Quy trình nhập kho là gì? Hướng dẫn quản lý quy trình nhập kho chi tiết

Xuất nhập kho hàng hóa là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và theo dõi hàng hóa vận hàng. Quy trình nhập kho và xuất kho được kiểm định rõ ràng và chi tiết sẽ giúp cơ sở kinh doanh tiết kiệm thời gian và công sức cho quá trình kiểm toán sau này. Vậy quy trình nhập xuất kho hàng hóa có những bước nào và cách tối ưu quy trình này ra sao? Hãy cùng Haravan tìm hiểu nhé!

I. Quy trình xuất nhập kho hàng hóa là gì?

1.1. Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là chuỗi các bước giúp đảm bảo hàng hóa được nhập đúng quy cách, đảm bảo số lượng và chất lượng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình này gồm nhiều công việc giúp đưa hàng hóa từ nhà cung cấp vào kho của doanh nghiệp cụ thể như lập kế hoạch, kiểm tra hàng hóa, sắp xếp kho, lập phiếu nhập kho,...

1.2. Quy trình xuất kho là gì?

Quy trình xuất kho đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động xuất hàng của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động xuất hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi. Công việc cụ thể bao gồm yêu cầu xuất kho, lập phiếu xuất kho, kiểm tra tồn kho,...

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa giúp kiểm soát hàng hóa.

II. Vì sao doanh nghiệp cần “chuẩn hóa” quy trình nhập kho hàng hóa?

Quy trình nhập kho vận hành tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho việc lưu trữ hàng hóa doanh nghiệp nếu nó được xây dựng chuẩn chỉnh. Cụ thể:

- Hoạt động xuất nhập hàng trong kho sẽ được vận hành xuyên suốt.

- Tình hình xuất nhập kho được quản lý nắm rõ về số lượng và chất lượng.

- Quy trình chuẩn hóa sẽ phân chia thành nhiều hoạt động và phân công cho nhân viên với chuyên môn phù hợp.

- Thời gian làm việc của nhân sự được tiết kiệm tối đa.

Nhìn chung, quy trình xuất nhập kho hàng hóa đóng vai trò quan trọng giúp người quản lý kiểm soát và theo dõi chặt chẽ hàng hóa đang có. Đồng thời, hoạt động kinh doanh sẽ trơn tru và hiệu quả hơn.

III. Hướng dẫn quy trình nhập kho nguyên vật liệu cho doanh nghiệp

3.1. Bước 1: Lên kế hoạch quy trình nhập kho

Bộ phận cần viết bản báo cáo với nội dung chi tiết về mục đích, nguyên liệu cần, số lượng, ngày giờ cụ thể và gửi đến bộ phận kho hoặc các bộ phận liên quan. Căn cứ vào tài liệu này, nhân sự của bộ phận kho sẽ sắp xếp và bố trí nhân sự, phương tiện hỗ trợ đúng đắn nhất.

Với những tổ chức sử dụng loại hình dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, doanh nghiệp cần thông báo kế hoạch nhập hàng trước ít nhất 2 đến 3 ngày. Người quản lý sau khi nắm được sẽ thông báo điều động phương tiện vận chuyển từ các bộ phận.

3.2. Bước 2: Sắp xếp lại hàng hóa trong kho

Người quản kho có nhiệm vụ sắp xếp và dọn dẹp các khu vực để hàng hóa sau khi xác định số lượng và thời gian cụ thể. Các nguyên lý kế toán FIFO, LIFO,... sẽ được áp dụng để doanh nghiệp bố trí địa điểm phù hợp nhất.

Sắp xếp lại hàng hóa trong kho để bố trị vị trí phù hợp.

3.3. Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa

Khi hàng hóa đến kho, nhân viên giao hàng xuất phiếu yêu cầu nhập kho. Thủ kho sẽ dựa vào thông tin trên phiếu để kiểm tra và đối chiếu liệu số lượng và chất lượng đạt chuẩn hay không. Nếu phát hiện sai sót, họ phải lập biên bản và báo với đơn vị đề xuất để lên phương án xử lý.

3.4. Bước 4: Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Ở bước này, kế toán sẽ kiểm tra cẩn thận các giấy tờ liên quan sẽ được một lần nữa trước khi giao dịch. Sau đó, họ sẽ lập phiếu nhập kho.

3.5. Bước 5: Hoàn thành việc nhập kho hàng hóa

Thủ kho tiến hành nhập hàng đúng nơi đã lên kế hoạch từ trước. Cuối cùng, họ sẽ cập nhật vào hệ thống thông tin hay phần mềm quản lý kho để doanh nghiệp nắm bắt được tình hình.

