Quản lý thu chi giúp mang lại nhiều lợi ích thiết thực và nó đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với cả cá nhân và doanh nghiệp. Công việc này giúp theo dõi thu nhập và chi tiêu từ đó nắm rõ dòng tiền ra vào thông qua bảng thu chi. Nhờ vậy, công ty có thể đưa đưa ra quyết định tài chính sáng suốt hơn. Vậy hãy cùng Haravan tìm hiểu những vấn đề liên quan đến thu chi để hiểu hơn về hoạt động kinh doanh của mình nhé!
I. Bảng thu chi là gì? Quản lý thu chi là gì?
1.1. Bảng thu chi là gì?
Bảng thu chi còn được biết đến với cách gọi là “sổ thu chi” khi được thể hiện dưới dạng sổ tay, phiếu thu chi. Đây là một công cụ hữu ích giúp theo dõi và quản lý dòng tiền hiệu quả cho cá nhân, hộ gia đình hay doanh nghiệp. Nghe tưởng chừng đơn giản nhưng nó lại chứa nhiều thông tin quan trọng về tài sản, từ đó giúp bạn nắm rõ tình hình tài chính của bản thân hay doanh nghiệp và đưa ra kế hoạch chi tiêu hợp lý hơn.
Bảng thu chi chứa nhiều thông tin quan trọng về dòng tiền.
1.2. Quản lý thu chi là gì?
Quản lý thu chi là hoạt động quản lý (gồm theo dõi, ghi chép và kiểm soát) các khoản thu và chi tiền của cá nhân/doanh nghiệp. Công việc này có thể giúp xác định những khoản chi tiêu không cần thiết, từ đó cắt giảm và tiết kiệm tiền hiệu quả hơn.
Hoạt động quản lý thu chi giúp cải thiện tình hình tài chính công ty.
II. Doanh nghiệp nào thì có thể quản lý thu chi nội bộ bằng Excel?
Việc dùng Excel để quản lý thu chi nội phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, với lượng giao dịch không quá phức tạp. Khi hoạt động kinh doanh chưa phát sinh đủ nhiều hoạt động trao đổi mua bán, Excel là lựa chọn lý tưởng.
Tuy nhiên, khi quy mô dần được mở rộng, phần mềm trên cũng gây nhiều bất tiện do các nghiệp vụ kế toán đòi hỏi phức tạp hơn. Lúc này, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý thu chi chuyên nghiệp để đạt hiệu quả cao hơn. Các phần mềm này thường có tính năng tự động hóa cao, khả năng quản lý nhiều giao dịch, bảo mật dữ liệu tốt và hỗ trợ nhiều người dùng cùng lúc
III. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý thu chi công ty hiệu quả?
3.1. Kiểm soát nguồn tiền.
Kiểm soát tài chính giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh hiện tại và giúp định hướng và đặt mục tiêu tài chính trong tương lai. Bạn nên bắt đầu bằng việc ghi chép cẩn thận mọi khoản thu nhập và chi tiêu, dù là nhỏ nhất. Việc này giúp phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hạng mục.
3.2. Quản trị rủi ro tài chính.
Quản lý thu chi tài chính giúp công ty nắm được những hoạt động tài chính diễn ra đều đặn hằng ngày. Điều này còn giúp doanh nghiệp nhận thấy những khoản chi quá mức hoặc không cần thiết để điều chỉnh chiến lược tránh tình trạng lãng phí. Khi đã hiểu được bức tranh tài chính tổng thể, bạn có thể đề ra những nguồn quỹ dự phòng để đối phó với những tình huống khẩn cấp, hạn chế nợ nần.
3.3. Lên kế hoạch lộ trình phát triển
Đơn vị kinh doanh sẽ nắm được cách cân đối dòng tiền khi đã nắm được phương pháp quản lý thu chi. Từ đó, bạn sẽ đề ra những kế hoạch phát triển trong tương lai và biết đầu tư tiền vào những dự án tiềm năng, thu về lợi nhuận cho công ty.
3.4. Nâng cao năng lực doanh nghiệp
Khi vận hành quy trình quản lý dòng tiền khoa học, cơ sở kinh doanh sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp và hình thành phong cách làm việc bày bản cho công ty. Quá trình thực hiện quy trình cũng giúp nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
Năng lực doanh nghiệp sẽ nâng cao đáng kể khi có quy trình quản lý thu chi hiệu quả.
