Lợi ích to lớn ứng dụng quản lý kho hàng mang lại

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý kho hàng? Quá trình xuất nhập kho thủ công tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót? Việc áp dụng ứng dụng quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho hàng, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Cùng Haravan tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

I. Ứng dụng quản lý kho hàng là gì?

Ứng dụng quản lý kho hàng là phần mềm dùng để quản lý kiểm tra vật tư đã nhập xuất vào kho, số lượng tồn kho, sản phẩm chuyển kho hay quản lý các chuỗi cung ứng. Phần mềm quản lý kho có thể được dùng trong ngành công nghiệp sản xuất để tạo đơn đặt hàng làm việc, hóa đơn nguyên vật liệu hoặc tài liệu liên quan khác.

Ứng dụng quản lý kho hàng hóa giúp tối ưu hóa hoạt động trong kho.

II. Lợi ích phần mềm quản lý kho hàng mang lại cho doanh nghiệp

2.1. Quản lý quy trình nhập kho

Khi tổ chức kinh doanh dùng ứng dụng quản lý kho hàng, tất hàng hàng hóa sẽ được đảm bảo luôn được đặt đúng chỗ, quy trình kho sẽ diễn ra vô cùng thuận lợi:

- Lên kế hoạch nhận hàng: Việc xác định và thu xếp khu vực lưu trữ còn trống rất quan trọng. Bạn có thể dựa vào đó để bố trí nhân công và máy móc một cách hợp lý.

- Kiểm tra, xử lý quy trình nhập kho nhanh hơn: Quá trình này gặp ít lỗi hơn, đồng thời tăng tốc độ xử lý biên nhận và kiểm đếm hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian tối đa.

- Nhận hướng dẫn nhập kho từ ứng dụng quản lý kho hàng: Tăng năng suất trong hoạt động kho, từ đó tiết kiệm chi phí và giúp hàng hóa trong nước lưu trữ ở đúng vị trí hơn. Đặc biệt, khả năng hiển thị hàng tồn kho trên hệ thống độ chính xác cao.

Xem thêm: Tìm hiểu về quy trình nhập kho từ A đến Z.

2.2. Quản lý quy trình xuất kho

Đối với kho hàng cũng như trung tâm phân phối không xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, ứng dụng quản lý bán hàng được thực hiện dựa trên các khối lượng nhận và vận chuyển.

Quy trình đóng gói cũng như dán nhãn được tiến hành đơn giản. Dữ liệu quan trọng đều được nhập vào phần mềm kho để được xử lý dễ dàng hơn. Chẳng hạn như trọng lượng và kích thước, ứng dụng quản lý kho hàng tự động xác định số lượng và phân loại. Điều này giúp tiết kiệm chi phí tối đa.

Ứng dụng quản lý kho giúp nâng cao hiệu quả quản lý xuất nhập kho.

2.3. Quản lý tồn kho

Phần mềm quản lý kho hàng là hỗ trợ đắc lực cho người dùng với khả năng quản lý tồn kho cực kỳ hiệu quả:

- Phân tích dự báo tồn kho: Những kết quả được ước tính hợp lý về doanh số mỗi ngày sẽ được hệ thống cung cấp, giúp nhà quản lý nắm được số lượng sản phẩm dự kiến được nhập, xuất và lưu trữ. Mô hình dự báo phức tạp theo nhu cầu và tính thời vụ sẽ được xây dựng hiệu quả với phần mềm quản lý tồn kho này.

- Hệ thống gửi đi cảnh báo tự động: Hàng tồn luôn được cập nhật giúp tình trạng thiếu hàng sẽ được hạn chế tối đa. Đồng thời, hệ thống sẽ tạo ra cảnh báo qua SMS và email khi những mặt hàng không được phân phối để doanh nghiệp tìm nguồn thay thế kịp thời hoặc đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

- Lưu trữ: Hàng hóa sẽ được bố trí vào không gian lưu trữ thích hợp nhất với từng loại, lô hàng và nhu cầu của khách hàng. Khi thực hiện tuân theo đúng nghiệp vụ, không gian được tối ưu đáng kể và tăng hiệu quả lao động.

Phần mềm quản lý kho hàng có hỗ trợ quản lý tồn kho tối ưu.

III. Các tính năng cần có của các ứng dụng quản lý kho hàng

3.1. Theo dõi tình trạng của kho hàng

Ứng dụng quản lý kho hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng và giá trị mặt hàng trong kho và đưa ra cảnh báo khi hết hàng, hàng hết hạn hoặc quá tồn. Công ty thể sắp xếp và phân loại hàng hóa theo nhiều tiêu chí (mã hàng, loại hàng, tên hàng, vị trí trong kho,...).

3.2. Quản lý tồn kho

Quá trình này đảm bảo kho hàng luôn đúng với số lượng của mặt hàng cần, ở đúng vị trí vào đúng thời điểm người dùng mong muốn bằng cách theo dõi kiểm soát khâu đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng. Ngoài ra, ứng dụng quản lý kho hàng còn giúp điều chỉnh toàn bộ dòng chảy của hàng hóa từ khi mua đến khi bán.

