Xử lý đơn hàng là một trong những bước quan trọng đối với các chủ shop khi bán hàng trên trang thương mại điện tử Lazada vì quy trình này sẽ góp phần ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh của chủ shop. Đối với những nhà bán mới bắt đầu cần nắm rõ cách xử lý đơn hàng Lazada và những lưu ý quan trọng khi xử lý đơn hàng để tránh xảy ra tình trạng sót đơn.
1. Làm thế nào để biết có đơn hàng mới trên Seller Center?
Làm thế nào để biết có đơn hàng mới trên Lazada Seller Center?
Trước khi có thể xử lý đơn hàng, chủ shop cần biết cách làm thế nào để biết có đơn hàng mới trên Lazada. Để xem đơn hàng mới, bạn có thể truy cập vào Seller Center rồi chọn mục “Đơn hàng và đánh giá”, khi này tất cả thông tin về đơn hàng của bạn sẽ xuất hiện.
Tại giao diện này, bạn sẽ thấy những dữ liệu về tình trạng đơn hàng được phân loại như sau:
- Tất cả: Liệt kê tất cả đơn hàng của shop bạn
- Chưa thanh toán: Liệt kê tất cả những đơn hàng mà người mua chưa thanh toán
- Đang xử lý: Đó là những đơn hàng mới mà bạn cần lưu ý
- Sẵn sàng giao: Đơn hàng mà shop bạn đã đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển
- Đang giao hàng: Đơn hàng đang được giao bởi đơn vị vận chuyển
- Đã giao hàng: Đơn hàng đã được đơn vị vận chuyển giao thành công
- Đã hủy, trả lại: Đơn hàng giao không thành công và bị hoàn trả về
Tại trang tổng quan đơn hàng này bạn có thể tìm thấy đơn hàng mới và bắt đầu xử lý. Bạn nhấn chọn vào mục “Đang xử lý” và chọn đơn hàng mới để xử lý.
2. Cách xử lý đơn hàng Lazada:
Bước 1: Chọn đơn hàng hoặc các mục để xử lý
Bước 2: In một số giấy tờ cần thiết
In một số giấy tờ cần thiết cho đơn hàng trên Lazada
Trong bước này bạn cần chọn in một số thông tin liên quan tới đơn hàng như:
- In danh sách hàng tồn cho các SKU được chọn
- In hóa đơn nếu đơn hàng yêu cầu
- In tem vận chuyển: Khổ giấy A4, A5, A6 tùy vào kích thước của hộp đóng gói nhé. Gói hàng nhỏ nhất thì dùng khổ A6
Bước 3: Chọn sản phẩm, đóng gói và dán tem vận chuyển
Ở bước này bạn cần xử lý theo danh sách sản phẩm để quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng hơn. Khi chuẩn bị xong danh sách đơn hàng thì chuyển bộ phận kho bắt đầu đóng gói sản phẩm và dán đầy đủ tem nhãn đã in ở bước 2.
Bước 4: Đặt trạng thái “Sẵn sàng giao” và điền vào số hóa đơn
Chọn tất cả những đơn hàng đã được đóng gói ở bước 3 và chuyển thành trạng thái “Sẵn sàng giao hàng”. Nếu đơn hàng có yêu cầu hóa đơn thì bạn điền số hóa đơn đồng thời hoàn thành hóa đơn đi kèm.
Chuyển trạng thái “sẵn sàng giao” để thông báo cho đơn vị vận chuyển
Sau khi đã chuyển hết tất cả đơn hàng sang trạng thái “Sẵn sàng giao” bạn nhấn chọn “Sẵn sàng giao” để gửi thông báo cho đơn vị vận chuyển. Tùy theo đơn vị vận chuyển và thiết lập của bạn thì có thể đơn vị vận chuyển sẽ tới lấy hàng hoặc bạn sẽ mang hàng tới điểm nhận hàng của đơn vị vận chuyển.
