Biên bản hoàn hàng giúp xác nhận vận đơn chuyển hoàn từ nhà vận chuyển

Đơn hàng bị hoàn trả là một trong những nỗi đau của các nhà bán hàng trong kinh doanh. Nguyên nhân dẫn đến đơn hàng bị hoàn trả là đơn vị vận chuyển không giao được cho khách, liên hệ khách không được, khách bom hàng,... Khi đơn hàng bị hoàn về, giữa nhà bán hàng và đơn vị vận chuyển cần có biên bản hoàn trả hàng hóa để đối soát và xác nhận vận đơn chuyển hoàn, giúp hạn chế trường hợp đơn hàng bị thất thoát khi hoàn về.

1. Biên bản hoàn trả hàng hóa là gì?

Biên bản hoàn trả hàng hóa là tài liệu ghi lại quá trình hoàn trả đơn hàng từ người mua cho người bán

Biên bản hoàn trả hàng hóa là một tài liệu ghi lại quá trình hoàn trả đơn hàng từ người mua cho người bán. Nó được sử dụng để xác nhận rằng hàng hóa đã được trả lại và để ghi lại thông tin chi tiết về việc hoàn trả đó, bao gồm cả lý do hoàn trả và các thông tin về sản phẩm.
Biên bản hoàn trả hàng hóa thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về người mua hàng: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người mua hàng.
• Thông tin về người bán hàng: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người bán hàng.
• Thông tin về sản phẩm hoàn trả: Bao gồm tên sản phẩm, số lượng, mã sản phẩm (nếu có) và mô tả chi tiết về sản phẩm.
• Lý do hoàn trả: Ghi lại lý do cụ thể tại sao người mua hàng quyết định hoàn trả sản phẩm, ví dụ như lỗi kỹ thuật, sản phẩm không đúng mô tả, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc không hài lòng với sản phẩm.
• Thời gian hoàn trả: Ghi lại ngày và giờ mà quá trình hoàn trả đã diễn ra.

Biên bản hoàn trả hàng hóa là một phần quan trọng của quá trình hoàn trả và có thể được sử dụng như một bằng chứng cho việc hoàn trả hàng và hoàn tiền hoặc để thực hiện các thủ tục hậu cần liên quan đến hoàn trả sản phẩm.

2. Những trường hợp hàng hóa bị hoàn trả thường gặp

Hàng bị hoàn trả là một trong những vấn đề nhức nhối với các nhà bán hàng, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Một số nguyên nhân dẫn đến đơn hàng bị hoàn trả thường gặp như sau:

• Hàng hóa bị hỏng: Đây là trường hợp khi hàng hóa đến tay người mua đã bị hỏng, có vấn đề kỹ thuật hoặc không hoạt động đúng cách. Người mua có quyền hoàn trả hàng hỏng để được sửa chữa, đổi mới hoặc nhận lại tiền.
• Sản phẩm không đúng mô tả: Nếu sản phẩm mà người mua nhận không tương xứng với mô tả trên website, quảng cáo hoặc nhãn hàng, người mua có thể yêu cầu hoàn trả hàng và nhận lại tiền hoặc đổi sang sản phẩm khác.
• Sản phẩm giao sai: Khi người mua nhận được một sản phẩm khác hoàn toàn so với sản phẩm đã đặt hàng, họ có quyền hoàn trả hàng và yêu cầu nhận lại sản phẩm chính xác.
• Kích thước không phù hợp: Trong một số trường hợp, người mua có thể mua sản phẩm với kích thước không phù hợp với nhu cầu của họ. Trong trường hợp này, họ có thể yêu cầu hoàn trả hàng và đổi lấy sản phẩm có kích thước phù hợp hơn.
• Sự không hài lòng với sản phẩm: Đôi khi, người mua có thể không hài lòng với sản phẩm mà họ đã mua ngay cả khi nó không có vấn đề kỹ thuật. Trong trường hợp này, họ có thể yêu cầu hoàn trả và nhận lại tiền hoặc đổi lấy sản phẩm khác.

Lưu ý rằng chính sách hoàn trả có thể khác nhau tùy thuộc vào từng cửa hàng hoặc nhà cung cấp. Điều quan trọng là người mua hàng nên đọc kỹ chính sách hoàn trả trước khi mua hàng để hiểu rõ quyền lợi và điều kiện hoàn trả.