IV. Bảng thu chi Excel của công ty, doanh nghiệp chứa nội dung gì?
3 nội dung quan trọng mà bảng thu chi Excel của công ty không được thiếu:
- Thông tin về tài khoản phát sinh:
+ Số tiền thu/chi cụ thể.
+ Nội dung phát sinh.
+ Ghi chú (nếu có).
- Thông tin về chứng từ:
+ Số thứ tự.
+ Thời gian cụ thể của các khoản giao dịch.
- Thông tin về giao dịch:
+ Họ và tên người thực hiện.
+ Nội dung giao dịch, chẳng hạn trả tiền điện, mặt hàng, thu hiền hàng,...
V. Ưu và nhược điểm khi quản lý thu chi bằng file Excel
5.1. Ưu điểm
Những ưu điểm nổi bật có thể kể đến:
- Excel là công cụ không trả phí, giúp tận dụng chi phí tối đa. Chỉ một vài cài đặt đơn giản, người dùng đã có thể sử dụng quản lý nguồn tiền.
- Tính chính xác của phần mềm này luôn được đảm bảo. Dữ liệu khi đưa vào sẽ được tính toán rõ ràng và thường khó mắc lỗi.
- Doanh nghiệp dễ dàng thống kê và so sánh báo cáo tài chính theo các giai đoạn để lập kế hoạch tài chính phù hợp và phòng ngừa rủi ro.
5.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm nêu trên, việc sử dụng Excel để tạo ra bảng thu chi quản lý tài chính có những hạn chế như:
- Tính bảo mật chưa cao, dễ bị virus xâm nhập đánh mất dữ liệu.
- Đòi hiểu sự hiểu biết về các hàm của Excel để tính toán. Quá trình xử lý sẽ mất nhiều thời gian nếu thiếu kiến thức này.
- Tính linh hoạt chưa cao vì Excel hiện nay chưa bản online.
Excel là công cụ quản lý chi tiêu với nhiều ưu điểm và hạn chế.
VI. Cách lập bảng thu chi hàng tháng chuyên nghiệp bằng Excel
6.1. Soạn thảo mẫu sổ thu chi dùng trong doanh nghiệp
Bạn cần tìm hiểu về nội dung cần có trong mẫu sổ thu chi để soạn thảo mẫu sổ khoa học và chuyên nghiệp hơn. 4 bảng cần bổ sung trong bản thu chi hàng tháng trên Excel để :
- Tổng hợp chi tiền.
- Tổng hợp thu tiền.
- Phiếu chi.
- Phiếu thu.
Mỗi bảng có các cột và mục khác nhau, cụ thể là:
- Bảng phiếu thu và phiếu chi: Họ và tên, địa chỉ, lý do nộp, số tiền (bằng chữ) có đính kèm chứng từ.
- Bảng tổng hợp thu và chi tiền: Chứng từ (gồm 3 cột số, ngày, tháng), họ và tên, địa chỉ, diễn giải, tài khoản phát sinh (gồm 2 cột: có và số tiền), ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày hóa đơn, thông tin người bán (tên và mã số thuế), mặt hàng, doanh số, thuế suất, thuế GTGT.
6.2. Nhập thông tin nguồn vào bảng tính
Bước này cần được thực hiện kỹ lưỡng và cẩn thận để đảm bảo dữ liệu không bị sai sót dù là nhỏ nhất. Người nhập nên rà soát thông tin để đảm bảo phiếu thu và chi đã hoàn toàn trùng khớp với tổng số hàng dữ liệu bên bảng tổng hợp thu tiền và chi tiền.