Thủ kho tiến hành nhập hàng vào kho đúng nơi quy định.

IV. Quy trình nhập kho thành phẩm

4.1. Bước 1: Vận chuyển thành phẩm, tập kết tại kho

Hàng hóa thành phẩm sau khi tập kết tại kho chứa sẽ được những cá nhân/bộ phận chịu trách nhiệm giám sát chặt chẽ quá trình di chuyển hàng hóa. Họ sẽ bàn giao tận nơi cho thủ kho và bộ phận kho lưu trữ để tiến hành thủ tục nhập kho.

4.2. Bước 2: Kiểm đếm, giao nhận và sắp xếp thành phẩm vào kho lưu trữ

Bộ phận lưu trữ và thủ kho, kết hợp với bộ phận giám sát kiểm tra số lượng chính xác thành phẩm đã giao nhận dưới sự chứng kiến của người có thẩm quyền. Nếu đúng với quy định, hàng hóa sẽ tập kết tại vị trí được sắp xếp từ trước.

4.3. Bước 3: Lập phiếu nhập kho thành phẩm

Kế toán dựa trên dựa trên số lượng thực tế đã báo cáo để tiến hành lập phiếu nhập kho và xin chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan sau khi thành phẩm đã được kiểm tra và bố trí đúng nơi.

4.4. Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sẽ được nộp lên ban giám đốc, kế toán trưởng xem xét và phê duyệt khi hoàn thành tất cả các thủ tục liên quan. Doanh nghiệp nên lưu ý rằng, phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền mới hợp lệ.

Phiếu nhập kho phải có chữ ký của những người có thẩm quyền.

4.5. Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho vào thẻ kho

Ban giám đốc sau khi kiểm tra và xác nhận hợp lệ, phiếu nhập kho sẽ gửi lại cho thủ kho để cập nhật chứng từ vào thẻ kho.

4.6. Bước 6: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ

Cuối cùng, giấy tờ cần thiết sẽ được thủ kho lưu lại và chuyển lên bộ phận kế toán để kết thúc quá trình nhập kho thành phẩm.

V. Quy trình nhập kho ISO

5.1. Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của lãnh đạo

Các bộ phận liên quan phải lập kế hoạch yêu cầu nhập kho mua thêm hàng hóa khi có hàng hóa của doanh nghiệp hết hay số lượng nguyên vật liệu thiếu hụt. Tiếp theo, họ phải xin sự đồng ý, ký duyệt của lãnh đạo và thực hiện quy trình tiếp theo.

5.2. Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu

Thủ kho sau khi nhận được thông báo phải kiểm tra và đối chiếu cẩn thận với tình trạng và số lượng thực thế về cụ thể mã hàng nào cần được bổ sung để đưa ra kế hoạch sử dụng phù hợp, hạn chế lãng phí.

Khi kiểm đếm số lượng nhập khớp với số lượng yêu cầu, quản lý kho cần đóng dấu và xác nhận thông tin trên hệ thống. Nếu trong quá trình làm việc có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, quản lý cần lập biên bản và trình lên cấp trên.

5.3. Bước 3: Lập chứng từ và hoàn tất thủ tục

Khi hàng hóa được xác nhận theo quy định và đúng với yêu cầu, thủ kho sẽ lập chứng từ và chuyển giao lại cho bộ phận kế toán kiểm tra và hoạch toán.

Thủ kho lập chứng từ và chuyển giao lại cho bộ phận kế toán.

VI. Quy trình xuất kho hàng hóa

6.1. Bước 1: Yêu cầu xuất hàng

Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu hay hàng hóa, các bộ phận trong cơ sở kinh doanh phải làm phiếu yêu cầu xuất gửi kế toán để được kiểm tra quyết định xuất hàng. Nội dung bản yêu cần cần đề cập cụ thể và chi tiết về số lượng, thời gian và mục đích xuất kho.

6.2. Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho

Sau khi nhận được phiếu, kế toán sẽ đối chiếu với số lượng hàng tồn. Nếu phát hiện có sai sót so với yêu cầu, họ phải báo cáo lại với đơn vị gửi phiếu để có biện pháp can thiệp. Ngược lại, nếu hàng hóa đã khớp với thực tế, bộ phận có thể tiến hành xuất kho.

6.3 Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho sau khi xác nhận yêu cầu xuất hàng hóa. Phiếu gồm nhiều liên:

- Một bản sẽ được kế toán lưu giữ lại.

- Một bản chuyển xuống cho thủ kho để sắp xếp hàng hóa.

Tuy nhiên, tùy theo quy định công ty có thể đề xuất số liên của phiếu xuất kho phù hợp.