3. Cách xử lý trong các trường hợp hàng bán bị trả lại

Cách xử lý hàng hóa bị trả lại có thể khác nhau tùy thuộc vào chính sách của cửa hàng hoặc nhà cung cấp. Tuy nhiên, dưới đây là một số phương pháp xử lý phổ biến trong các trường hợp hàng hóa bị trả lại:

• Hoàn tiền: Trong trường hợp hàng hóa được trả lại và không có sự cố gì đặc biệt, người mua có thể yêu cầu hoàn tiền cho số tiền đã trả. Cửa hàng hoặc nhà cung cấp sẽ kiểm tra hàng hóa và tiến hành hoàn tiền cho người mua.
• Đổi hàng: Nếu người mua không hài lòng với sản phẩm ban đầu, họ có thể yêu cầu đổi hàng lấy một sản phẩm khác có giá trị tương đương hoặc chênh lệch phải được bù thêm. Điều này phụ thuộc vào chính sách của cửa hàng hoặc nhà cung cấp.
• Sửa chữa hoặc thay thế: Trong trường hợp sản phẩm bị hỏng hoặc có vấn đề kỹ thuật, người mua có thể yêu cầu sửa chữa hoặc thay thế sản phẩm bằng một sản phẩm mới. Cửa hàng sẽ thực hiện các biện pháp sửa chữa hoặc cung cấp sản phẩm mới tùy thuộc vào tình trạng của sản phẩm và chính sách bảo hành.

4. Haravan ra mắt Biên bản hoàn hàng hỗ trợ xác nhận vận đơn chuyển hoàn từ NVC

Nhằm hỗ trợ nhà bán hàng quản lý và đối soát đơn hoàn trả hiệu quả hơn, tháng 7/2023, Haravan ra mắt Biên bản hoàn hàng hỗ trợ xác nhận vận đơn chuyển hoàn từ nhà vận chuyển.

4.1 Quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả dành cho nhà bán hàng

Tính năng mới này cho phép nhà bán hàng tạo Biên bản hoàn hàng và nhập kho các sản phẩm hoàn về cho nhiều vận đơn cùng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình thao tác.
Khi có đơn hoàn về, quy trình xử lý tại Haravan dành cho nhà bán hàng sẽ diễn ra như sau:
Bước 1: Khi có đơn hàng giao không thành công vì các lý do như không liên lạc được khách, khách bom hàng, giao sai sản phẩm,... nhà vận chuyển sẽ thực hiện hoàn trả đơn cho nhà bán hàng.
Bước 2: Để xác nhận tình trạng sản phẩm nhận được từ nhà vận chuyển, nhà bán hàng sẽ lập một biên bản hoàn hàng.
Bước 3: Nhà bán hàng thực hiện kiểm tra hàng hóa và cập nhật vào biên bản hoàn hàng nhằm xác nhận với nhà vận chuyển về tình trạng sản phẩm được hoàn về (nguyên vẹn, hư hỏng, mất hàng).
Bước 4: In biên bản để shipper và nhà bán hàng cùng ký xác nhận. Biên bản này sẽ làm cơ sở đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh.

4.2 Hướng dẫn tạo biên bản hoàn hàng

Sau khi Nhà bán hàng đã kiểm tra đủ vận đơn và đủ số lượng gói hàng shipper trả về thì có thể tạo biên bản hoàn hàng
Bước 1: Tại Trang quản trị, nhà bán hàng chọn Vận chuyển, sau đó chọn Biên bản hoàn hàng.
Bước 2: Chọn Tạo biên bản -> Nhà bán hàng thực hiện nhập mã vận đơn hoặc quét mã Barcode của các đơn vận chuyển hoàn từ Đơn vị vận chuyển.
Lưu ý:

• Mã vận đơn là mã số nhà vận chuyển cung cấp khi nhà bán hàng tạo đơn vận chuyển liên kết với đơn vị vận chuyển. Khi nhà bán hàng chọn nhà vận chuyển Khác, mã vận đơn sẽ không được tự động tạo mà cần được cập nhật thủ công.

Mã vận đơn là mã số nhà vận chuyển cung cấp khi nhà bán hàng tạo đơn vận chuyển liên kết với đơn vị vận chuyển

• Bạn không thể tạo biên bản hoàn hàng cho các vận đơn có trạng thái Huỷ giao hàng, Lỗi giao hàng và Đang xử lý.

Bước 3: Nhà bán hàng chọn kho nhận hàng

Nhà bán hàng chọn kho nhận hàng hoàn trả

Bước 4: Cập nhật trạng thái nhận hàng hoàn trả và số lượng của các sản phẩm trong vận đơn (Đã nhận hàng hoặc Mất hàng)

Cập nhật trạng thái nhận hàng hoàn trả và số lượng của các sản phẩm trong vận đơn

Để cập nhật trạng thái cho từng sản phẩm trong đơn hoàn trả/chuyển hoàn (ví dụ vận đơn có nhiều sản phẩm với nhiều trạng thái chuyển hoàn khác nhau), bạn thực hiện cập nhật lại số lượng và chọn Thêm dòng để ghi nhận trạng thái hoàn của các sản phẩm còn lại.
Bước 5: Cập nhật tình trạng nhận hàng của vận đơn chuyển hoàn (Nguyên vẹn hoặc Hư hỏng). Để cập nhật số lượng sản phẩm đã nhận bị hỏng hoặc số lượng sản phẩm bị lạc mất, Nhà bán hàng thực hiện thao tác Thêm dòng (hiển thị khi số lượng đã nhận < tổng số sản phẩm của vận đơn) để cập nhật.

