3 loại báo cáo không thể bỏ qua để quản lý bán hàng hiệu quả

3 loại báo cáo không thể bỏ qua để quản lý bán hàng hiệu quả

Báo cáo bán hàng, báo cáo tài chính và báo cáo kho là 3 nhóm báo cáo chính mà bất cứ chủ doanh nghiệp, người kinh doanh nào cũng đều phải nắm rõ để theo dõi hiệu quả bán hàng và quản lý việc kinh doanh thông suốt. Vậy trong từng loại báo cáo lại cần phải quan tâm đến những thông số nào? Làm sao để biết doanh thu cửa hàng lời lãi ra sao, kho hàng có đang đáp ứng đủ nhu cầu? Cùng Haravan tham khảo ngay những loại báo cáo chính và ý nghĩa của các con số báo cáo trong bài viết dưới đây nhé. 

Trước khi đọc báo cáo, nhà bán hàng cần hiểu được ý nghĩa các thông số được đề cập. Định nghĩa các tiêu chí trong các báo cáo được trình bày trong bảng sau:

Tiêu chí

Diễn giải

Doanh thu thuần

Tổng doanh thu = Doanh thu + Giảm giá

Doanh thu

Giá gốc x Số lượng (chưa tính thuế, vận chuyển, giảm giá, và trả lại hàng) trong khoảng thời gian lựa chọn

Tổng hóa đơn

Tổng doanh thu được và phí vận chuyển

Giảm giá

Toàn bộ mức giảm giá của các đơn hàng trong khoảng thời gian đã lựa chọn.

 - Tổng giá trị giảm giá tính bằng VNĐ áp dụng cho bán hàng theo hình thức giảm giá trên các sản phẩm, danh mục sản phẩm, hoặc toàn bộ đơn đặt hàng.

 - Tất cả giảm giá được áp dụng trước thuế.

 - Giảm giá được tạo ra sử dụng mã giảm giá, không phải là giá so sánh.

Hoàn trả

Tổng giá trị doanh thu bị trả lại

Số lượng trả

Tổng số lượng các sản phẩm bị trả lại

Vận chuyển

Tổng phí vận chuyển thực của tất cả các đơn hàng Phí vận chuyển = Tổng phí vận chuyển – giảm giá vận chuyển – phí vận chuyển hoàn lại

Đã thu

Doanh số Nhà bán hàng đã thu về

Số lượng sản phẩm

Tổng số lượng của sản phẩm trong đơn hàng

Tổng giá vốn

Tổng giá vốn của tất cả sản phẩm trong đơn hàng.

Tổng lợi nhuận

Tổng lợi nhuận thu được. Tổng lợi nhuận = Doanh thu - Tổng giá vốn.

% lợi nhuận

Tỷ suất lợi nhuận giữa Tổng lợi nhuận và Tổng doanh thu.

 

1. Báo cáo bán hàng (Sales report)

Bằng việc phân tích, so sánh lượng đơn hàng bán theo thời gian, kênh bán hàng…, báo cáo bán hàng giúp bạn cập nhật chi tiết tình hình vận hành kinh doanh, từ đó có kế hoạch nhập xuất/luân chuyển hàng hóa/nhân sự phù hợp và có hướng đầu tư phát triển hình thức bán hàng cụ thể.

Các thông số quan trọng nhất có thể kể đến:

- Dòng tiền thu được từ tất cả kênh bán hàng, bao gồm cả Online và Offline

- Sản phẩm bán chạy theo thời gian

- Doanh thu bán hàng theo ngày, theo tháng

- Hiệu suất Nhân viên bán hàng

- Hiệu suất bán hàng của từng chi nhánh

2. Báo cáo tài chính (Finances report)

Báo cáo tài chính cho bạn biết hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh, từ đó có kế hoạch điều chỉnh để gia tăng lợi nhuận. Báo cáo này bao gồm các báo cáo nhỏ hơn như:

- Tổng quan tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Dòng tiền theo ngày giao dịch (thu chi phát sinh theo ngày giao dịch, đổi trả,...)

- Dòng tiền theo ngày đặt hàng (thu chi phát sinh theo ngày đặt đơn hàng)

- Báo cáo theo doanh thu thuần 

3. Báo cáo tồn kho (Inventory report)

Kiểm soát hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng trong bán lẻ. Nếu lượng hàng tồn kho quá ít sẽ không thể cung cấp để sản phẩm cho khách hàng. Còn nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây ra tồn đọng vốn kinh doanh, hàng hóa nếu không bảo quản tốt dễ bị hỏng hóc, thất thoát.

Báo cáo tồn kho hỗ trợ nhà bán hàng xem các thống kê liên quan đến việc quản lý tồn kho: xuất nhập tồn, mua hàng, điều chỉnh,... Những báo cáo này sẽ cho biết bạn đã nhập/xuất bao nhiêu mặt hàng, còn hàng nào chưa bán hết,... để điều chỉnh số lượng nhập hoặc lên kế hoạch xả hàng phù hợp.

Báo cáo tồn kho bao gồm:

- Tồn kho: Theo dõi số lượng tồn kho sản phẩm

- Điều chỉnh: Báo cáo theo dõi điều chỉnh sản phẩm

- Điều chuyển: Báo cáo theo dõi điều chuyển hàng hóa giữa các kho

- Mua hàng: Theo dõi lượng hàng hóa mua vào của các kho

- Bảng kê Xuất - Nhập - Tồn chi tiết theo biến thể sản phẩm


Những lưu ý khi làm báo cáo kinh doanh

- Đồng bộ dữ liệu và quản lý tập trung: Đừng để dữ liệu của bạn ở nhiều nơi, như vậy sẽ rất khó quản lý. Việc đồng bộ liên tục dữ liệu và quản lý tập trung trên nền tảng như Haravan sẽ giúp bạn có các báo cáo chính xác và cập nhật theo thời gian thực.

- Hệ thống báo cáo động: Một hệ thống báo cáo động sẽ cho phép lọc và phân tích các số liệu báo cáo kinh doanh tổng quan hoặc chuyên sâu theo nhu cầu của bạn. Thay vì chỉ đưa ra các báo cáo bán hàng chung, hệ thống báo cáo cần có các tùy chọn để lọc dữ liệu như lọc theo loại sản phẩm, theo nhóm khách hàng, theo danh mục,… 

- Dễ dàng theo dõi ở bất cứ nơi đâu: Hệ thống Haravan cho phép bạn theo dõi báo ở bất cứ đâu miễn là bạn có điện thoại/laptop có kết nối Internet. Nhờ vậy, bạn có thể điều hành và đưa ra những quyết định từ xa, ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Hệ thống Haravan với đầy đủ các báo cáo bán hàng, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo doanh thu cho bạn cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết, sẽ là công cụ không thể thiếu cho các cửa hàng bán lẻ. Phần mềm có cả ứng dụng trên di động giúp bạn quản lý và bán hàng mọi lúc, mọi nơi.

Nếu còn đang băn khoăn thì đừng ngại, Haravan tặng bạn 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để bạn trải nghiệm toàn bộ các tính năng hữu ích. Đăng ký dùng thử ngay!

Học viện Haravan - Kinh doanh online, bán hàng đa kênh Omnichannel

Tích lũy thêm kiến thức cùng học viện Haravan

Đăng kí nhận tin hữu ích, tin mới đến email của bạn