Quản lý vận đơn là gì? Những lưu ý về quản lý vận đơn cho Doanh Nghiệp

Quy trình quản lý vận đơn hiệu quả tối ưu trong vận chuyển hàng hóa

Tùy vào từng Doanh Nghiệp, quy trình quản lý đơn hàng sẽ có phần khác nhau. Nhưng nhìn chung, quy trình quản lý đơn hàng bao gồm những bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Phân loại đơn hàng

Đơn hàng được phân loại trước khi được giao

Phân loại đơn hàng là bước cơ bản đầu tiên trong quy trình quản lý đơn hàng, việc phân loại đơn hàng giúp tiết kiệm thời gian, tránh sự chậm trễ và đảm bảo đúng tiến độ giao hàng.

Bước 2: Lên đơn trực tiếp trên hệ thống quản lý bán hàng và chọn nhà vận chuyển thích hợp

Nhà vận chuyển giao hàng đến tay khách hàng

Sau khi phân loại đơn hàng, nhân viên vận đơn sẽ thực hiện đóng gói đơn hàng, xác nhận thông tin quan trọng (tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, số lượng sản phẩm của đơn hàng đó). Trực tiếp chọn nhà vận chuyển uy tín và gửi đơn hàng.

Bước 3: Theo dõi tiến độ giao hàng của nhà vận chuyển

Nhân viên vận đơn phải luôn cập nhật tình trạng giao hàng của nhà vận chuyển

Việc theo dõi tiến độ giao hàng sẽ giúp nhân viên vận đơn biết được tình hình vận chuyển của đơn hàng được giao. Đơn hàng nào được giao thành công, đơn hàng nào bị hoàn trả,…

Có 5 trạng thái giao hàng của vận đơn:

• Đang đi lấy: Sau khi vận đơn được tạo và nhà vận chuyển xác nhận, shipper sẽ đến địa chỉ kho hàng của doanh nghiệp để lấy hàng nhập kho nhà vận chuyển.
• Chờ giao hàng: Nhà vận chuyển sẽ tạo phiếu giao hàng ở trạng thái chờ giao hàng ngay sau khi đơn hàng được đóng gói.
• Đang giao hàng: Đơn hàng đang trên đường vận chuyển đến khách hàng.
• Đã giao hàng: Khách hàng nhận đơn hàng thành công.
• Chờ chuyển hoàn: Khi nhà vận chuyển không giao hàng được vì một số lý do khách quan như thời tiết, khách hàng không bắt máy… Nhà vận chuyển sẽ trực tiếp thông báo cho doanh nghiệp và doanh nghiệp yêu cầu chuyển hoàn vận đơn.

4. Quản lý vận đơn hiệu quả trong kinh doanh bằng cách nào?

Mỗi ngày, doanh nghiệp luôn có những đơn hàng cần kiểm tra thông tin, xử lý trước khi vận chuyển đến tay khách hàng. Một trong những cách các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn đó là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng - xử lý đơn hàng đa kênh.

Xu hướng sử dụng phần mềm có ứng dụng tra cứu vận đơn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tình trạng đơn hàng đang giao, xử lý kịp thời những trường hợp phát sinh nếu có. Đồng thời quản lý quy trình bán hàng tại một nơi duy nhất, tiện lợi, nhanh gọn, chính xác tuyệt đối.

Đó là lý do, Haravan mang đến Haravan Ship - Giải pháp vận chuyển đồng hành cùng doanh nghiệp liên kết với hơn 15 nhà vận chuyển uy tín, phủ sóng giao hàng trên khắp cả nước. Không những thế, Havan Ship luôn được các doanh nghiệp lớn nhỏ tin tưởng sử dụng với chức năng theo dõi trạng thái đơn hàng, đối soát chính xác mọi lúc mọi nơi, luôn cập nhật nhiều ưu đãi giao hàng từ 15 nhà vận chuyển. Mang đến cho doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn giao hàng khác nhau giúp tối ưu chi phí kinh doanh.

5. Quản lý vận đơn hiệu quả với giải pháp vận chuyển Haravan Ship

5.1 Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp

Việc thuê nhân viên quản lý đơn hàng tốn rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Mỗi ngày có hàng trăm vận đơn được gửi đi, kèm theo đó là những rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Giải pháp vận chuyển Haravan Ship giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý đơn hàng

Sự bùng nổ của công nghệ 4.0 ngày càng phát triển, không ít những doanh nghiệp đã và đang áp dụng những giải pháp hiện đại nhằm hỗ trợ công việc kinh doanh của mình. Một trong số đó chính là giải pháp vận chuyển Haravan Ship, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nhân sự.

Với giải pháp Haravan Ship, doanh nghiệp sẽ không tốn nhiều thời gian kiểm tra số lượng đơn hàng tồn kho, theo dõi vận đơn. Thay vào đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý từng vận đơn chi tiết, kiểm soát nhiều rủi ro giao hàng, đối soát đơn hàng chính xác.

5.2 Quản lý giao nhận với nhiều nhà vận chuyển

Giải pháp vận chuyển Haravan Ship liên kết với hơn 15 nhà vận chuyển uy tín, giao hành nhanh toàn quốc cùng nhiều ưu đãi phí giao hàng, tiết kiệm 30 - 50% chi phí vận chuyển và giảm tối đa tỷ lệ hoàn đơn. doanh nghiệp có thể giao hàng cùng lúc nhiều đơn hàng với một hoặc nhiều nhà vận chuyển khác nhau, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tối đa cho việc tìm kiếm nhà vận chuyển phù hợp.

5.3 Đồng bộ quản lý vận đơn trên cùng một hệ thống Haravan Ship

Với giải pháp vận chuyển Haravan Ship, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc quản lý vận đơn trên nhiều nền tảng bán hàng khác nhau. Bên cạnh đó, đồng bộ số lượng sản phẩm tại cửa hàng đang bán, cập nhật số lượng tồn kho, đối soát COD dễ dàng.

Quản lý đồng bộ đơn hàng từ mọi kênh dễ dàng với phần mềm bán hàng Haravan

6. Tổng kết

Để quản lý kinh doanh đạt hiệu quả cao, ngoài những công việc quan trọng khác, công việc quản lý đơn hàng cũng cần được chú trọng và ưu tiên. Việc quản lý vận đơn hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc kinh doanh của mình, đảm bảo đơn hàng được vận chuyển theo đúng lịch trình, tránh xảy ra những sai sót không đáng có.