Cập nhật trạng thái hoàn hàng cho từng sản phẩm

Sản phẩm nào không được vận chuyển hoàn trả về, Nhà bán hàng có thể chọn xóa khỏi danh sách nhận.
Bước 6: Nhà bán hàng có thể cập nhật thêm ghi chú, gắn nhãn cho biên bản và thêm hình ảnh (tối đa 2 hình) cho biên bản.

Cập nhật thêm ghi chú, gắn nhãn cho biên bản và thêm hình ảnh cho biên bản

Bước 7: Chọn Tạo biên bản, tại đây, bạn có thể thực hiện Tạo biên bản chính thức hoặc Biên bản nháp.

Bạn có thể thực hiện Tạo biên bản chính thức hoặc Biên bản nháp

Lưu ý: Biên bản đã tạo không thể chỉnh sửa thông tin vận đơn trong biên bản mà chỉ có thể chỉnh sửa Ghi chú, Nhãn và Hình ảnh.

4.3 In biên bản hoàn hàng

Sau khi đã tạo biên bản thì việc tiếp theo Người bán cần làm là in Biên bản và ký xác nhận với nhà vận chuyển. Điều này không chỉ cung cấp chính xác thông tin Biên bản mà còn giúp cho việc xác nhận của nhà nhà bán và đơn vị vận chuyển được rõ ràng, minh bạch hơn.
Để thực hiện thao tác In biên bản, nhà bán hàng thực hiện theo các thao tác dưới đây:
Bước 1: Tại trang quản trị, nhà bán hàng chọn Vận chuyển, sau đó chọn Biên bản hoàn hàng.

Sau khi đã tạo biên bản thì việc tiếp theo Người bán cần làm là in Biên bản và ký xác nhận với nhà vận chuyển

Bước 2: Nhà bán hàng chọn Biên bản muốn in, sau đó chọn In biên bản.

Nhà bán hàng chọn Biên bản muốn in

Bước 3: Thiết lập khổ in và chọn Print để in biên bản.

Thiết lập khổ in và chọn Print để in biên bản

4.4 Nhập kho các sản phẩm trong biên bản hoàn hàng

Thao tác nhập kho các biên bản hoàn hàng sẽ cập nhật lại số tồn kho của các sản phẩm có trong biên bản.
Lưu ý: Để nhân viên có thể thực hiện thao tác nhập lại sản phẩm vào kho, tài khoản nhân viên cần được phân quyền
Bước 1: Thực hiện chọn Biên bản hoàn hàng có trạng thái Chưa nhập kho
Bước 2: Tại chi tiết Biên bản, nhà bán hàng chọn Nhập kho, sau đó tiếp tục chọn Kho nhập hàng. Các sản phẩm xác nhận Nhập sẽ được cộng vào kho đã chọn.

Các sản phẩm xác nhận Nhập sẽ được cộng vào kho đã chọn

Bước 3: Mặc định sẽ nhập kho cho tất cả các sản phẩm có tình trạng nhận hàng là Nguyên vẹn. Đối với các sản phẩm có trạng thái nhận hàng là Hư hỏng, nhà bán hàng có thể chọn Nhập kho hoặc không.

Mặc định sẽ nhập kho cho tất cả các sản phẩm có tình trạng nhận hàng là Nguyên vẹn

Lưu ý:

• Đối với những sản phẩm đã được thao tác Nhập kho tại Đơn hàng, khi thao tác Nhập kho tại Biên bản sẽ bị báo lỗi và không thể tiếp tục Nhập kho cho các sản phẩm khác tại Biên bản.
• Nhà bán hàng cần Xác nhận việc loại bỏ các sản phẩm không đủ điều kiện để tiếp tục nhập kho cho các sản phẩm khác.

Bước 4: Khi nhập kho hoàn tất, biên bản hoàn hàng sẽ cập nhật trạng thái nhập kho là Đã nhập kho. Các thông tin nhập kho như Kho nhập, số lượng nhập sẽ được cập nhật tại Chi tiết biên bản.

