10 chi phí kinh doanh Chủ shop Online bỏ quên, bán mãi không giàu!

Chi phí kinh doanh là gì? Các loại chi phí nào các nhà bán hàng cần tối ưu khi kinh doanh online? Đây hẳn là câu hỏi mà các nhà bán hàng trên nền tảng số đều băn khoăn. Trong bài viết này, hãy cùng Haravan giải đáp các câu hỏi trên, đồng thời tham khảo một số cách để tối ưu chi phí khi kinh doanh online.

1. Chi phí là gì?

Chi phí là gì?

Chi phí là toàn bộ các hao phí lao động, hao phí công cụ lao động và hao phí vật chất tính thành tiền để đạt được một mục đích nào đó hoặc để thực hiện hoạt động kinh tế. Thông qua việc xác định chi phí, người ta có thể thực hiện các hoạt động khác một cách hiệu quả hơn.

2. Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là khoản chi phí cho những hoạt động mà một doanh nghiệp phải gánh chịu để duy trì và hy vọng tạo ra doanh thu. Tính chi phí có ý nghĩa lớn trong quản lý doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp phân tích và lựa chọn các phương án sản xuất và hoạt động kinh doanh có lợi nhất, xác định tính hiệu quả và tối ưu của việc sử dụng ngân sách, giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện doanh thu.

3. Các loại chi phí cần có khi kinh doanh online

3.1. Chi phí sản phẩm

Sau khi xác định được lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mình, điều tiếp theo các nhà bán hàng cần xác định là giá của sản phẩm. Giá của sản phẩm được quyết định từ yếu tố, một trong số đó là chi phí cho sản phẩm.

Hàng bạn bán là hàng bạn trực tiếp sản xuất hay nhập từ nguồn hàng khác về bán? Nguồn nguyên liệu/sản phẩm mà bạn nhập về đến từ nguồn hàng nào? Có kèm thêm chi phí nào khác hay không?

3.2. Chi phí thương hiệu

Chi phí thương hiệu

Chi phí thương hiệu là chi phí giúp cho doanh nghiệp dễ tiếp cận và ở lại trong tâm trí của khách hàng. Chi phí này gồm có: in tem mác, bao bì, phát triển fanpage,...

Hiện nay, vẫn còn nhiều nhà bán hàng có suy nghĩ rằng kinh doanh online thì không cần phải chú trọng nhiều về thương hiệu. Tuy nhiên, với sự nổi lên của nhiều doanh nghiệp online, nếu không ghi được dấu ấn của mình trong mắt khách hàng thì sẽ dễ bị mất điểm trước các đối thủ khác.

Có những đơn vị kinh doanh chỉ tập trung vào phát triển chất lượng sản phẩm, nhưng chưa chú trọng vào phát triển thương hiệu. Sau một thời gian, các doanh nghiệp trên cũng gặp khá nhiều khó khăn vì sản phẩm có chất lượng tốt, nhưng lại không được nhiều người biết đến.

Vì vậy, chi phí thương hiệu là một khoản chi có ích và khôn ngoan. Khi doanh nghiệp đầu tư vào phát triển thương hiệu, họ tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng hơn, chiếm được vị trí “top-of-mind” của khách, khiến cho họ dễ dàng tìm đến doanh nghiệp của mình mỗi khi muốn mua sản phẩm.

3.3. Chi phí quảng cáo

Chi phí quảng cáo

Khi bắt đầu mở cửa hàng bán hàng online, chúng ta cần cho khách hàng biết đến sự hiện diện của mình, cũng như các sản phẩm của mình. Vì vậy quảng cáo là một công cụ vô cùng hữu ích, nhưng cũng vô cùng tốn tiền nếu không sử dụng hợp lý.

Vì vậy, trước khi thực hiện quảng cáo, cần xác định rõ tệp khách hàng, nội dung và chính sách quảng cáo của từng kênh để có thể sử dụng một cách tối ưu và tiết kiệm nhất chi phí bỏ ra cho khoản đầu tư này.