Bước 5: Đơn hàng được chuyển tới mục “Sẵn sàng giao”
Trong trường hợp này bạn cần lưu ý về vấn đề giao hàng cho đơn vị vận chuyển nhé, bởi vì điểm số giao hàng đúng hạn chỉ được tính khi bưu kiện được quét mã vạch.
- Nếu đơn vị vận chuyển tới kho hàng của bạn và nhận hàng thì phải đảm bảo đơn vị vận chuyển quét mã vạch khi tới nhận hàng
- Nếu bạn gửi hàng tại điểm nhận hàng của đơn vị vận chuyển cũng phải đảm bảo rằng nhân viên quét mã vạch khi xử lý đơn hàng
Sau khi bưu kiện được quét mã vạch thì nó sẽ được chuyển sang trạng thái “Đang giao hàng”. Và bạn có thể kiểm tra đơn hàng thông qua mục “Kiểm tra tình trạng giao hàng”
Bước 6: Kiểm tra tình trạng giao hàng
Một số tình trạng giao hàng trên Lazada như sau:
- Giao hàng thành công: Như vậy trạng thái đơn hàng sẽ chuyển thành “Đã giao hàng”. Đây chính là điều mong muốn của nhà bán hàng
- Đã hủy đơn: Trong quá trình giao hàng có thể khách hàng đã tự hủy đơn hàng, có thể hệ thống Lazada hủy đơn hoặc vì lý do gì đó giao hàng quá lâu mà khách hàng chưa nhận cũng sẽ bị hủy đơn. Như vậy đơn hàng đó sẽ hiển thị ở mục “Đã hủy đơn”
- Đã trả hàng: Thực tế là đơn hàng đã được giao nhưng vì Lazada không có đồng kiểm khi giao hàng. Bởi vậy sau khi nhận hàng sẽ nhận thấy lỗi do nhà sản xuất thì khách hàng sẽ yêu cầu trả hàng và nếu hợp lý sẽ chuyển đơn về mục này.
- Thất lạc/hư hỏng: Trong quá trình vận chuyển giao hàng có thể dẫn tới thất lạc hàng hóa khó tránh khỏi. Trong trường hợp này thì sản phẩm đã chuyển sang “Đang giao hàng” quá lâu nhưng không giao tới khách hàng. Bạn cần lưu ý điểm này để tránh mất mát hàng hóa và mất uy tín với khách hàng.
Kiểm tra tình trạng giao hàng trên Lazada
3. Tầm quan trọng và ảnh hưởng của xử lý đơn hàng:
- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn kém và sẽ hiển thị cho khách hàng: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn được tính với điểm số SOT. Điểm số SOT được đo từ trạng thái “Đang xử lý” tới trạng thái “đang giao hàng”. Điểm mốc chính là khi quét mã vạch xác nhận đã chuyển giao.
- “Sẵn sàng giao sớm” dẫn tới thiếu hiệu quả cho đơn vị vận chuyển: “Sẵn sàng giao sớm” là khi nhà bán hàng đã click vào trạng thái “Sẵn sàng giao” nhưng sản phẩm vẫn chưa được đóng gói, chưa sẵn sàng giao cho đơn vị vận chuyển, hoặc thậm chí là đã hết hàng. Nếu bạn “Sẵn sàng giao sớm” nhưng không chắc chắn thì sẽ dẫn tới những hậu quả sau: phí vận chuyển cao hơn bởi vì đơn vị vận chuyển vẫn tính phí cho mỗi chuyến đi nhận hàng như vậy, trải nghiệm mua sắm tiêu cực cho khách hàng vì tình trạng giao hàng thiếu chính xác, sẽ phải nhận những phản hồi về dịch vụ của nhà bán hàng từ những khách hàng có trải nghiệm không tốt.
- Quy trình xử lý đơn hàng vô tổ chức: điều này sẽ dẫn tới quy trình xử lý đơn hàng chậm trễ hơn và ảnh hưởng tới trải nghiệm mua hàng.