Khi nhập kho hoàn tất, biên bản hoàn hàng sẽ cập nhật trạng thái nhập kho là Đã nhập kho

Lưu ý:

• Nhập kho không áp dụng cho các sản phẩm có trạng thái Mất hàng
• Bạn có thể thực hiện nhập kho sau cho những sản phẩm bị hư hỏng trong biên bản

4.5 Lọc và tìm kiếm Biên bản hoàn hàng

Nhà bán hàng có thực hiện nhập mã phiếu hoàn hàng để tìm lại phiếu hoàn hàng đã tạo và lọc các phiếu hoàn hàng dựa trên các điều kiện:

• Trạng thái nhận hàng: Nháp hay Đã nhận hàng
• Được tag với: Nhãn được gắn cho phiếu hoàn hàng
• Người tạo: Nhân viên tạo phiếu hoàn hàng
• Ngày tạo: Ngày tạo phiếu hoàn hàng
• Ngày nhận hàng: Ngày nhận hàng hoàn trả, thường là ngày tạo phiếu hoàn hàng
• Người nhận hàng: Người nhận hàng hoàn trả
• Trạng thái Nhập kho hoặc Chưa nhập kho.
• Nhân viên nhập kho

Sau khi lọc xong, nhà bán hàng có thể chọn Lưu bộ lọc để lưu lại các điều kiện vừa lọc. Nếu có phiếu hoàn hàng mới phát sinh đáp ứng đúng điều kiện trong bộ lọc, hệ thống sẽ tự động thêm đơn hàng đó vào bộ lọc.

Sau khi lọc xong, nhà bán hàng có thể chọn Lưu bộ lọc để lưu lại các điều kiện vừa lọc

4.6 Hướng dẫn phân quyền tài khoản tạo biên bản hoàn hàng

Để nhân viên có thể truy cập và thực hiện các thao tác tạo biên bản hoàn hàng, nhà bán hàng cần thực hiện thêm quyền các quyền sau hoặc phân quyền cho tài khoản nhân viên:
Quản lý biên bản hoàn hàng:
Quyền này sẽ cho phép tài khoản nhân viên được tạo và xem dữ liệu các biên bản. Có 3 thiết lập quyền như sau:

• Không có quyền: Tài khoản sẽ không thấy menu Biên bản hoàn hàng.
• Đọc và ghi: Cho phép tạo và cập nhật biên bản hoàn hàng và lưu bộ lọc tìm kiếm.
• Chỉ đọc: Chỉ cho phép lưu bộ lọc tìm kiếm.

Quyền quản lý biên bản hoàn hàng sẽ cho phép tài khoản nhân viên được tạo và xem dữ liệu các biên bản

Quyền dữ liệu biên bản hoàn hàng:
Quyền dữ liệu biên bản hoàn hàng chỉ hiển thị khi nhà bán hàng thiết lập Quyền quản lý biên bản hoàn hàng. Có 2 thiết lập quyền như sau:

• Tất cả: Nhập kho biên bản ở tất cả các kho nhập (nếu đã được phân Quyền Đọc và ghi) và xem danh sách và chi tiết các biên bản ở tất cả các kho nhập.
• Chỉ định: Nhập kho biên bản với kho nhập là kho được phân công (nếu đã được phân Quyền Đọc và ghi) và xem danh sách và chi tiết các biên bản có kho nhập là các kho được phân công.

Quyền dữ liệu biên bản hoàn hàng chỉ hiển thị khi nhà bán hàng thiết lập Quyền quản lý biên bản hoàn hàng

Lưu ý: Chỉ có tài khoản chủ sở hữu hoặc tài khoản toàn quyền mới thực hiện được thao tác cập nhật quyền cho các tài khoản khác.

4.7 Một số câu hỏi thường gặp

1. Có thể thực hiện hoàn trả nhiều lần trên một biên bản hoàn hàng được không?
Mỗi biên bản chỉ ghi nhận một lần hoàn trả. Nhà bán hàng sẽ không thể thêm, bớt sản phẩm trong biên bản sau khi đã tạo biên bản thành công.
2. Sau khi tạo biên bản hoàn hàng, số lượng tồn kho của sản phẩm có bị ảnh hưởng không?
Hệ thống sẽ không tự động nhập kho sau khi tạo thành công biên bản hoàn hàng. Biên bản chỉ ghi nhận lại đơn hoàn trả, biến thể sản phẩm và số lượng hoàn trả.

5. Kết luận

Biên bản hoàn trả hàng hóa là tính năng quan trọng giúp nhà bán hàng quản lý đơn hoàn trả hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng thất thoát đơn hàng hoặc đối soát sai với đơn vị vận chuyển. Hy vọng với tính năng được cập nhật mới này sẽ giúp các nhà bán hàng Haravan nâng cao hiệu suất kinh doanh hơn nữa.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.
Một số tính năng nổi bật của Haravan Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Haravan Omnichannel? Khám phá ngay: