên.

7. Tổng kết

Bài viết trên Haravan đã giúp bạn trả lời câu hỏi “Mô hình 7s là gì?”, đồng thời cũng đã chỉ ra các bước để áp dụng mô hình 7s trong doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ hiểu rõ hơn về mô hình 7s và có thể áp dụng hiệu quả vào tổ chức của mình. Chúc bạn thành công!

--------------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!