4. Những lưu ý về cách xử lý đơn hàng Lazada:
4.1 Khi tiếp nhận đơn hàng mới:
- Nếu đơn hàng được hoàn thành đặt hàng trước 15h thì bạn sẽ phải chuyển trạng thái “sẵn sàng giao” trước 23h59 cùng ngày
- Nếu đơn hàng được hoàn thành sau 15 giờ thì nhà bán hàng cần xác nhận “sẵn sàng giao” trong ngày hôm sau trước 23h59
- Đối với những hình thức thanh toán trả trước như NAPAS ONLINE hoặc MIXEDCARD thì bạn thì tem vận chuyển sẽ thể hiện số tiền thanh toán là 0 đồng
- Cash on delivery: Khách hàng chọn hình thức thanh toán khi nhận hàng
4.2 Khi đóng gói đơn hàng:
Lưu ý khi đóng gói đơn hàng trên Lazada
Sau khi bạn nhận được đơn hàng và đã xác nhận thành công với khách hàng thì có thể bắt đầu đóng gói sản phẩm. Khi đóng gói bạn cần chú ý
- Kích thước sản phẩm thực tế phải chiếm ít nhất 80% kích thước thùng. Khoảng trống còn lại, nhà bán hàng nên chèn thêm mút xốp, bong bóng để tránh hư hại trong quá trình vận chuyển.
- Kích thước sản phẩm sau đóng gói cần cập nhật đúng với kích thước trên hệ thống Seller Center
- Những sản phẩm giá trị cao như hàng điện tử hoặc trên 5 triệu, nên có thêm tem niêm phong từ nhà bán hàng
4.3 Khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển:
- Khi mang hàng ra bưu cục VNPost: Luôn kiểm tra biên nhận khi đã giao hàng: số đơn hàng, số mã vận đơn, tổng số lượng các đơn hàng đã gửi, dấu mộc bưu điện ( hình thức VNP DO), chữ ký của người nhận hàng.
- Khi mang hàng tới các địa chỉ nhận hàng LEX: Kiểm tra biên nhận xác nhận đơn hàng đã giao gồm: mã vận đơn, số đơn hàng, tên NBH, ngày nhận hàng ( tracking, order number, seller name, scanned ) và email xác nhận; Giao hàng tại DOP: chụp lại màn hình sau khi nhân viên đã scan và kiểm tra email xác nhận
- Khi mang hàng tới Ministop/FPT/Truemoney: Kích thước gói hàng đúng tiêu chuẩn 18 x 18 x 35, số lượng đơn hàng giao không được quá 20 đơn/ngày
Lưu ý khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển Lazada
4.4 Khi trong giai đoạn đổi trả hàng:
- Nên đồng kiểm với đơn vị vận chuyển và yêu cầu nhân viên vận chuyển ký biên bản đồng kiểm khi sản phẩm có vấn đề. (nếu là hàng đổi trả từ khách hàng).
- Nếu đơn vị vận chuyển không cho đồng kiểm, nhà bán hàng cần liên hệ ngay PSC
5. Mẹo xây dựng quy trình xử lý đơn hàng Lazada hiệu quả:
5.1. Sắp xếp kho hàng hợp lý:
5.2. Chuẩn bị máy in chất lượng:
5.3. Luôn cập nhật hàng tồn:
Phần mềm quản lý kho hàng hóa Haravan
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chủ shop có thể tham khảo và sử dụng Phần mềm quản lý kho hàng hóa Haravan, giúp bạn nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá. Tất cả quy trình quản lý hàng tồn kho được quản lý trên một phần mềm duy nhất.