3.4. Chi phí website bán hàng

Chi phí website bán hàng

Nhiều nhà bán hàng băn khoăn ràng liệu việc sử dụng một website bán hàng có cần thiết hay không, vì hiện nay chúng ta có rất nhiều nền tảng bán hàng có sẵn như mạng xã hội, các sàn thương mại điện tử,...

Nếu bạn thực sự muốn nghiêm túc với lĩnh vực này, câu trả lời chắc chắn là có. Việc xây dựng một website sẽ giúp thương hiệu của bạn chỉn chu hơn khi xuất hiện trước khách hàng. Đồng thời khách hàng cũng có thể dễ dàng tìm kiếm được thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm, các chương trình khuyến mãi,.. Từ đó bạn sẽ có được lòng tin và cảm tình của khách hàng.

3.5. Chi phí nhập hàng

Nếu sản phẩm của bạn là tự sản xuất, bạn phải tính toán đến các chi phí như nguyên vật liệu đầu vào, chi phí vật tư, thiết bị, điện, nước, xăng dầu, chi phí khấu hao,...

Còn nếu nhập sản phẩm từ cửa hàng/kho hàng khác để bán, bạn cũng cần quan tâm đến nhiều chi phí phát sinh khác như phí vận chuyển, phí gửi cục Hải quan (nếu bạn nhập hàng từ nước ngoài). Nếu không chú ý quản lý các loại chi phí này, bạn có thể bỏ qua một số tiền lớn mà kinh doanh mãi không thấy lợi nhuận.

3.6. Chi phí đóng gói

Chi phí đóng gói

Chi phí đóng gói thường bị các nhà bán hàng “ngó lơ” và bỏ qua khi lên kế hoạch vì họ nghĩ đây là chi phí nhỏ nhoi, không đáng là bao. Tuy nhiên, đối với những mặt hàng có kích thước cồng kềnh, dễ vỡ, hoặc đồ ăn, thức uống cần đảm bảo vệ sinh, thì cần phải đầu tư một cách chỉn chu trong khâu đóng gói hàng, để các sản phẩm được đưa tới tay người dùng trong điều kiện tốt nhất. Để làm được điều này, chi phí bỏ ra không hề nhỏ, thậm chí có nhiều doanh nghiệp tiêu xài hoang phí, dẫn đến việc chi phí đóng gói “lấn” sang cả lợi nhuận.

3.7. Chi phí cho các sàn thương mại điện tử

Chi phí cho các sàn thương mại điện tử

Hiện tại, khi kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử, các nhà bán hàng cũng cần trả một phần chi phí để duy trì việc kinh doanh trên cửa hàng của mình.

Shopee đang thu phí người bán 2.5% trên tổng giá trị đơn hàng. Lazada tuy không thu phí người bán nhưng cũng có các khoản như chi phí xử lý đơn hàng, phí cố định. Tương tự, trên TikTok Shop thu phí giao dịch 2.5% (đã bao gồm thuế) đối với nhà bán hàng.

3.8. Chi phí nhân công

Chi phí nhân công

Nhiều người cho rằng kinh doanh online chỉ cần 1-2 người tư vấn và chốt đơn giao hàng là đủ. Điều đó chỉ đúng khi bạn mới mở cửa hàng và không có nhiều đơn đặt hàng. Khi kinh doanh phát triển, càng ngày bạn sẽ càng cần nhiều nhân viên hơn để duy trì doanh nghiệp, các công việc này bao gồm: Tư vấn và chăm sóc khách hàng, quản lý kho, quản lý đơn hàng, lên content truyền thông, sự kiện, tiếp nhận và xử lý các đơn hàng lỗi; nếu shop của bạn sử dụng thêm công cụ livestream để bán hàng thì cần thêm nhân viên chốt đơn, lọc bình luận,...