6.4. Bước 4: Tiến hành xuất kho

Sau khi nhận được phiếu xuất kho nêu trên, thủ kho tiến hành xuất hàng hóa theo đúng yêu cầu về số lượng. Bên cạnh đó, nhân viên nhận hàng hóa cần ký xác nhận vào phiếu xuất kho và nhận một liên.

6.5. Bước 5: Cập nhật thông tin

Cuối cùng, sau khi nhận liên phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho và trả lại phiếu này cho kế toán. Kế toán ghi sổ và hạch toán hàng xuất để kết thúc quy trình xuất kho bán hàng.

Kế toán hạch toán hàng xuất kết thúc quy trình xuất kho.

VII. Làm sao để tối ưu quy trình nhập kho?

Sau khi cung cấp thông tin về những quy trình với nhiều công đoạn nói trên, Haravan sẽ đề xuất cho doanh nghiệp một số cách để tối ưu quy trình nhập hàng vào kho:

- Chọn nhà cung cấp uy tín: Nhà sản xuất cần lựa chọn nguồn nhập đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu và hàng hóa.

- Áp dụng công nghệ hiện đại: Sử dụng công nghệ tiên tiến trong quá trình quản lý kho hàng và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa để tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu suất làm việc.

- Nâng cao năng lực nhân sự: Doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên để họ nắm vững quy trình quản lý xuất nhập kho hiệu quả và chính xác nhất.

- Tối ưu hóa quá trình vận chuyển: Để đảm bảo nguyên vật liệu được vận chuyển đến kho của nhà sản xuất một cách an toàn và nhanh chóng mà vẫn giữ nguyên chất lượng ban đầu, tối ưu hóa quá trình vận chuyển là công việc rất cần thiết.

- Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả: Ngày nay khi quy mô công ty ngày càng mở rộng, quá trình nhập kho trở nên phức tạp hơn, tổ chức kinh doanh cần đầu tư phần mềm quản lý kho thông minh để tiết kiệm nhân công và tối ưu về chi phí.

Áp dụng phần mềm quản lý kho để tối ưu quy trình kiểm soát.

VIII. Những rủi ro khi thực hiện quy trình nhập kho và xuất kho

8.1. Rủi ro quy trình xuất kho

Doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều rủi ro thiếu hụt hàng hóa khi tiến hành lưu trữ thủ công, không truy vết hay không xác định lô hàng nào đã được bán cho khách hàng. Ngoài ra, nếu không thể tối ưu hóa không gian lưu trữ khi diện tích kho nhỏ, đơn vị kinh doanh sẽ gặp khó khăn trong quá trình kiểm tra sắp xếp hàng hóa, thậm chí dẫn đến hư hỏng, mất mát hay sự cố ngoài ý muốn khác.

8.2. Rủi ro quy trình nhập kho

Những sai sót về mặt số liệu dễ xảy ra nếu việc lưu trữ thông tin thực hiện theo cách truyền thống như nhập lên bảng Excel. Điều này cũng làm tổ chức kinh doanh dễ gặp trục trặc khi quản lý và theo dõi hàng hóa. Bên cạnh đó, việc ghi nhớ vị trí nhãn hiệu của từng loại mặt hàng đòi hỏi rất nhiều vào kinh nghiệm và thâm niên làm việc của thủ kho. Vì vậy, bộ phận liên quan nên lưu ý hơn về vấn đề này.

8.3. Quy trình quản lý kho & hàng tồn kho

Khi công ty có nhiều mặt hàng trong kho, quy trình kiểm soát thời hạn sử dụng của hàng hóa sẽ mất nhiều công sức và đối mặt với vấn đề quá tải. Doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để ký chứng từ, kiểm kê và dễ mắc sai lầm khi tiến hàng kiểm soát số liệu.

Doanh nghiệp cần có biện pháp phòng ngừa rủi ro trong quy trình nhập kho và xuất kho.

IX. Xuất nhập hàng hiệu quả với phần mềm quản lý kho của Haravan

Vậy là Harvan đã cung cấp cho bạn nhiều kiến thức về quy trình nhập kho và xuất kho hàng hóa. Hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình này và đưa ra chiến lược cho các hoạt động kinh doanh đúng đắn hơn trong tương lai.

Để quy trình quản lý xuất nhập kho được tối ưu và tinh gọn hơn, Harvan mang đến cho các tổ chức kinh doanh giải pháp về phần mềm quản lý kho hàng hóa, giúp nắm bắt chính xác số lượng, tránh sai sót thất thoát hàng hóa. Hệ thống này sẽ kiểm soát toàn bộ quy trình quản lý kho, giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí tối đa.

Liên hệ ngay với chúng tôi để trải nghiệm miễn phí trong 14 ngày nhé!