6.3. Một số hàm chính được sử dụng để tính thu chi cho công ty
Bạn nên nắm những hàm sau đây để nắm được sơ bộ cách lập bảng thu chi hàng tháng giúp quá trình lập bảng và tính thu chi được hiệu quả và nhanh chóng hơn:
Tên hàm | Công dụng |
CONCATENATE | Dùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1 cột hay hàng đều được. Ví dụ: =CONCATENATE(A1,B1,C1). |
SUM | Tính tổng từ 2 ô trở lên. Ví dụ: =SUM(C1,C2,C3). |
SUMIF | Tính tổng từ 2 ô trở lên, có điều kiện. Ví dụ: =SUMIF(A2:A9,”>200”). |
AVERAGE | Tính trung bình cho các ô. Ví dụ: =AVERAGE(E11:E20). |
COUNT | Đếm số ô. Ví dụ: =COUNT(B1:B10). |
COUNTIF | Đếm số ô, có điều kiện. Ví dụ: =COUNTIF(A1:A8,”<200”). |
VLOOKUP | Tìm thông tin trong một bảng hoặc dải ô theo hàng. Ví dụ: =VLOOKUP(B3,B2:E7,2,FALSE). |
IF ERROR | Dùng để bẫy lỗi #N/A, giúp file Excel quản lý chuyên nghiệp hơn (Có thể sử dụng hoặc không). |
VII. Top 6 mẫu bảng thu chi doanh nghiệp trên Excel
7.1. Bảng thu chi quản lý quán cà phê
Bảng thu chi quán cà phê giúp quản lý nguồn tiền hằng ngày tại cửa hàng. File này cho phép báo cáo nhiều khía cạnh khác nhau về giá vốn bán hàng, marketing, chi phí vận hàng, khấu hao,...
Bảng thu chi quản lý quán cà phê.
7.2. Mẫu file Excel quản lý thu chi tiền mặt
Tiền mặt thường khó quản lý, vì vậy template quản lý dòng tiền này giúp doanh nghiệp thống kê các khoản chi theo từng giai đoạn.
Mẫu file Excel quản lý thu chi tiền mặt.
7.3. Mẫu bảng thu chi Excel quản lý nội bộ
Bảng Excel quản lý nội bộ giúp cơ sở kinh doanh có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động doanh nghiệp, hạn chế thất thoát ngân sách.
Mẫu bảng thu chi Excel quản lý nội bộ.
7.4. Quản lý thu chi bán hàng bằng Excel
Nhiều chủ cửa hàng gặp khó khăn trong việc lập bảng Excel bán hàng chính xác, tốn nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả không cao. Mẫu thu chi bán hàng được tạo ra để hỗ trợ công việc quản lý này.
Quản lý thu chi bán hàng bằng Excel.
7.5. Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty
File Excel này hỗ trợ hạn chế tối đa các rắc rối về mặt hành chính và giúp công ty quản lý thu chi hiệu quả, mẫu file Excel giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt và đạt được mục tiêu lợi nhuận.
Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty.
7.6. Mẫu quản lý thu chi dự án xây dựng
Quá trình quản lý dự án, công trình xây dựng vô cùng phức tạp và rắc rối. Mẫu quản lý thu chi dự án xây dựng hỗ trợ việc tổng hợp, theo dõi và báo cáo được dễ dàng hơn.
Mẫu quản lý thu chi dự án xây dựng.
VIII. Tải 03 bảng thu chi Excel mới nhất 2024 của Haravan
Để tạo điều kiện cho việc quản lý nguồn tiền dễ dàng hơn, Haravan sẽ cung cấp miễn phí cho bạn 03 template mẫu (chứa nhiều sheet bên trong) sau đây để giúp bạn dễ dàng cập nhật, thêm bớt dữ liệu, danh mục. Ngoài ra, những mẫu này cũng giúp tổng hợp chi phí thực tế so với kế hoạch để từ đó đề xuất những chiếc lược, biện pháp phù hợp.
IX. Quản lý thu chi chính xác, hiệu quả bằng phần mềm
Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, Excel không còn là công cụ quản lý chuyên nghiệp nữa. Vì thế, đơn vị kinh doanh đòi hỏi hệ thống quản lý thông minh khoa học và nhiều tính năng hơn. Phần mềm quản lý thu chi thực hiện tối ưu những hoạt động sau:
9.1. Quản lý sổ quỹ thu chi
Phần mềm quản lý thu chi hỗ trợ quá trình quản lý sổ quỹ thu chi với những công việc:
- Hệ thống quản lý giúp lưu giữ đầy đủ mọi giao dịch thu chi từ nhỏ đến lớn, giúp bạn dễ dàng kiểm soát dòng tiền và tránh thất thoát.