Có thể nói, kinh doanh càng phát triển thì chi phí nhân công càng cao. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có phương pháp để tối ưu nguồn lực của mình nhằm giảm chi phí và tăng doanh thu.

3.9. Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển

Cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, nhiều dịch vụ chuyển phát nhanh cũng phát triển theo, các nhà bán hàng có nhiều lựa chọn hơn khi lựa chọn dịch vụ chuyển phát nhanh phù hợp. Bán hàng online, khách hàng ở 4 phương, để giao tận tay hàng cho khách thì chủ shop phải thông qua bên thứ 3, và chấp nhận trả chi phí cho họ.

Không chỉ nhà bán hàng, khách hàng là những người quan tâm đến chi phí vận chuyển hơn cả. Có những khách hàng không ngần ngại mua thêm 1-2 món đồ chỉ để nhận được free shipping. Vì vậy, chi phí vận chuyển quyết định rất lớn đến hành vi mua hàng của khách hàng.

3.10. Chi phí quản lý kho hàng

Chi phí quản lý kho hàng

Tuy không mất chi phí mặt bằng khi kinh doanh online, nhà bán hàng cũng cần chi tiêu để quản lý số lượng hàng tồn kho của mình. Việc quản lý đơn hàng sẽ trở nên ngày một khó khăn nếu kinh doanh của bạn ngày một phát triển. Chính vì vậy, bạn nên đầu tư cho mình một phần mềm hỗ trợ quản lý để cập nhật tồn kho một cách đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm thời gian.

4. Cách để tối ưu chi phí khi bán hàng online cho các chủ doanh nghiệp

4.1. Lựa chọn thị trường phù hợp

Dù kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào, bạn cũng nên có một tệp khách hàng để tập trung, bởi làm hài lòng khách hàng đã khó, làm hài lòng khách hàng của tất cả thị trường còn khó hơn.

Ví dụ, shop của bạn kinh doanh giày cao gót với mức giá tầm trung, bạn nên nhắm vào tệp khách hàng nhân viên công sở, văn phòng. Khi đã xác định rõ thị trường và đối tượng khách hàng thích hợp, doanh nghiệp sẽ tối ưu được về chi phí quảng cáo và marketing, nhưng hiệu quả đạt được lại cao hơn, dễ dàng chốt sale, và giữ được định vị của mình trên thị trường.

4.2. Lựa chọn cộng tác viên - Affiliate

Nếu bạn đã phải tốn quá nhiều khoản phí để chi trả cho các danh mục khác mà không thể thuê KOC, KOL quảng bá sản phẩm, bạn có thể lựa chọn hình thức Affiliate để quảng bá cho doanh nghiệp mình. Khi sử dụng hình thức này, người bán không cần phải bỏ ra một số tiền khủng ngay tại thời điểm đầu. Thay vào đó, các cộng tác viên sẽ quảng bá sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng, và nhận tiền hoa hồng theo thỏa thuận với mỗi đơn hàng bán ra.

Hiện nay, hình thức này đang ngày càng trở nên phổ biến, điển hình là ở 2 nền tảng TikTok Shop và Shopee. Cộng tác viên của bạn không cần thiết là một người nổi tiếng, mà chỉ cần là người tiêu dùng bình thường, có ý kiến chân thực về sản phẩm. Từ đó có thể thu hút những khách hàng tiềm năng khác đặt hàng theo.

4.3. Bán hàng đa kênh

Công nghệ thông tin và Internet ngày càng phát triển, các nhà bán hàng càng có nhiều cơ hội để tiếp cận với khách hàng. Facebook không còn là kênh bán hàng duy nhất nữa, hiện nay, chúng ta có rất nhiều nền tảng khác để có thể bán hàng như Instagram, TikTok, Zalo, Shopee, Tiki, Lazada,... Đa dạng hóa các kênh bán hàng là cách khôn ngoan để tiết kiệm chi phí tiếp cận khách hàng, nhưng lại tăng độ nhận diện thương hiệu một cách đáng kể.