6. Cách đóng gói đơn hàng hiệu quả trên Lazada
6.1 Tiêu chuẩn đóng gói sản phẩm
Lazada đưa ra tiêu chuẩn đóng gói dành riêng cho từng ngành hàng, sản phẩm và hàng hóa khác nhau:
Tiêu chuẩn đóng gói sản phẩm cho từng ngành hàng Lazada
Tiêu chuẩn đóng gói sản phẩm cho từng ngành hàng Lazada
6.2 Hướng dẫn đóng gói hàng Lazada:
Đối với từng loại hàng hóa có kích thước khác nhau, bạn có thể tham khảo những gợi ý dưới đây:
Đối với những sản phẩm có kích thước nhỏ:
- Dùng tấm bong bóng để bao bọc sản phẩm vào trong
- Dán băng keo niêm phong và AWB vào khu vực chỉ định của sản phẩm
- Hàng chất lỏng hoặc nước xả có nắp vặn thì phải niêm phong nắp (trừ những sản phẩm hộp giấy có nắp)
Hướng dẫn đóng gói sản phẩm có kích thước nhỏ
Đối với sản phẩm có kích thước vừa
- Dùng tấm bong bóng chèn ở mặt trên và dưới của sản phẩm
- Chèn thêm túi khí ở 4 mặt xung quanh sản phẩm
- Dán băng keo niêm phong và AWB vào khu vực chỉ định của sản phẩm
- Hàng chất lỏng hoặc nước xả vải có nắp vặn cần được niêm phong nắp (Trừ sản phẩm hộp giấy có nắp)
Hướng dẫn đóng gói sản phẩm có kích thước vừa
Đối với sản phẩm là thực phẩm ghép (thực phẩm và không thực phẩm)
- Chèn tấm bong bóng vào mặt trên và mặt dưới của sản phẩm
- Dùng tấm bong bóng chèn giữa 2 loại sản phẩm để ngăn cách
- Chèn túi khí ở 4 mặt xung quanh sản phẩm
- Dán băng keo niêm phong và AWB vào khu vực chỉ định của sản phẩm
Hướng dẫn đóng gói sản phẩm là thực phẩm ghép
Đối với sản phẩm có số lượng lớn
- Chèn tấm carton và tấm túi khí vào mặt trên, mặt dưới và giữa 2 lớp sản phẩm
- Chèn túi khí ở 4 mặt xung quanh sản phẩm
- dán băng keo niêm phong và AWB vào khu vực chỉ định của sản phẩm
- Hàng chất lỏng, nước xả có nắp vặn phải niêm phong nắp (trừ sản phẩm hộp giấy có nắp)
Hướng dẫn đóng gói sản phẩm có số lượng lớn
Đối với hàng kích thước lớn
Hướng dẫn đóng gói sản phẩm có kích thước lớn
Đối với hàng cồng kềnh
Hướng dẫn đóng gói sản phẩm là hàng cồng kềnh
7. Những mặt hàng cấm kinh doanh trên Lazada
Tương tự như những sàn Thương mại điện tử khác, Lazada cũng đưa ra những mặt hàng cấm bán trên nền tảng nhằm tạo môi trường thương mại lành mạnh cho người tiêu dùng:
- Rượu các loại;
- Súng săn và đạn súng săn, vũ khí thể thao, công cụ hỗ trợ;
- Thuốc lá điếu, xì gà và các dạng thuốc lá thành phẩm khác;
- Thực vật, động vật hoang dã quý hiếm, bao gồm cả vật sống và các bộ phận của chúng đã được chế biến;
- Mỹ phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến da mà không có nhãn mác;
- Mặt hàng thuộc dạng cấm.
- Băng đĩa, sách báo, vật phẩm có tính chất đồi trụy.
- Động thực vật hoang dã và động thực vật quý hiếm tự nhiên.
- Ma túy, chất kích thích và các loại chất gây nghiện khác.
- Vũ khí, chất nổ, hóa chất độc hại.
- Tài liệu bí mật quốc gia, các loại mật mã chuyên dụng và chương trình bảo vệ phần mềm trong phạm vi bảo vệ bí mật nhà nước.
- Con người hoặc các bộ phận của cơ thể người.
- Danh sách email và thông tin cá nhân của hàng loạt người.
- Sản phẩm/phần mềm bất hợp pháp hoặc dùng chương trình bẻ khóa.
- Những mặt hàng mang tính chất phân biệt chủng tộc hay xúc phạm đến dân tộc hoặc một quốc gia nào đó.