- Sắp xếp và phân loại giao dịch theo nhiều tiêu chí và bộ lọc nâng cao... giúp tìm kiếm và phân tích dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả.
- Theo dõi và cân đối thu chi theo từng nguồn tiền mặt, ngân hàng, thanh toán online, ở từng chi nhanh và từng, cửa hàng giúp đảm bảo an toàn và minh bạch từ đó cải thiện hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Thống kê biến động tài chính theo từng khoảng thời gian (Số dư đầu kỳ, tổng thu, tổng chi và số dư cuối kỳ) giúp bạn nắm bắt tình hình hoạt động.
9.2. Quản lý công nợ
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và nhân sự cho những quy trình trong quản lý công nợ, cụ thể là:
- Đối soát công nợ đơn vị vận chuyển: Haravan kết hợp hơn 15 nhà vận chuyển phổ biến nhất, hỗ trợ tự động đẩy đơn, theo dõi và đối soát ngay trên hệ thống. Giao dịch thanh toán bằng tiền mặt (COD) sẽ được ghi nhận giúp thống kê và báo cáo chính xác hơn.
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp: Đối với từng nhà cung cấp theo từng khoản thời gian nhất định, phần mềm giúp theo dõi khoản nợ phát sinh và nợ đã trả. Bên cạnh đó, hệ thống sẽ thông báo khoản nợ nào cần ưu tiên để điều phối dòng tiền hợp lý và tự động ghi nhận phiếu khi thanh toán công nợ.
9.3. Báo cáo kết quả kinh doanh
Lập báo cáo kết quả kinh doanh được tích hợp vào phần mềm giúp công ty giải quyết hoạt động sau:
- Báo cáo trực quan qua biểu đồ: các thông tin liên quan (thu chi, tài chính, công nợ,...) sẽ được thể hiện chi tiết thông qua biểu đồ để chủ doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh và quản lý dòng tiền hiệu quả.
- Tất cả số liệu kinh doanh đều được nắm bắt: các số liệu về chi phí, lợi nhuận, công nợ, thu chi,... được phản ánh trên phần mềm quản lý thu chi của Haravan định kỳ. Từ đó, công ty sẽ hạn chế tối đa những nhược điểm của việc báo cáo thủ công.
Tình hình tài chính được nắm bắt “gọn” chỉ với phần mềm quản lý thu chi.
X. Sử dụng phần mềm quản lý thu chi hiệu quả cùng Haravan
Với những thông tin bổ ích kể trên, Haravan đã giúp bạn hiểu hơn về những vấn đề liên quan đến bảng thu chi và quá trình quản lý thu chi. Hy vọng doanh nghiệp sẽ có cái tổng thể về bức tranh tài chính của công ty để đưa ra chiến lược chi tiêu phù hợp nhất.
Để hỗ trợ cho công việc quản lý dòng tiền chính xác hiệu quả, Haravan đem đến bạn giải pháp tối ưu về phần mềm quản lý thu chi giúp quản lý thu chi nội bộ doanh nghiệp và sổ quản lý công nợ nhà cung cấp, đối tác. Tất cả giải pháp đều được tích hợp trên một hệ thống. Doanh nghiệp từ đó sẽ tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa lợi nhuận công ty.
Liên hệ ngay với chúng tôi để trải nghiệm phần mềm quản lý trong 14 ngày nhé!