3.3. Quản lý giao dịch, chứng từ

Phần mềm quản lý kho hàng tự đồng bộ giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ với các khâu vận hành trong kho. Bên cạnh đó, ứng dụng còn lưu trữ các hóa đơn, chứng từ giao dịch với tính bảo mật cao và cho phép khai báo mã giao dịch, lý do xuất/nhập với từng loại chứng từ.

3.4. Kiểm kê hàng hóa

Ứng dụng giúp hàng hóa được kiểm kê và đối chiếu trong kho giữa xuất nhập thực tế và trên giấy tờ, tồn kho thực tế và tồn kho lý thuyết. Điều này tạo điều kiện cho việc điều chỉnh hàng tồn kho phù hợp với tình hình thực tế.

3.5. Báo cáo

Tính năng báo cáo của phần mềm giúp tiết kiệm 80% thời gian quản lý, giúp người dùng vận hành kho dễ dàng hơn. Thông qua báo cáo, các đơn vị kinh doanh nắm được tình trạng kho hàng, từ đó đưa ra chiến lược điều chỉnh phù hợp.

Tính năng lập báo cáo giúp nắm rõ tình trạng kho hàng.

IV. Những cách quản lý kho hiệu quả

4.1. Bố trí và sắp xếp kho hàng thông minh

Để kho hàng được quản lý hiệu quả nhất, bạn cần thực hiện tốt công việc sắp xếp kho hàng ở vị trí khoa học:

- Sắp xếp theo vị trí ưu tiên: Sản phẩm sẽ được di chuyển thường xuyên để phù hợp các mặt hàng xuất - nhập kho với tần suất cao.

- Sắp xếp theo vị trí cố định: Phương thức này đảm bảo từng nhóm hàng hóa, sản phẩm sẽ được đặt ở vị trí cố định, không thay đổi.

4.2. Lập mã vạch cho tất cả sản phẩm

Ngày nay, việc lập mã vạch cho sản phẩm để dễ dàng quản lý được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tạo mã vạch cho sản phẩm giúp nhân viên và thủ kho dễ dàng nắm được số lượng hàng hóa lớn.

4.3. Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất – nhập kho

Kiểm soát quá trình xuất nhập kho được xem là quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho để đảm bảo về chất lượng và số lượng trước khi đến tay khách hàng. Điều này cũng giúp hạn chế tiêu tốn chi phí vào rủi ro không đáng có.

4.4. Tính tồn kho xoay vòng

Hệ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover) là chỉ số quan trọng, thể hiện số hàng tồn kho đã được bán hoặc được thay thế trong khoảng thời gian nhất định. Dựa vào chỉ số này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quản lý phù hợp như điều chỉnh lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa chi phí lưu kho, đẩy mạnh bán hàng,...

Có thể bạn quan tâm: Công thức tính vòng quay hàng tồn kho.

4.5. Sử dụng ứng dụng quản lý kho hàng

Những phương pháp trên cần được nắm vững để quản lý kho hiệu quả hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cần sử dụng ứng phần mềm quản lý tồn kho và quá trình xuất nhập khẩu hiệu quả để tối ưu hóa và tiết kiệm nhiều chi phí hơn. Nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý kho miễn phí trong vòng 14 của Haravan với bản dùng thử để trải nghiệm tính năng. Sau đó, họ chọn đồng hành với ứng dụng vì vô vàn những tiện ích nổi bật.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hàng hóa tại Haravan.

Áp dụng phần mềm là cách quản lý kho hiệu quả nhiều tổ chức lựa chọn.

V. Cách chọn phần mềm quản lý kho tốt nhất

Việc lựa chọn ứng dụng quản lý tồn kho không chỉ là quyết định về công nghệ và còn là quyết định chiến lược quan trọng để tăng cạnh tranh của doanh nghiệp và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh. Bạn cần cân nhắc những yếu tố bên dưới để đưa ra lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất:

- Ứng dụng quản lý kho có đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý kho hàng.

- Phần mềm quản lý kho đơn giản, dễ sử dụng.

- Phần mềm hỗ trợ quản lý kho online lẫn offline.

- Ứng dụng quản lý kho hàng có thể sử dụng trên đa nền tảng, bao gồm điện thoại, ipad, máy tính.

- Phần mềm kho có khả năng mở rộng tính năng và tích hợp với các ứng dụng khác..

- Phần mềm quản lý kho miễn phí trong một khoảng thời gian để trải nghiệm.

Cân nhắc nhiều yếu tố để lựa chọn ứng dụng tốt nhất trong các phần mềm quản lý kho.

VI. Ứng dụng quản lý kho hàng hóa Haravan giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Quá trình quản lý kho hàng cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu chính về tình hình hàng tồn kho và tận dụng nguồn vốn xuất/nhập hàng hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả để nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển kinh doanh.

Ngày nay, giữa vô vàn phần mềm quản lý kho hàng hóa, vì sao Haravan lại là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp? Haravan tự hào mang đến giải pháp quản lý kho giúp tổ chức kinh doanh nắm bắt chính xác số lượng tồn kho và hạn chế sai sót thất thoát hàng hóa. Liên hệ với chúng tôi ngay để dùng thử trong vòng 14 ngày!