- Các sản phẩm bất hợp pháp do trộm cắp mà có.
- Các sản phẩm vi phạm thương hiệu, bản quyền.
- Các hàng hóa hạn chế kinh doanh khác theo quy định của pháp luật.
8. Các phương thức thanh toán trên Lazada
Hiện nay, nhằm tạo điều kiện cho khách hàng có sự lựa chọn đa dạng, Lazada đang hỗ trợ các phương thức thanh toán sau:
- Thanh toán khi nhận hàng (còn gọi là thanh toán COD).
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng / ghi nợ
- Thanh toán bằng thẻ ATM nội địa / Internet Banking
- Thanh toán bằng ví eM
- Thanh toán bằng ví Momo
- Thanh toán bằng ví ZaloPay
- Thanh toán bằng ví Viettel Money
- Trả góp bằng thẻ tín dụng
Bên cạnh đó, đối với nhà bán hàng mới trên Lazada, bạn cần lưu ý khi khách hàng chọn thanh toán bằng thẻ Napas hay Mixedcard như sau:
- Napas Online: Khách hàng đã thanh toán trả trước qua thẻ ATM nội địa. Tem vận chuyển sẽ thể hiện số tiền thanh toán là 0 đồng.
- Mixedcard: Khách hàng đã thanh toán trả trước qua thẻ Visa/ Master quốc tế. Tem vận chuyển sẽ thể hiện số tiền thanh toán là 0 đồng.
9. Kết luận:
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp hỗ trợ kết nối với các sàn TMĐT lớn như Lazada, Shopee & Tiki giúp bạn triển khai bán hàng đa kênh thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn. Ngoài ra còn hỗ trợ doanh nghiệp các báo cáo tổng thể về hàng tồn kho, quản lý đơn hàng… giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết doanh thu đến từ kênh nào nhiều nhất để từ đó có những thay đổi hợp lý hơn cho doanh nghiệp.
TẶNG 10 TEMPLATE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL NHANH CHÓNG VÀ HIỆU QUẢ CHO CHỦ SHOP
Bài viết liên quan:
1 - 19
- Những điều cần biết về kho Lazada và các địa điểm nhận gửi hàng
- Hướng dẫn cách đổi trả hàng Lazada nhanh chóng chi tiết a-z
- Cách xử lý đơn hàng Lazada hiệu quả dành cho mọi chủ shop
- Laz Mall là gì? Hướng dẫn đăng ký Laz Mall nhanh chóng cho chủ shop
- Tổng quan những điều cần biết về livestream Lazada dành cho chủ shop
- Lazada Express Lex là gì? Giải đáp chi tiết thắc mắc về LEX VN
- Hướng dẫn chi tiết cách đăng sản phẩm bán hàng trên Lazada
- Những loại phí bán hàng trên Lazada đầy đủ nhất bạn cần biết
- 13 Yếu tố cần biết để tối ưu SEO hiệu quả khi bán hàng trên Lazada
- Chiến thuật khuyến mãi giúp tăng đơn hàng trên Lazada hiệu quả
- Chiến lược định giá sản phẩm trên Lazada giúp tăng trưởng lợi nhuận hiệu quả
- Hướng dẫn SEO sản phẩm trên Lazada, tăng traffic và đơn hàng hiệu quả
- Hướng dẫn cách đăng ký bán hàng trên Lazada siêu dễ từ A-Z
- Cách thức tăng traffic miễn phí cho shop khi bán hàng trên Lazada
- Cách tăng doanh số bán hàng trên Lazada với chương trình Freeship Max
- Bật mí kinh nghiệm các cách bán hàng trên Lazada hiệu quả
- Kinh nghiệm chạy quảng cáo Lazada hiệu quả cho nhà bán hàng mới
- Chiến lược tiếp thị tăng đơn hàng mùa Sale hiệu quả cho nhà bán hàng trên Lazada
- 5 bước để đăng ký trở thành Cộng tác viên bán hàng trên Lazada