Ebook miễn phí
Bí kíp thiết kế website bán hàng Từ A-Z cho mọi chủ shop
Đăng ký tải ngay Ebook
TẶNG 10 TEMPLATE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL NHANH CHÓNG VÀ HIỆU QUẢ CHO CHỦ SHOP
Bài viết liên quan:
6 - 274
- Điểm hòa vốn là gì? Tổng hợp công thức tính điểm hoà vốn
- Top 6 mẫu bảng thu chi doanh nghiệp trên Excel
- Top 8 ý tưởng kinh doanh đồ handmade bạn cần biết
- Quy trình nhập kho là gì? Hướng dẫn quản lý quy trình nhập kho chi tiết
- Tổng hợp 5 ý tưởng chương trình khuyến mãi Tết 2024 hiệu quả
- Làm giàu với 8 bước lập kế hoạch kinh doanh thực phẩm sạch mới nhất 2024
- Thành công với 6 bước lập kế hoạch kinh doanh shop thời trang 2024
- Chọn mẫu website doanh nghiệp: Bước đầu vững chắc cho nhà kinh doanh
- 07 bước lên kế hoạch kinh doanh cửa hàng máy tính chi tiết cho người mới bắt đầu
- Kinh nghiệm bán đồ hiệu đã qua sử dụng thu bộn tiền từ dàn khách "sộp"
- Kinh doanh cửa hàng điện nước: Tiềm năng của ngành và 7 điều không thể bỏ lỡ
- Lộ trình lập kế hoạch kinh doanh cửa hàng bánh ngọt chi tiết và hiệu quả
- Hướng dẫn cách bán hàng trên Chợ Tốt từ A đến Z cho người mới bắt đầu
- Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh bất động sản cho người mới bắt đầu
- Những kinh nghiệm quý báu khi kinh doanh mô hình bán hàng trên xe tải
- Lập kế hoạch kinh doanh cửa hàng tạp hóa giúp thu hồi vốn nhanh chóng
- Mức xử phạt khi doanh nghiệp bán hàng không có hóa đơn đầu vào
- Làm chủ doanh số: Bí kíp mở cửa hàng bán camera hiệu quả năm 2024
- Lừa đảo bán hàng online: Ác mộng của dân kinh doanh online và người tiêu dùng
- Nên bắt đầu từ đâu để mở cửa hàng xe đạp thành công?
- Mách nước bạn 08 bước mở cửa hàng bán trà thái nguyên thu bộn tiền
- Bí quyết mở cửa hàng kinh doanh hoa tươi 1 vốn 4 lời cho người mới bắt đầu
- Kinh nghiệm mở cửa hàng bán dụng cụ pha chế chưa ai mách bạn biết
- Tổng hợp 4 mẫu chính sách bán hàng đạt tiêu chuẩn nhất hiện nay
- Hóa đơn bán hàng là gì? Mẫu hóa đơn bán hàng thông dụng nhất hiện nay
- Hướng dẫn cách hạch toán hàng bán bị trả lại mới nhất theo quy định
- Top 20+ mẫu card visit đẹp mắt phù hợp với mọi lĩnh vực kinh doanh
- 6 mẫu file excel quản lý bán hàng đơn giản và hiệu quả nhất
- Bí quyết tạo form thông tin khách hàng hiệu quả không phải ai cũng biết
- Điểm qua 10 chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng ấn tượng 2023
- M&A là gì? Cơ hội và thách thức của hình thức M&A hiện nay
- Ưu điểm và hạn chế của kinh tế thị trường trong nền kinh tế hiện đại
- Thiết kế website khách sạn ấn tượng: Chìa khóa thành công trong ngành
- Thiết kế website mỹ phẩm: Bí quyết thổi hồn cho thương hiệu của bạn
- Cẩm nang hướng dẫn chi tiết cách đăng ký chạy grab tại nhà nhanh chóng
- Target Audience là gì? Bật mí cách xác định Target Audience hiệu quả
- Bí quyết có 100 đơn hàng chỉ trong 3 bước đơn giản trong kinh doanh online
- Bật mí 10 trang web so sánh giá khách sạn mà bạn nên biết
- Xu hướng bán hàng Social Commerce trên Facebook 2023
- Giá chi phí quảng cáo trên Facebook là bao nhiêu là hợp lý nhất?
- Chia sẻ kinh nghiệm xuất lùi ngày hóa đơn điện tử hiệu quả
- Dịch vụ 5 sao là gì? Bí quyết để xây dựng khách sạn đạt chuẩn 5 sao
- Cách xóa fanpage trên Facebook siêu nhanh trong vòng một nốt nhạc
- Tổng hợp những mẫu phiếu khảo sát lấy ý kiến khách hàng hiệu quả nhất
- Cơ hội kinh doanh là gì? Cách nhận định cơ hội kinh doanh chính xác
- Hóa đơn điện tử xuất rồi có hủy được không? Cách hủy hóa đơn điện tử
- Quy trình các bước xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống đúng chuẩn
- Thông tin chi tiết và mới nhất về hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu
- Gợi ý dễ hiểu, đơn giản về cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử
- Giải pháp cho hóa đơn điện tử xuất nhiều trang chính xác, đơn giản