Một điều cần lưu ý khi bán hàng đa kênh là bạn cần quản lý tất cả các kênh một cách thống nhất, tốt nhất là quản lý trên 1 nền tảng. Đồng thời, nên lồng ghép và dẫn dắt người dùng đi từ kênh này sang kênh khác để họ thấy được quy mô kinh doanh online của doanh nghiệp, từ đó tạo sự chuyên nghiệp và gây dựng lòng tin với khách hàng.

Thu hút khách hàng đã khó, giữ chân khách hàng còn khó hơn, vì vậy dù có bán hàng đa kênh cũng phải chủ động nhắn tin, tư vấn và chốt đơn cho khách, tận dụng được tối đa tiềm năng từ các kênh bán hàng này và không để khách hàng bị “ngó lơ”.

4.4. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Càng kinh doanh phát triển, đặc biệt là kinh doanh online, mỗi ngày có đến hàng nghìn cuộc hội thoại, từ nhiều kênh khác nhau. Các thao tác đó khi thực hiện thủ công thì cần tốn rất nhiều nguồn lực cả về nhân sự lẫn thời gian, gây ra một chi phí khổng lồ cho doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần có thêm những công cụ để có thể hỗ trợ mình trong việc chăm sóc khách hàng và xử lý đơn một cách chuyên nghiệp và tiện lợi hơn.

Một trong những phần mềm quản lý bán hàng qua mạng xã hội hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp lớn như JUNO, LOREAL, The Coffee House, Manulife… tin dùng hiện nay là Harasocial. Với hàng loạt tính năng nổi trội, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà bán hàng tối ưu chi phí với hiệu quả cực cao

• Quản lý hội thoại đơn giản và nhanh chóng: Harasocial tạo điều kiện quản lý đơn hàng trên nhiều Fanpage Facebook cùng lúc bằng việc tự động phân chia khách hàng cho đội ngũ nhân viên tư vấn, tạo đơn hàng và gửi hóa đơn ngay khi chat, tra cứu thông tin sản phẩm chính xác, ẩn bình luận để ngăn chặn đối thủ cướp đơn hàng…
• Cung cấp trợ lý chatbot thông minh: Toàn bộ quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng diễn ra hoàn toàn tự động và tối ưu hóa theo từng đối tượng. Chẳng hạn, tính năng chatbot sẽ tự động nhắn tin tiếp thị ngay khi khách hàng bình luận trên Fanpage với 35 kịch bản đủ ngành nghề, tự động trả lời các mẫu câu hỏi thông dụng, nhanh chóng thu thập thông tin và quảng cáo tự động tới tệp khách hàng tiềm năng...
• Đem đến công cụ chốt đơn “siêu xịn sò”: Phần mềm Harasocial sẽ tạo đơn hàng ngay lập tức theo cú pháp người xem bình luận trên live, xử lý hàng nghìn hội thoại theo thứ tự ưu tiên giúp đảm bảo không bỏ sót bình luận nào, tự động chốt và dồn đơn nhờ tính năng phân biệt khách hàng mới - cũ và gửi hóa đơn xác nhận tự động.
• Báo cáo doanh thu và hiệu suất kinh doanh định kỳ: Ứng dụng cũng thu thập thông tin và phân tích số liệu để xây dựng báo cáo doanh thu theo mốc thời gian tùy chỉnh, nhờ đó giúp bạn đánh giá hiệu suất hoạt động của từng nhân viên.
• Tăng tương tác bán hàng đa kênh hiệu quả: Phần mềm này còn cải thiện chất lượng tương tác bằng việc cung cấp định dạng nội dung mới mẻ kèm nút Call-To-Action mua hàng để kích thích khách hàng nhanh chóng chọn mua, tạo và cập nhật đơn ngay trong lúc chat, lọc inbox và comment theo thứ tự ưu tiên để tránh bỏ sót, thấu hiểu nhu cầu và thói quen khách hàng để tăng doanh số.

5. Tổng kết